Первый квартал НДС на УСН: сверяем кассу, банк, книгу продаж и декларацию

Ольга Семёнова· ·НДС на УСН: отчётность и контрольные сверки·~8 мин чтения
Первый квартал НДС на УСН: сверяем кассу, банк, книгу продаж и декларацию — иллюстрация

Я Ольга Семёнова, основатель «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер. Если касса, банк, книга продаж и декларация за I квартал дают разные суммы, не начинайте с декларации: почти всегда причина лежит в авансе, возврате или комиссии. Ниже — мой рабочий порядок сверки, два разбора с цифрами и точки, где действительно стоит остановиться до отправки отчётности.

Банк не обязан совпадать с книгой продаж — и это нормально

Самая дорогая привычка — выгрузить банковскую выписку, сложить поступления за январь–март и ждать, что получится итог книги продаж. Не получится. И это не означает, что учёт сломан. В выписке живут переводы между своими счетами, займы, возвраты поставщиков, ошибочные платежи, удержания эквайера и деньги за будущую поставку. Для НДС это разные сущности.

В 2026 году на УСН освобождение от обязанностей плательщика НДС зависит от дохода: порог составляет 20 млн рублей. Но если вы уже исчисляете НДС, задача квартальной сверки не меняется ни при ставке 22%, ни при специальных 5% или 7%: надо доказуемо связать каждый облагаемый оборот с оплатой либо отгрузкой. Я считаю правильным начинать именно с реестра денег, а не с оборотно-сальдовой ведомости и не с декларации.

В таком реестре у каждой суммы должен быть паспорт: покупатель, договор или заказ, дата оплаты, дата отгрузки, ставка НДС, сумма налога и признак «аванс / расчёт за отгрузку / не реализация». Да, это не самая вдохновляющая часть закрытия квартала. Зато она занимает меньше времени, чем объяснять инспектору, почему в книге продаж меньше денег, чем он видит по вашим данным.

Для НДС база определяется по наиболее ранней из дат: отгрузке или оплате в счёт предстоящей поставки. Поэтому аванс нельзя тихо отложить до акта. А после отгрузки в счёт этого аванса НДС, ранее исчисленный с предоплаты, принимают к вычету при соблюдении условий НК РФ. Если не выстроить эту связку, одна сделка легко попадёт в налог дважды.

Если банк больше книги продаж, это ещё не ошибка. Ошибка — когда вы не можете построчно и документально объяснить разницу.

Мой порядок сверки: от денег к документу, а не наоборот

Я делю проверку на четыре прохода. В первом очищаю деньги. Во втором проверяю события по договорам. В третьем собираю книгу продаж. И лишь в четвёртом открываю декларацию. Такой порядок избавляет от мартовского ритуала «поставить в декларации красивую сумму, а потом искать, из чего она сложилась». Красивые суммы налоговую обычно не впечатляют.

На первом проходе выгрузите поступления за квартал с захватом нескольких дней до и после его границ. Это важно для карт и агрегаторов: покупатель мог заплатить 31 марта, а эквайер перечислить деньги 2 апреля. У каждой строки поставьте категорию. Категория «неясно» допустима только как временная: она честнее, чем выдуманная реализация, но к подписанию декларации таких строк остаться не должно.

На втором проходе проверьте по каждому договору пару «деньги — отгрузка». Если первыми пришли деньги, это авансовая цепочка. Если первой была отгрузка, последующая оплата не создаёт НДС второй раз. Если деньги вернули до отгрузки, проверьте право на вычет налога с аванса. Сам исходящий платёж в банке этот вычет автоматически не формирует.

На третьем проходе сверяйте не только общий итог, но и ставки. В 2026 году применяются общие ставки 22%, 10% и 0% либо специальные 5% и 7% для УСН. Для аванса расчётная ставка зависит от основной: например, при 5% это 5/105. При специальных ставках нельзя принимать к вычету входной НДС по покупкам, но это не отменяет вычет собственного НДС, исчисленного ранее с аванса при последующей отгрузке или возврате. Это две разные истории, и в них регулярно путаются даже хорошие бухгалтеры.

