ДМС для сотрудников: когда расходы и взносы не станут проблемой

Ольга Семёнова· ·Расходы на персонал и страховые взносы·~8 мин чтения
ДМС для сотрудников: когда расходы и взносы не станут проблемой — иллюстрация

Я Семёнова Ольга Владимировна, основатель «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер. В ДМС обычно ошибаются не в проводках, а в логике: считают, что годовой договор защищает всё и всех. Не защищает. Разберу, когда полис уменьшает налог на прибыль и не создаёт взносов, а когда увольнение или новый сотрудник ломают безопасный режим.

У ДМС не один налоговый режим, а три — и их постоянно смешивают

Директору ДМС кажется простым социальным пакетом: оплатили страховщику, сотрудники ходят в клинику, бухгалтер учёл расход. Но налоговый учёт устроен менее романтично. Один и тот же платёж нужно отдельно проверить для налога на прибыль, страховых взносов и НДФЛ. Правила похожи, но не одинаковы. Отсюда и большинство ошибок.

Для налога на прибыль премии по ДМС работников могут входить в расходы на оплату труда по пункту 16 статьи 255 НК РФ. Нужны договор в пользу работников, медицинская программа и документальное подтверждение. Сумма учитывается в пределах 6% расходов на оплату труда — вместе с расходами на медицинские услуги работников и расходами из пункта 24.2 статьи 255 НК РФ. Лимит считают нарастающим итогом с начала налогового периода.

Для страховых взносов ключевое условие жёстче: договор добровольного личного страхования работника должен быть заключён минимум на один год и предусматривать оплату медицинских расходов. Только тогда действует освобождение из подпункта 5 пункта 1 статьи 422 НК РФ. Если условие о сроке не выполнено, стоимость полиса для работника попадает в базу по взносам.

С НДФЛ отдельная история. Платежи работодателя по договорам ДМС не формируют облагаемый доход работника по пункту 3 статьи 213 НК РФ. Поэтому короткий полис — это не обязательно НДФЛ, но вполне может быть страховые взносы. Я часто вижу ровно такую ошибку: бухгалтер знает, что НДФЛ нет, и по инерции не начисляет ничего. Это две разные проверки.

Мой рабочий подход такой: сначала определяем режим по взносам, потому что здесь срок особенно чувствителен. Затем подтверждаем расход по прибыли и считаем лимит. НДФЛ проверяем отдельно, без попытки вывести всё из одного правила.

Фраза страховщика «годовая программа» ничего не доказывает. Смотрите срок в подписанном договоре и документы по каждому изменению списка застрахованных.

Короткий полис: безопасной «почти годовой» версии не существует

Самая узнаваемая ситуация — договор на девять или десять месяцев. Его берут в середине года, хотят уложиться в бюджет или просто не хотят ждать следующего января. Потом звучит аргумент: «Ну, мы же продлим». Для страховых взносов это слабая конструкция. Продление не меняет того, что первый договор действовал меньше года.

Если ДМС оформлено работнику менее чем на год, освобождение по подпункту 5 пункта 1 статьи 422 НК РФ не применяется. Страховые взносы нужно начислить в общем порядке. Минфин в письме от 17.01.2025 № 03-03-06/1/3242 отдельно подтвердил практичный, но часто забываемый вывод: сами премии по краткосрочному ДМС не учитываются в расходах по налогу на прибыль, а начисленные на них страховые взносы организация вправе учесть в прочих расходах по подпункту 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Разберём на примере. ООО «Ромашка» на ОСНО в апреле 2026 года оформило ДМС для 20 сотрудников на 10 месяцев. Общая премия — 360 000 рублей. Расходы на оплату труда за год прогнозируются в сумме 6 400 000 рублей. Бухгалтер проверил только арифметику: 6% от 6 400 000 рублей — 384 000 рублей, значит, 360 000 рублей якобы можно списать.

Нет. Лимит здесь не помогает: он ограничивает сумму расхода при соблюдении условий, а не заменяет их. Договор короче года. Я бы не включала 360 000 рублей в расходы по пункту 16 статьи 255 НК РФ и начислила страховые взносы на стоимость полисов, распределив её по работникам и периодам. В расходы по прибыли попадёт сумма начисленных взносов, но не страховая премия.

Правильное решение до оплаты было простым: заключить полис минимум на год. Если бизнесу объективно нужен короткий период, его можно купить, это не запрещено. Просто заложите в бюджет взносы и не стройте налоговую модель на слове «потом».

6% — это потолок, а не пропуск в расходы. Первым проверяется соответствие договора условиям НК РФ, а уже потом — лимит.
ДМС для сотрудников: когда расходы и взносы не станут проблемой — схема действий
Схема: ДМС для сотрудников: когда расходы и взносы не станут проблемой

Уволенный работник: главный риск — досрочное прекращение именно его страхования

Здесь я советую не паниковать, но и не успокаивать себя общим сроком корпоративного договора. Допустим, договор страхователя со страховой компанией действует весь год, но конкретного уволенного сотрудника исключили из списка через семь месяцев. Для целей страховых взносов ФНС смотрит на срок действия ДМС в отношении этого человека. Если он оказался меньше года из-за увольнения и договор в отношении работника досрочно прекращён, взносы надо доначислить.

