Как заполнить первую декларацию по НДС на УСН и ответить на автотребование

Ольга Семёнова· ·НДС на УСН в 2026 году·~9 мин чтения
Как заполнить первую декларацию по НДС на УСН и ответить на автотребование — иллюстрация

Я — Семёнова Ольга Владимировна, основатель «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер. В первой НДС-декларации на УСН обычно ломается не отчёт, а цепочка от договора до книги продаж. Покажу, как собрать её без подгонки цифр и что делать, если ФНС уже прислала автотребование.

Начните не с декларации: в 2026 году сначала определяют обязанность по НДС

У бухгалтера на УСН есть соблазн открыть программу, нажать «Заполнить декларацию» и надеяться, что дальше техника справится. Не справится. В 2026 году первым делом я смотрю доходы за 2025 год и помесячный доход текущего года. Если доходы за 2025 год не превысили 20 млн руб., действует автоматическое освобождение от НДС. Декларация при отсутствии иных оснований не нужна. Если лимит в 20 млн руб. превысили уже в 2026 году, обязанности по НДС возникают с первого числа следующего месяца. Не с конца квартала и не с даты, когда директор заметил проблему в отчёте.

Эта дата — опорная. Допустим, лимит превышен в феврале: НДС начинается с 1 марта. Значит, в первую декларацию попадут мартовские реализации и авансы, а январь с февралем не надо задним числом превращать в облагаемые операции. На практике бухгалтеры регулярно определяют это по квартальному обороту. Потом книга продаж выглядит убедительно, но в ней либо лишний месяц, либо пропущен первый облагаемый месяц. Контрольные соотношения тут ни при чём: программа добросовестно складывает то, что в неё занесли.

Если обязанности по НДС уже есть, выбирают не «удобную ставку», а налоговую модель. Общие ставки в 2026 году — 22%, 10% и 0% в установленных случаях; они дают право на обычные вычеты при выполнении условий НК РФ. Специальные ставки УСН — 5% и 7%. В 2026 году 5% применяют при соответствующем доходе до 272,5 млн руб., 7% — при доходе свыше 272,5 млн до 490,5 млн руб. При 5% и 7% входной НДС по покупкам включается в стоимость, а не берётся к вычету. Поэтому я не советую выбирать 5% лишь потому, что цифра приятнее глазу: у компании с дорогими закупками общая ставка иногда честнее для денег.

Отдельно проверьте счета-фактуры, которые освобождённый упрощенец всё же выставил с выделенным НДС. По такому документу налог подлежит уплате в бюджет. Просьба покупателя «сделать с НДС, а там разберёмся» — не бухгалтерская мелочь. Если руководитель согласился, последствия должны быть понятны до выставления документа, а не после закрытия квартала.

Не заполняйте декларацию, пока не определён первый день обязанности по НДС. Идеально заполненный отчёт за неверный период остаётся неверным.

Как я собираю первую декларацию: от документа к разделу, а не наоборот

Книга продаж, раздел 9 и раздел 3 должны рассказывать одну и ту же историю, только на разных языках. Книга продаж и раздел 9 показывают ФНС документы построчно. Раздел 3 отвечает за расчёт налога: исчисленный НДС, вычеты и итог к уплате. Если вручную сначала нарисовать сумму в разделе 3, а потом пытаться «подогнать» под неё книгу продаж, расхождение почти гарантировано. Это одна из тех работ, которые кажутся быстрыми ровно до первого требования.

Я начинаю с отдельного реестра: дата отгрузки или получения оплаты, контрагент, договор, сумма, ставка, сумма НДС, документ-основание, номер и дата счёта-фактуры или УПД со статусом счёта-фактуры. Затем сверяю его с реализацией, банком и первичкой. После этого формируется книга продаж, а её сведения переносятся в раздел 9. Если у продавца есть законный вычет НДС с полученного аванса при последующей отгрузке, понадобится и книга покупок с разделом 8. УСН не отменяет этот вычет при ставках 5% и 7%; запрет касается входного НДС по приобретениям, а не НДС с собственного аванса.

