Импорт образцов товара без продажи: НДС, учёт и списание

Ольга Семёнова· ·Импорт и ВЭД для ООО·~7 мин чтения
Импорт образцов товара без продажи: НДС, учёт и списание — иллюстрация

Образцы приехали, продавать их прямо сейчас никто не собирается, а бухгалтеру уже нужно решить судьбу НДС и расходов. Я — Семёнова Ольга Владимировна, основательница «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер. Покажу логику, которой пользуюсь в таких ситуациях: что фиксировать до ввоза, когда таможенный НДС можно вычесть и почему акт списания важнее красивого слова samples в инвойсе.

Не начинайте с проводки: сначала решите, зачем ввозите партию

Фраза «это образцы, не для продажи» сама по себе ничего не решает. Это не налоговый режим и не основание списать стоимость в день выпуска товара. Для учёта имеет значение реальная судьба каждой единицы: испытание качества, демонстрация, передача потенциальному покупателю, использование при разработке собственной продукции или будущая продажа, если тест окажется удачным.

Я регулярно вижу одну и ту же картину: директор называет партию образцами, бухгалтер сразу списывает её на расходы, а через несколько месяцев часть коробок спокойно продают. Такая операция не становится катастрофой, но учётную историю приходится переделывать. Остаток, который пригоден для реализации, — это запас, а не исчезнувший расход.

До ввоза оформите решение руководителя или служебную записку: перечень позиций, цель, сотрудник, отвечающий за тестирование, и предполагаемый результат. Не нужен многостраничный трактат. Нужна понятная связка: компания проверяет конкретный товар, чтобы принять решение о закупке, ассортименте или запуске облагаемых продаж. Потом она станет основой и для вычета НДС, и для списания.

Моя позиция простая: не выбирайте назначение образца по желаемому налоговому результату. Сначала закрепите деловую цель, затем подберите учёт. При проверке обратная последовательность заметна сразу.

Таможенный НДС: образец не даёт льготу сам по себе

Ввоз товаров в Россию — самостоятельный объект обложения НДС по подпункту 4 пункта 1 статьи 146 НК РФ. Поэтому маленькая пробная партия не освобождается от налога только потому, что её не будут продавать. В 2026 году общая ставка НДС составляет 22 процента; ставка 10 процентов применяется лишь к товарам, прямо названным в пункте 2 статьи 164 НК РФ. База при импорте — таможенная стоимость, увеличенная на таможенную пошлину и акциз, если он есть: пункт 1 статьи 160 НК РФ.

ООО на общей системе может принять таможенный НДС к вычету, когда одновременно выполнены три условия: образцы приняты к учёту, налог уплачен таможне и товары предназначены для операций, облагаемых НДС. Это следует из пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ. Счёт-фактуру на импорт ждать не надо: его нет. Подтверждают вычет декларация на товары и документ об уплате налога.

Тестирование нового товара перед будущими облагаемыми продажами, на мой взгляд, нормально укладывается в эту логику. У вычета есть деловая цель, а отсутствие выручки от конкретной единицы не делает её необлагаемой операцией. Но если образцы изначально используют в необлагаемой деятельности, входной налог к вычету не заявляют: его включают в стоимость запасов по пункту 2 статьи 170 НК РФ.

У ООО на УСН импортный НДС также уплачивается при ввозе. Однако право на вычет зависит от статуса по НДС. В 2026 году упрощенцы с доходами за 2025 год не более 20 млн руб. автоматически освобождены от исполнения обязанностей плательщика НДС; при превышении порога они становятся плательщиками по правилам статьи 145 НК РФ. Если ООО применяет специальные ставки 5 или 7 процентов, входной НДС, включая таможенный, к вычету не принимается: подпункт 8 пункта 2 статьи 170 НК РФ. Его стоимость остаётся внутри приобретённых запасов.

Не берите вычет только по платёжке таможне. Я бы не заявляла его без приказа о тесте, документа о принятии к учёту и понятного ответа, какие будущие облагаемые операции готовит компания.
Импорт образцов товара без продажи: НДС, учёт и списание — схема действий
Схема: Импорт образцов товара без продажи: НДС, учёт и списание

Из чего складывается стоимость образцов

В бухгалтерском учёте образцы — это запасы. В их фактическую себестоимость обычно входят цена поставщика, пошлина, невозмещаемый импортный НДС, доставка до склада или места использования, услуги таможенного представителя и другие затраты, непосредственно связанные с приобретением. Такой подход следует из ФСБУ 5/2019. Возмещаемый НДС на ОСНО в стоимость не включают.

Счёт 10 удобен, когда предметы пойдут на испытания или в работу специалистов. Счёт 41 логичнее, если вещи будут демонстрировать и при положительном результате продавать. Я советую открыть отдельную аналитику «Импортные образцы» с номером декларации на товары, количеством, стоимостью, целью и ответственным лицом. Стандарт этого прямо не требует, но без аналитики к концу года почти неизбежен вопрос: почему на складе лежит товар, которого нет в продажах.