ФНС прямо разъясняла это в феврале 2025 года. Если даты начала и окончания страхования уволенного работника пришлись на разные расчётные периоды, потребуется доначисление взносов и уточнённые расчёты по страховым взносам за предыдущий период. Именно на этом месте многие компании спотыкаются: полис оплатили в январе, сотрудник уволился летом, а проблему обнаруживают при годовом закрытии.

Для налога на прибыль оценка иная. Если после увольнения компания продолжает оплачивать ДМС за бывшего работника, часть премии, относящуюся к периоду после увольнения, не отвечает требованию статьи 252 НК РФ о направленности расхода на получение дохода. Её не следует учитывать. Если страховщик вернул часть премии, в расходах остаётся только часть, относящаяся к фактическому периоду страхования работника.

Само увольнение не означает, что надо «выкинуть» весь годовой договор или пересчитать расходы по всем остальным сотрудникам. Но по уволенному человеку бухгалтер должен сразу понять, что произошло юридически: страхование прекратилось, премия возвращена, страховка продолжена до конца срока или работника заменили. Это четыре разных сюжета, а не один.

Годовой договор между ООО и страховщиком сам по себе не гарантирует освобождение от взносов по уволенному человеку: имеет значение срок его страхования.

Замена сотрудника: для прибыли и взносов это не симметричная операция

Работодатель часто поступает разумно с точки зрения бизнеса: уволившегося сотрудника исключают, нового включают на его место. По налогу на прибыль это обычно рабочая конструкция, если сам договор ДМС не расторгается, его срок не меняется, а замена подтверждена документами. Минфин в письме от 16.04.2025 № 03-15-06/38070 указал, что изменение списка застрахованных при неизменном сроке договора не мешает учёту расходов по налогу на прибыль.

А вот для страховых взносов новый работник — зона повышенного внимания. Если его включили в действующий годовой договор в середине срока и страхование конкретно этого человека продлится меньше года, освобождение из статьи 422 НК РФ не работает. ФНС в разъяснении от 04.02.2025 говорит об этом прямо: платежи за вновь включённого работника при сроке его ДМС менее года облагаются взносами в общем порядке.

Разберём на примере. ООО «Вектор» заключило договор ДМС с 1 января по 31 декабря 2026 года для 12 работников. Годовая премия — 480 000 рублей, или 40 000 рублей на человека. В июле один сотрудник увольняется, а 1 августа в список включают нового работника на аналогичную программу. Расходы на оплату труда «Вектора» за год — 9 000 000 рублей; 6%-й предел — 540 000 рублей.

По налогу на прибыль общий договор действует год, стоимость ДМС не превышает лимит, замена оформлена допсоглашением. Значит, у «Вектора» есть аргументы учитывать премию в составе расходов по правилам статьи 255 НК РФ. Но новый человек будет застрахован с августа по декабрь — меньше года. На его долю стоимости полиса я бы начислила страховые взносы. Уволенному сотруднику, если его страховка прекратилась в июле, также придётся проверить доначисление взносов за фактический короткий срок.

Это кажется несправедливым: компания делает то, что ей предлагает страховая компания, и всё равно получает разные последствия. Но норма сформулирована именно так. Поэтому я предпочитаю сразу разнести в учёте долю уволенного, нового и непрерывно застрахованных сотрудников, а не пытаться в декабре представить весь платёж единым неделимым ДМС.

Замена работника может сохранить учёт расходов по прибыли, но не даёт автоматического освобождения от взносов по новому сотруднику, если он застрахован менее года.

Семьи, бывшие работники и директор: не прячьте разные расходы в один список

В договор ДМС нередко одним махом включают работников, директора, супругов и детей. Как корпоративная льгота это возможно, но для налогового учёта это не один и тот же расход. Пункт 16 статьи 255 НК РФ говорит о страховании работников. Стоимость ДМС родственников безопаснее отделить от стоимости страхования сотрудников ещё на этапе договора или счёта страховщика.

С бывшими работниками я поступала бы так же. Руководитель вправе сохранить человеку медпомощь после увольнения — иногда это часть договорённости при расставании. Но не надо маскировать это под обычную рабочую страховку. Отделите сумму, не заявляйте её как расход на оплату труда и отдельно оцените последствия для конкретного основания выплаты. «У нас всё включено в один полис» — это не правовая позиция, а способ лишить себя нормального расчёта.

Директор может быть участником программы, если он состоит с ООО в трудовых отношениях и подпадает под общие правила программы. Но когда ДМС внезапно получают только директор и учредитель, а положение о льготе отсутствует, я ожидаю вопросов к экономической обоснованности. Не обязательно отказ, но зачем создавать себе лишнюю переписку? Опишите круг участников в локальном акте: например, все штатные работники после испытательного срока или сотрудники определённых категорий должностей.