Особенно внимательно смотрите на даты регистрации. УПД выписали 31 марта, а в программе провели 1 апреля — и вот уже реализация сидит в одном квартале, книга продаж в другом. Второй любимый источник писем от ФНС — реквизиты: номер УПД у продавца указан «УСН-37», а у покупателя в учёте только «37». Сумма налога может быть верной, но система не сопоставит записи сама. У неё нет времени на творческое толкование префиксов.

В разделе 3 не ищите специальную строку «для УСН». Такой логики в форме нет. Операции отражаются по ставкам и видам налоговой базы, предусмотренным порядком заполнения декларации. Перед первым кварталом обновите отчётный модуль: действующая форма декларации и её электронный формат утверждены приказом ФНС № ЕД-7-3/989@. Старый релиз способен создать файл, который примет оператор, но цифры и коды в нём окажутся из прошлой реальности.

Раздел 9 — не приложение «для галочки». Это построчная витрина вашей книги продаж для ФНС.
Как заполнить первую декларацию по НДС на УСН и ответить на автотребование — схема действий
Схема: Как заполнить первую декларацию по НДС на УСН и ответить на автотребование

Разберём на примере ООО «Ромашка»: аванс не исчезает при отгрузке

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН утратило освобождение от НДС с 1 января 2026 года и выбрало ставку 5%. В феврале компания получила от ООО «Старт» предоплату 1 050 000 руб. за товар; цена уже включает НДС. Сумма НДС с аванса — 50 000 руб. по расчётной ставке 5/105. В марте товар отгружен на всю сумму, выписан УПД со статусом счёта-фактуры: 1 000 000 руб. без НДС и 50 000 руб. налога.

Бухгалтер «Ромашки» включил в книгу продаж только мартовский УПД и поставил в разделе 3 НДС к уплате 50 000 руб. Итоговая сумма в этой конкретной ситуации получилась верной, но учёт — нет. Февральский аванс должен быть отражён как налоговая база. При мартовской отгрузке НДС с аванса принимается продавцом к вычету в пределах НДС с отгрузки. Иначе декларация не покажет две реальные стадии сделки и законный вычет, а её разделы начнут жить отдельно друг от друга.

Правильная последовательность такая: 50 000 руб. НДС с аванса — в книге продаж и в исчисленном налоге; 50 000 руб. НДС с мартовской отгрузки — тоже в книге продаж; затем 50 000 руб. вычета авансового НДС — в книге покупок и разделе 8. К уплате за квартал остаётся 50 000 руб. Нельзя путать этот вычет с входным НДС поставщиков: при специальной ставке 5% входной НДС по закупкам к вычету не берут, а вычет налога с собственного аванса прямо допускается.

Если бы отгрузка произошла только в апреле, вычет в первом квартале не возник бы. Тогда за первый квартал к уплате было бы 50 000 руб. НДС с аванса, а вычет появился бы во втором квартале при отгрузке. Именно на таком переходе кварталов чаще всего «не сходятся» книга продаж и раздел 3: бухгалтер видит договор как одну сделку, а НДС видит две даты.

При ставках 5% и 7% нельзя вычитать входной НДС по покупкам. Но НДС, ранее исчисленный с собственного аванса, при отгрузке — другой случай.

Три сверки до отправки и сроки, которые нельзя оставлять на последний вечер

Первая сверка — документальная: каждой строке книги продаж соответствует первичка, а дата налоговой базы определена правильно. Вторая — арифметическая: НДС по строкам книги продаж, разложенный по ставкам, объясняет исчисленный налог раздела 3; вычеты раздела 3 подтверждаются книгой покупок и разделом 8. Третья — контрагентская: реквизиты документа в вашей книге совпадают с тем, что получил покупатель. Я бы делала эти три проверки даже для трёх документов за квартал. Маленький объём не освобождает от маленьких ошибок.

Контрольные соотношения ФНС — полезный фильтр, но не оракул. Их надо прогнать до отправки. Если видите расхождение, не ищите способ снять красный флажок: откройте конкретную строку и документ. Бывает, что соотношение не выполняется по объективной причине — например, из-за особенностей состава операций. Тогда сохраните расчёт и подготовьте короткое пояснение заранее. Но когда расхождение равно одной мартовской реализации, это почти всегда не философский спор с ФНС, а документ, проведённый апрелем или не туда зарегистрированный.