На четвёртом проходе книга продаж должна разложиться на раздел 9 декларации, а раздел 3 — повторить базу и исчисленный налог по соответствующим ставкам. Программа не отвечает за квалификацию операции: она добросовестно сложит всё, что вы в неё ввели, включая дважды отражённый аванс.

На первом этапе не тратьте время на копейки округления. Сначала найдите операции без основания и крупные расхождения по ставкам.
Первый квартал НДС на УСН: сверяем кассу, банк, книгу продаж и декларацию — схема действий
Схема: Первый квартал НДС на УСН: сверяем кассу, банк, книгу продаж и декларацию

Разберём на примере: ООО «Ромашка» задвоило мартовский аванс

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» в 2026 году не освобождено от НДС и применяет ставку 5%. В марте покупатель перечислил 105 000 рублей за монтаж, который будет выполнен в апреле. Бухгалтер увидел поступление в банке и включил всю сумму в книгу продаж как обычную реализацию. В апреле подписали акт на 105 000 рублей и снова отразили его в книге продаж. На глаз всё выглядит логично: были деньги, был акт. Для НДС это одна сделка, а не две.

Правильная математика по мартовской предоплате такая: база без НДС — 100 000 рублей, НДС — 5 000 рублей. Расчёт: 105 000 × 5/105. В марте выставляют авансовый счёт-фактуру и делают запись в книге продаж. Тип операции здесь важен: запись должна быть привязана к полученному авансу, а не маскировать будущую отгрузку.

В апреле при выполнении работ «Ромашка» исчисляет НДС с реализации: 100 000 рублей базы и 5 000 рублей налога. Одновременно, при соблюдении условий статьи 172 НК РФ, она принимает к вычету 5 000 рублей НДС, начисленного с мартовской предоплаты. Налог по одной сделке не должен удваиваться. Если оставить мартовскую запись обычной реализацией, а затем не провести цепочку аванс–отгрузка–вычет, отчётность двух кварталов будет выглядеть так, будто компания продала монтаж дважды.

До сдачи декларации я бы сначала подняла договор и назначение платежа, затем исправила вид мартовского документа на авансовый, перепроверила запись книги продаж и будущий вычет в апреле. Если декларация за I квартал уже подана и в ней обнаружена ошибка с недоимкой, требуется уточнённая декларация по статье 81 НК РФ. Ждать требования здесь бессмысленно: в апреле ещё понятны детали сделки, в октябре остаются только догадки.

Нельзя исправить аванс простой заменой даты в акте. Проверяйте всю цепочку: аванс, счёт-фактура, отгрузка и вычет.

Возвраты и комиссии: здесь учёт чаще всего спорит сам с собой

Возврат бывает трёх разных видов, и смешивать их нельзя. Первый — вы возвращаете покупателю аванс, потому что поставки не будет. Второй — покупатель вернул уже отгруженный товар или стороны уменьшили цену. Третий — платёжный посредник перечислил вам меньше из-за комиссии. В банковской выписке всё это выглядит как уменьшение денег, но документы и НДС-последствия разные.

При возврате предоплаты продавец вправе принять к вычету НДС, ранее исчисленный с аванса, после отражения возврата в учёте и не позднее года с момента отказа от товаров, работ или услуг. Это прямо установлено пунктом 5 статьи 171 и пунктом 4 статьи 172 НК РФ. Возражение «мы же вернули деньги, значит НДС сам уйдёт» неверно. Нужны основание возврата, связь с исходным авансом и отражение операции в учёте. Платёжка полезна, но одной её мало, когда непонятно, какой договор расторгнут.