Локальный акт не заменяет договор ДМС и срок страхования. Зато он объясняет, почему ООО несёт расходы на персонал и по какому правилу доступна программа. Это документ из разряда «скучно сделать сейчас — приятно иметь потом».

Если страховщик выставляет один счёт на работников и родственников, запросите расшифровку. Без неё доказать допустимую часть расхода значительно труднее.

Мой порядок проверки: что сделать до подписи и что не откладывать на декабрь

Я не начинаю с проводок. Сначала читаю проект договора: есть ли медицинские расходы, срок, понятные правила включения и исключения людей, отдельная цена при изменении списка. Потом сопоставляю его с кадровой ситуацией. Если компания активно нанимает в течение года, надо заранее принять решение: либо закладываем взносы на поздно включаемых новичков, либо подбираем другой порядок предоставления льготы. Сюрпризов тут быть не должно.

Далее считаем лимит. 6% расходов на оплату труда — не цифра, которую ставят в Excel один раз в январе. Она живёт вместе с фактическим фондом оплаты труда. У компании могут снизиться продажи, уйти часть команды, измениться премиальная система — и первоначально комфортный запас исчезнет. Контроль нужен нарастающим итогом.

И последнее, чему я придаю больше значения, чем красивому шаблону положения о ДМС: документы надо собирать в момент события. Увольнение — сразу уведомление страховщику. Приём нового сотрудника — сразу расчёт его стоимости и взносов. Возврат премии — сразу корректировка. Когда всё это делают в конце года, бухгалтер уже не учитывает факты, а восстанавливает историю по письмам и памяти коллег. Я этого жанра не люблю.

Самая безопасная конструкция — полис минимум на год для неизменного состава. Если состав меняется, безопасным остаётся не «игнорировать это», а вовремя разделить налоговые последствия по каждому человеку.

Как это было у моего клиента: ДМС на 11 месяцев обернулось лишними взносами

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный берег» — небольшую компанию из сферы логистики, в штате было 18 человек. Руководитель оформил для команды ДМС по 42 000 рублей на каждого, всего на 756 000 рублей. Договор заключили с 1 февраля по 31 декабря: казалось, что разница с годом всего один месяц и ничего страшного не случится.

Первое, что я проверила, — сам договор страхования, список застрахованных и проводки по начислениям. Срок договора оказался 11 месяцев, а расходы по нему уже начали относить в уменьшение налога на прибыль. Кроме того, бухгалтер не начислял страховые взносы на стоимость полисов, потому что считал ДМС обычной необлагаемой льготой.

Мы не стали ждать конца года. Сверили суммы по каждому сотруднику, пересчитали базу по взносам за февраль и март, подготовили корректировки расчёта по страховым взносам и доплату. По налогу на прибыль я отдельно объяснила руководителю: расходы по этому договору нельзя оставлять в налоговом учёте как расходы на ДМС сотрудников, даже если до 12 месяцев не хватает совсем немного.

Параллельно в договоре нашёлся ещё один неприятный пункт: при увольнении сотрудника его полис прекращался, а остаток страховой премии страховщик возвращал компании. За март уволились два человека, и нам пришлось отдельно отследить возврат 51 000 рублей, оформить документы от страховщика и не дать этой сумме затеряться в банке. На следующий страховой период мы подготовили новый договор ровно на 12 месяцев, порядок замены застрахованных без возврата премии и внутренний список документов, который кадровик передаёт бухгалтерии при каждом увольнении.

В итоге компания закрыла вопрос до годовой отчётности и без хаоса в декабре. Руководитель сохранил ДМС для команды, но теперь понимает, что срок договора, механизм увольнения и формулировки страховщика для бухгалтера важны не меньше цены полиса.

«Почти год» для ДМС — это не год: сначала смотрю срок договора и условия прекращения страхования, а уже потом считаю налоги.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли учесть расходы на ДМС, если договор заключён на 10 месяцев?

Для безопасного учёта по пункту 16 статьи 255 НК РФ и освобождения от страховых взносов ориентируйтесь на срок не менее года. По краткосрочному полису премию не заявляйте как допустимый расход по ДМС, а взносы начисляйте в общем порядке.

Нужно ли пересчитать ДМС по всем сотрудникам, если один работник уволился?

Нет. Проверка касается прежде всего уволенного работника и его фактического срока страхования. По остальным сотрудникам договор продолжает действовать на прежних условиях. Но по уволенному лицу может потребоваться доначислить взносы и уточнить РСВ.

Можно ли заменить уволенного работника новым без налоговых последствий?

Для налога на прибыль замена при сохранении срока общего договора обычно не мешает учёту. Для взносов автоматически безопасной она не становится: если новый сотрудник застрахован меньше года, его доля облагается взносами.

Нужно ли удерживать НДФЛ со стоимости короткого полиса ДМС?

Нет, короткий срок сам по себе не создаёт НДФЛ. Для НДФЛ действует отдельное правило статьи 213 НК РФ. Но страховые взносы по краткосрочному ДМС начислить нужно.

На что опираемся