Декларацию по НДС сдают не позднее 25-го числа месяца после квартала и только электронно по ТКС. Налог уплачивают равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев после квартала. Если срок выпал на выходной, он переносится на следующий рабочий день. Поэтому за I квартал 2026 года декларацию нужно представить не позднее 27 апреля, а платежи приходятся на 28 мая, 29 июня и 28 июля. Бумажная декларация там, где законом установлена электронная форма, считается непредставленной.

Не затягивайте до срока. За непредставление декларации действует штраф: 5% неуплаченной в срок суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, минимум 1 000 руб., максимум 30%. Но своевременно сданный отчёт с обнаруженной позднее ошибкой — не повод паниковать. Его надо квалифицировать: если налог занижен, подать уточнённую декларацию, доплатить налог и пени; если ошибка не влияет на налог, часто достаточно корректно объяснить расхождение.

Самая дорогая фраза в конце квартала — «вроде всё сошлось». Цифра должна сходиться с конкретным документом, а не с ощущением бухгалтера.

Автотребование: когда нужна уточнёнка, а когда достаточно пояснений

Автотребование по НДС — это обычно результат автоматической камеральной проверки. Его тон бывает суровым, но само по себе оно не доказывает ошибку продавца. Сначала определите, что именно не сошлось: ваша запись не вошла в раздел 9, неверен номер или дата документа, покупатель отразил другой реквизит, либо контрольное соотношение не учитывает особенность операции. Я против универсальных ответов вроде «ошибок не установлено». Они ничего не объясняют и только продлевают переписку.

На пояснения по требованию в ходе камеральной проверки отводится пять рабочих дней со дня его получения. В НДС-процессах ответ готовят и направляют электронно в установленном формате. В день получения требования полезно разделить работу: один человек поднимает спорную строку книги продаж и раздел 9, другой — договор, УПД, счёт-фактуру, платёжные документы и данные покупателя. Срок короткий, но вполне рабочий, если не начинать с нервного звонка в инспекцию без документов.

Разберём на примере ИП Соколова на УСН со ставкой 5%. В декларации за I квартал отражён УПД от 28 марта на 420 000 руб., включая НДС 20 000 руб. Покупатель сообщает, что не может сопоставить его: в своей системе он завёл номер без префикса «УСН-», а у ИП документ значится как «УСН-81». Бухгалтер хотел удалить запись и сдать уточнёнку. Это неверный маршрут: сумма, ставка, дата и НДС у продавца правильные; налог не занижен.

В таком случае сверяют электронный УПД и его идентификатор, согласуют с покупателем правильный номер, а в ФНС направляют предметное пояснение со ссылкой на спорный документ и, при необходимости, его копией. Уточнённая декларация продавца не требуется. Другая ситуация — в книге продаж пропущен реальный мартовский УПД на 210 000 руб., включая НДС 10 000 руб. Здесь пояснение не заменит исправление: надо подать уточнённую декларацию за I квартал, доплатить 10 000 руб. налога и рассчитать пени по статье 75 НК РФ.

Я бы не называла пояснение признанием вины. Это нормальный способ показать, что бухгалтер понимает свою цифру и подтверждает её документами. Плохой ответ — «расхождение устранено» без уточнёнки, без расчёта и без объяснения. Хороший ответ короткий, но проверяемый: номер требования, спорная запись, причина расхождения, верные реквизиты, приложенные документы и указание, представлена ли уточнённая декларация.

Не сдавайте уточнённую декларацию ради косметической опечатки, которая не меняет налог. Но и не пытайтесь пояснением закрыть недоплату: это разные задачи.

Что поставить на ежемесячный контроль после первой декларации

После первой сдачи я бы не возвращалась к режиму «увидимся двадцать пятого числа». Введите короткое ежемесячное закрытие НДС: доходы для контроля порога, новые договоры и формулировки цены, полученные авансы, выставленные УПД и счета-фактуры, книга продаж, книга покупок по допустимым вычетам. Это занимает заметно меньше времени, чем одна уточнёнка с перепиской, когда директор уже уверен, что деньги свободны.