При возврате товара после отгрузки или снижении цены не подменяйте ситуацию возвратом аванса. Обычно понадобится корректировочный счёт-фактура либо другой предусмотренный документальный путь — в зависимости от того, что реально произошло. Здесь норма не всегда дружелюбна к живому бизнесу, поэтому я сначала фиксирую реальное событие первичными документами, а потом считаю налог. Не наоборот.

С эквайрингом правило проще. Покупатель оплатил 50 000 рублей, банк перечислил 49 000, удержав 1 000 рублей комиссии. Продажа для НДС — 50 000 рублей, а не нетто-зачисление. Комиссия — отдельный расход продавца. Если взять в доходы и книгу продаж только сумму, пришедшую на счёт, вы сами создадите разницу с чеком, счётом и данными оператора.

Если в назначении исходящего платежа написано просто «возврат», поднимите соглашение или переписку и сделайте внутреннюю расшифровку. Через полгода вы не вспомните, какой из пяти авансов вернули.

Разберём на примере: ИП Соколов занизил оборот на комиссию и потерял возврат

Типичная ситуация: ИП Соколов в марте принял картой 84 000 рублей предоплаты за партию товара. Эквайер удержал 1 680 рублей и перечислил на расчётный счёт 82 320 рублей. Бухгалтер записал в реестр и книгу продаж 82 320 рублей: «Столько же пришло в банк». Через неделю заказ отменили, а предприниматель вернул покупателю полные 84 000 рублей. В выписке появилась ещё одна сумма, а в учёте — привычный мартовский туман.

Допустим, ИП применяет ставку НДС 5%. В день получения аванса база составляет 80 000 рублей, НДС — 4 000 рублей: 84 000 × 5/105. Комиссия 1 680 рублей в этот расчёт не входит. В книге продаж отражается предоплата на 84 000 рублей с НДС 4 000 рублей, а не банковское нетто-поступление. Когда заказ отменён и 84 000 рублей возвращены, при соблюдении требований статей 171 и 172 НК РФ можно заявить вычет 4 000 рублей.

Порядок исправления здесь несложный, если не пытаться уговорить банк стать регистром продаж. Сопоставьте чек или отчёт эквайера с заказом на 84 000 рублей, выделите комиссию отдельной строкой, исправьте авансовую запись на полную сумму и привяжите возврат к тому же заказу. В результате в декларации отражаются начисление НДС с аванса и допустимый вычет при возврате. Если поставки не было, нельзя оставлять в базе ни 82 320, ни 84 000 рублей только потому, что «квартал уже закрыли».

Практический вывод: для карточных оплат главным источником сверки служат отчёт эквайера и кассовые документы, а не одна банковская выписка. Банк показывает ваши расчёты с посредником; продажа происходит между вами и покупателем.

Не сверяйте эквайринг только по датам. Сверяйте по реестру операций: один банковский платёж часто объединяет десятки оплат, возвратов и удержаний.

Пять красных флажков перед отправкой декларации

К концу проверки отчёты не обязаны совпасть рубль в рубль. Чек может быть пробит в одну дату, банковское зачисление — в другую, а отгрузка — позже. Мне нужна не декоративная одинаковость, а объяснимая сверка: у каждой разницы есть основание, дата и документ. Это выдерживает и внутреннюю проверку, и вопрос инспектора.

Первый флажок — в книге продаж есть реализация, но нет акта, накладной или основания для авансового счёта-фактуры. Второй — по договору есть предоплата и отгрузка, но в регистре нет вычета НДС с аванса. Третий — сумма карточных оплат в чеках больше нетто-поступлений, а бухгалтер не показал комиссию отдельно. Четвёртый — возврат прошёл по банку, но не привязан к исходному платежу. Пятый — раздел 9 декларации не бьётся с книгой продаж по ставкам. Каждый такой пункт я закрываю до отправки, даже если итоговая разница кажется небольшой.