Разберём на примере. ООО «Вектор» на ОСНО ввезло 50 светильников для проверки качества и демонстрации дилерам. Цена по контракту — 300 000 руб., пошлина — 15 000 руб., брокер и доставка до склада — 25 000 руб. Таможенная стоимость равна контрактной, акциза нет. Импортный НДС составляет 69 300 руб.: (300 000 + 15 000) × 22%. Поскольку тестирование готовит будущую облагаемую продажу, «Вектор» принимает 69 300 руб. к вычету.

Фактическая себестоимость партии в учёте «Вектора» — 340 000 руб.: цена, пошлина, брокер и доставка. Это 6 800 руб. на светильник. Если бы компания не имела права на вычет НДС, стоимость составила бы 409 300 руб., или 8 186 руб. за единицу. Это не двойное списание налога: просто НДС не уменьшает расчёты с бюджетом отдельно, а увеличивает стоимость актива.

Отдельный субсчёт для образцов — не прихоть. Он позволяет не списать по ошибке всю партию, когда часть предметов ещё годна к продаже.

Когда и как списывать образцы

Списывать можно не потому, что товар назван образцом, а потому, что он фактически израсходован, испорчен, уничтожен либо утратил пригодность после теста. В день выбытия оформите первичный документ: акт списания, акт испытаний или техническое заключение. В нём укажите наименование, количество, стоимость, причину, дату, связь с программой тестирования и подписи ответственных лиц. Обязательные реквизиты первички установлены статьёй 9 Закона № 402-ФЗ.

В бухгалтерском учёте стоимость уйдёт на тот вид расходов, который соответствует цели. Испытания перед закупкой или производством — расход по обычной деятельности; демонстрация, связанная с продвижением, — расход на продажу. Не надо прятать всё на счёт 91 только потому, что результата в виде выручки пока нет. Если расход связан с обычной деятельностью, пусть он там и остаётся.

Для налога на прибыль опора — пункт 1 статьи 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Я считаю корректным признавать стоимость израсходованных при тесте образцов, если компания может показать цель ввоза, ход испытаний и вывод — например, товар не прошёл контроль, его характеристики подтвердились или по итогам теста сформирован заказ. Нулевая выручка от самого образца не отменяет связь с доходом.

А вот адресная бесплатная раздача — уже другой сюжет. Передача права собственности без оплаты признаётся реализацией для НДС по подпункту 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ. У ООО на ОСНО в общем случае нужно начислить НДС с рыночной стоимости переданного образца по пункту 2 статьи 154 НК РФ. Для налога на прибыль стоимость безвозмездно переданного имущества обычно не учитывается по пункту 16 статьи 270 НК РФ. Называть любую такую передачу рекламой я бы не стала: передача четырём заранее выбранным дилерам — это не раздача неопределённому кругу лиц.

Акт, составленный перед требованием инспекции, всегда выглядит слабее акта, оформленного в день теста. Не откладывайте закрытие партии до годовой инвентаризации.

Разбор на примере ООО «Ромашка»: не списывайте остаток авансом

Допустим, ООО «Ромашка» применяет УСН «доходы минус расходы» и не имеет права на вычет НДС. Компания ввезла 20 образцов текстиля: стоимость поставщика — 180 000 руб., пошлина — 9 000 руб., импортный НДС — 41 580 руб., доставка — 13 200 руб. Все суммы оплачены, образцы приняты на склад. Полная стоимость партии — 243 780 руб., то есть 12 189 руб. за единицу.

Руководитель хотел списать всю сумму как исследование рынка сразу после импорта. Я бы так не делала. Документы показывают, что десять отрезов уничтожили при испытаниях, шесть передали дизайнерам для изготовления тестовой коллекции, а четыре оставили для показа и возможной продажи. Значит, партия имеет три разные судьбы — и это надо честно отразить.

По десяти единицам компания оформляет программу испытаний, отчёт технолога и акт списания. По шести — требование-накладную дизайнерам и акт, подтверждающий использование в тестовой коллекции. Четыре остаются в запасах. Их нельзя списывать лишь потому, что в инвойсе было слово samples: пока компания способна показать и реализовать образцы, экономическая история не завершена.

Позже «Ромашка» решила бесплатно отдать эти четыре отреза четырём конкретным салонам. Консервативная позиция для УСН — не включать их стоимость в расход как стоимость реализованных товаров: оплаты и реализации нет. Документы о передаче всё равно необходимы, чтобы объяснить выбытие в бухучёте и закрыть склад. Если бы это была ОСНО, к задаче добавился бы НДС при безвозмездной передаче.

Если партия небольшая, не превращайте учёт в диссертацию. Но приказ о цели, документы таможни, приход и документ о каждом выбытии — это необходимый минимум.