Отделу продаж нужен простой стоп-сигнал: не обещать в договоре цену «с НДС» и не выбирать ставку без бухгалтера. На УСН в 2026 году это не формальность. Одна небрежная фраза о цене может решить, кто фактически заплатит НДС: покупатель дополнительно или сам продавец из согласованной суммы. Норма в части длящихся договоров требует смотреть договор и договорённость сторон, поэтому здесь не стоит надеяться на универсальную фразу из интернета.

Если раздел 3, книга продаж и контрольные соотношения расходятся, я начинаю с даты и первичного документа, а не с отчётного бланка. Декларация чаще всего честно повторяет данные учёта. Это хорошая новость: проблему можно локализовать и спокойно исправить. Главное — не ждать следующего письма ФНС, надеясь, что март сам рассосётся.

Главный контроль находится не в форме декларации. Он начинается в тот момент, когда менеджер согласовал цену, а бухгалтер понял, какую ставку и какой документ придётся отразить.

Как это было у моего клиента: первая декларация по НДС у ООО «Северный стол»

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный стол», небольшого поставщика мебели для кафе и офисов, в начале апреля 2026 года. У компании на УСН уже возникла обязанность по НДС, а первую декларацию бухгалтер пытался собрать сам: в марте покупатель перечислил аванс 480 000 рублей, а в апреле была отгрузка на всю эту сумму. Руководитель был уверен, что после отгрузки аванс можно просто убрать из учёта — именно на этом месте обычно и появляется путаница.

Первое, что я проверила, — договор, платёжное поручение на аванс, счёт-фактуру на аванс, УПД на отгрузку и записи в книге продаж. Выяснилось, что авансовый счёт-фактура был выписан вовремя, но его запись из книги продаж хотели удалить после отгрузки. Мы этого не сделали: аванс и реализация должны быть отражены корректно каждая в своём периоде, а зачёт аванса нужно показать так, чтобы данные книги продаж и декларации не противоречили друг другу.

Дальше мы собрали декларацию не «по разделам наугад», а от первички. Проверили раздел 9 по книге продаж, затем сверили сведения из него с разделом 3 и отдельно убедились, что раздел 8 не заполнен лишними вычетами: у клиента на УСН в той ситуации права на них не было. Заодно сопоставили обороты по 62 счёту, банк и реализацию за квартал — нашли ещё один мартовский платёж на 36 000 рублей, который менеджер подписал как оплату по старому счёту, хотя фактически это тоже был аванс.

До отправки я дала руководителю простой список сроков: не тянуть с первичкой, счетами-фактурами и сверкой с покупателями до последнего вечера перед сдачей. Декларацию отправили после контрольной проверки, а когда позже пришло автотребование по расхождению в сведениях о счёте-фактуре, уточнёнка не понадобилась: ошибка была в реквизите у контрагента. Мы подготовили пояснения, приложили нужные документы и закрыли вопрос без переделки всей декларации.

Аванс не «исчезает» из декларации сам по себе после отгрузки: сначала проверьте документы, книгу продаж и отражение зачёта, а уже потом меняйте данные.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать нулевую декларацию по НДС, если УСН освобождена от НДС?

Нет, если нет обязанности исчислять НДС по иным основаниям. В частности, её нужно проверить при выставлении счёта-фактуры с выделенной суммой налога.

Можно ли при ставке НДС 5% вычесть входной НДС поставщика?

Нет. Входной НДС по приобретениям включается в стоимость. Но при отгрузке в счёт ранее полученного аванса допускается вычет НДС, исчисленного с этого аванса.

Автотребование всегда означает, что продавец ошибся?

Нет. Нередко причина — несовпадение номера, даты или иных реквизитов у покупателя. Прежде чем подавать уточнёнку, сверяют конкретную запись и первичные документы.

Сколько времени на ответ на требование о пояснениях по НДС?

Пять рабочих дней со дня получения требования в рамках камеральной проверки. Ответ направляют электронно в установленном формате.

На что опираемся