НДС-декларацию представляют не позднее 25-го числа месяца после квартала, а налог уплачивают равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев. В 2026 году срок сдачи декларации за I квартал переносится с 25 апреля на 27 апреля, а третья часть НДС переносится с 28 июня на 29 июня; первые две даты платежа — 28 апреля и 28 мая. Бумажная декларация, когда обязательна электронная форма, не считается представленной.

Не ждите требования, чтобы доделать квартал. Требование не означает катастрофу, но отвечать на него сложнее, когда мартовские детали уже стёрлись. Если разницу создаёт перевод между счетами или комиссия эквайера, соберите пояснение и документы. Если это ошибка в базе, исправьте её по правилам. Я за спокойную точность, а не за героическое закрытие отчётности ночью.

Декларация по НДС подаётся электронно. За I квартал 2026 года используйте форму в редакции приказа ФНС России от 18.12.2025 № ЕД-7-3/1227@.

Как это было у моего клиента: мартовский аванс в ООО «Северный вкус» попал в НДС дважды

В феврале мы взяли на обслуживание ООО «Северный вкус» — небольшую компанию, которая поставляет продукты в кофейни. Перед сдачей декларации по НДС за I квартал директор попросил просто «быстро проверить цифры»: в учётной программе НДС к уплате получался заметно выше, чем он ожидал по выписке банка.

Первое, что я проверила, — не саму декларацию, а движение денег и список авансов. 28 марта покупатель перечислил 360 000 рублей, в том числе НДС 60 000 рублей, за апрельскую поставку. Бухгалтер клиента сформировал счёт-фактуру на аванс 31 марта и правильно включил его в книгу продаж первого квартала.

Проблема оказалась в другом. 1 апреля этот же платёж вручную снова отразили как мартовскую реализацию: в программе появилась вторая запись на 360 000 рублей и ещё 60 000 рублей НДС. В результате в черновике декларации за I квартал оборот был завышен на 360 000 рублей, а НДС — на 60 000 рублей. Банк при этом выглядел «правильно», поэтому ошибку долго не замечали.

Мы подняли договор, платёжное поручение, счёт-фактуру на аванс и переписку с покупателем, затем убрали задвоенную реализацию из марта. Сам аванс оставили в книге продаж за I квартал, а отгрузку отразили уже во II квартале по УПД от 8 апреля. Отдельно проверили, чтобы апрельский вычет НДС с аванса был сделан только после отгрузки и не потерялся.

После корректировки декларация сошлась: сумма НДС к уплате уменьшилась на 60 000 рублей, а у директора появились понятные правила для бухгалтера — сначала определить, что именно пришло на счёт, и только потом связывать платёж с реализацией или авансом. Декларацию сдали в срок, без уточнёнки и без объяснений налоговой.

Если аванс и отгрузку отражать «по памяти», один платёж легко превратить в две налоговые базы. Связывайте каждую сумму с договором, счётом-фактурой и датой отгрузки.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли, чтобы сумма поступлений по банку совпадала с книгой продаж?

Нет. Она должна быть расшифрована: исключите займы и переводы, по эквайрингу добавьте удержанную комиссию до полной суммы оплаты покупателя, а авансы и возвраты отразите по правилам НДС.

Как считать НДС с аванса при ставке 5%?

Выделите налог из суммы, включающей НДС: сумма аванса × 5/105. Например, с 105 000 рублей НДС составит 5 000 рублей, а база — 100 000 рублей.

Можно ли сразу убрать НДС, если аванс возвращён покупателю?

Нет. Проверьте, что НДС с аванса ранее был исчислен, есть документальное основание отказа от поставки, возврат отражён в учёте и соблюдены условия вычета по статьям 171 и 172 НК РФ.

Уменьшает ли комиссия эквайера НДС с продажи?

Нет. НДС считают с цены, уплаченной покупателем. Комиссия — отдельный расход продавца; нетто-сумма на банковском счёте не является ценой реализации.

На что опираемся