Порядок, который я рекомендую пройти до закрытия партии

Первое — ещё до ввоза определить назначение и назначить ответственного. Второе — при выпуске собрать контракт, инвойс, транспортные документы, декларацию на товары и подтверждение уплаты платежей. Третье — принять партию на отдельную аналитику и решить вопрос с вычетом НДС в том же квартале, а не вспоминать о нём через год.

После тестирования закройте партию фактическими документами: отчётом, актом списания, накладной на бесплатную передачу или решением перевести остатки в продаваемый товар. Вот на этом этапе обычно и определяется, насколько спокойно бухгалтер переживёт инвентаризацию и требование налоговой.

В 2026 году отдельно проверяйте статус по НДС, если ООО применяет УСН. Старое правило «упрощёнка — значит НДС нет» уже давно не работает без оговорок, а с 1 января 2026 года порог для автоматического освобождения снижен до 20 млн руб. Если организация выбрала специальные ставки, входной НДС к вычету не идёт. Ошибка в этой точке влияет сразу и на декларацию, и на стоимость всей партии.

И последнее. Не пытайтесь искусственно уничтожить хороший товар только ради расхода. Если образец пригоден для продажи, продайте его или оставьте в товарном учёте. Это честнее, проще и заметно надёжнее, чем строить задним числом версию о «полном расходовании».

Не уверены, будет ли образец продан? Примите его как запас и не списывайте в день ввоза. Решение о расходе лучше принимать по факту теста, а не по надежде, что товар не пригодится.

Как это было у моего клиента: образцы посуды, которые едва не списали целиком

Мы взяли на обслуживание ООО «Линия дома», небольшого поставщика кухонной посуды. Компания ввезла из Турции 80 наборов посуды как образцы для оценки качества и показа потенциальным оптовым покупателям. В декларации стоимость партии была 240 000 рублей, таможенная пошлина — 12 000 рублей, таможенный НДС — 50 400 рублей. Директор считал, что раз продажи не будет, всю сумму можно сразу отнести на расходы в месяце ввоза.

Первое, что я проверила, — договор с поставщиком, инвойс, декларацию на товары, платёжные документы и внутренние документы по цели ввоза. С документами было не всё гладко: образцы назывались только в переписке с поставщиком, а приказа о тестировании и передаче менеджерам для демонстраций не было. Мы оформили приказ руководителя, утвердили список образцов и ответственных сотрудников, а также завели журнал выдачи наборов для встреч с клиентами.

Дальше отдельно решили вопрос с НДС. Само слово «образцы» в документах не отменяет таможенный НДС. У ООО «Линия дома» была облагаемая НДС деятельность, а наборы планировали использовать для будущих продаж, поэтому после принятия к учёту и при наличии декларации на товары таможенный НДС в сумме 50 400 рублей приняли к вычету. Пошлину, доставку до склада — 18 000 рублей — и цену самих наборов включили в их стоимость.

Мы не списали всю партию одним днём. В течение двух месяцев 15 наборов разбили при тестировании, 20 передали менеджерам для демонстраций и зафиксировали это актами. По ним оформили списание с понятной причиной, датой и подписью ответственных. Оставшиеся 45 наборов продолжили числиться в учёте: часть ещё использовали на встречах, а часть сохранили для оценки новой партии.

В итоге к закрытию квартала у компании была нормальная цепочка документов: от ввоза до каждого списанного набора. Директор сначала переживал, что это лишняя бумажная работа, но потом сам сказал, что теперь видит остаток и может объяснить, куда ушли образцы. И главное — мы не занизили стоимость остатков и не превратили будущие расходы в поспешное списание.

Не списывайте всю партию только потому, что она ввезена без продажи: списание должно идти по фактическому использованию и подтверждаться документами.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли принять к вычету таможенный НДС по образцам, которые не будут проданы?

На ОСНО — да, если образцы приняты к учёту, НДС уплачен таможне и тестирование связано с будущими облагаемыми операциями. Отсутствие продажи именно этого экземпляра не лишает вычета автоматически.

Нужно ли начислять НДС при бесплатной передаче образца конкретному покупателю?

Для ООО на ОСНО обычно да: безвозмездная передача права собственности признаётся реализацией. НДС начисляют исходя из рыночной стоимости; исключения нужно проверять по конкретной модели передачи.

Можно ли списать неиспользованные образцы?

Нет, одного названия «образец» недостаточно. Пока вещь пригодна, находится у ООО и может быть показана или продана, её разумно оставить в запасах. Списание требует подтверждённого использования, порчи, уничтожения или другого выбытия.

Какие документы нужны для вычета импортного НДС?

Минимально нужны декларация на товары, подтверждение уплаты НДС, документ о принятии к учёту и документы, подтверждающие связь образцов с облагаемой деятельностью: приказ о цели, программа теста и итоговый отчёт.

На что опираемся