Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2026 году

Ольга Семёнова· ·Бухгалтерский архив и документооборот ООО·~6 мин чтения
Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2026 году — иллюстрация

Архив обычно начинают сокращать в самый неподходящий момент: перед переездом, ликвидацией офиса или сменой бухгалтера. И я каждый раз вижу одну ловушку — директор слышал про «пять лет» и готов выбросить всё старше. Но в коробках лежат доказательства расходов, расчётов с бюджетом и трудового стажа. Расскажу, как я бы разобрала архив ООО в 2026 году: без складирования каждой бумажки навечно, но и без опасной экономии.

Правило «пять лет на всё» — удобный, но опасный миф

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ действительно требует хранить данные бухгалтерского и налогового учёта и документы для расчёта налогов пять лет. Но для ООО с сотрудниками на этом чтение нормы заканчивать нельзя: документы для расчёта страховых взносов хранятся шесть лет — пункт 3.4 статьи 23 НК РФ. А Закон № 402-ФЗ отсылает к архивным правилам и устанавливает для бухгалтерских документов минимум пять лет после отчётного года.

То есть старая папка не становится ненужной в день, когда ей исполнилось пять лет. Сначала определяем вид документа, затем — срок по Перечню Росархива, потом смотрим на специальную обязанность по НК РФ. Берём самый длинный применимый срок. И лишь после этого задаём вопрос об уничтожении.

Я считаю неправильным привязывать архив к календарю аренды. Нужен вам новый офис или нет — значения не имеет. Налоговая проверка, спор с контрагентом, запрос работника о стаже могут появиться тогда, когда «старые» папки уже превратились в конфетти. Восстановить первичку иногда возможно, но это долго, дорого и далеко не всегда даёт тот же доказательный результат.

Для документа, который одновременно подтверждает расход и выплату работнику, ориентируйтесь не на удобные 5 лет, а на более длительный применимый срок.

Что я бы отделила в архиве ООО в первую очередь

Первая стопка — всё, чем подтверждаются деньги и налоги: договоры с приложениями, УПД, акты, накладные, счета-фактуры, платёжные поручения, банковские выписки, авансовые отчёты, кассовые документы, регистры, декларации и квитанции об их приёме. Не все эти бумаги имеют одинаковый архивный срок, но уничтожать их до истечения налогового пятилетнего срока, а документы по взносам — шестилетнего, нельзя.

Вторая стопка — годовая бухгалтерская отчётность. Её хранение постоянно предусмотрено статьёй 268 Перечня Росархива. Промежуточная отчётность хранится пять лет, а при отсутствии годовой — постоянно. Аудиторское заключение у аудируемого лица хранится пять лет, но заключение к годовой отчётности — постоянно. На практике чаще теряются не отчёты, а пояснения, протоколы отправки и выгрузки из оператора. Я сохраняю их рядом: отчёт без подтверждения его сдачи — неполный комплект.

Третья стопка — кадровая. Приказы о приёме, переводе, увольнении и оплате труда, трудовые договоры и допсоглашения, личные карточки и лицевые счета по зарплате относятся к документам, для которых Перечень устанавливает 50/75 лет. Сокращённо это означает: документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранят 50 лет; созданные до этой даты — 75 лет. В 2026 году это касается огромного числа действующих ООО.

Четвёртая стопка — учредительные и корпоративные документы. Устав, решения участников, документы о создании, реорганизации, правах на существенное имущество не стоит оценивать по принципу «бухгалтерия уже закрыла период». Их сроки различаются по виду документа, но я не рекомендую уничтожать то, что объясняет происхождение общества, полномочия руководителя и основание крупной сделки.

Электронные сведения, отправленные в СФР, не дают ООО права выбросить собственные кадровые документы с неистёкшим сроком хранения.
Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2026 году — схема действий
Схема: Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2026 году

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и папка за 2020 год

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» в апреле 2026 года переезжает. Директор решил оставить документы только с 2021 года: «2020-й уже старый». Среди подготовленных к уничтожению бумаг — договор, УПД, акт и платёжные поручения по монтажу оборудования на 1 240 000 рублей. Оборудование используется, а с подрядчиком идёт спор о недостатках работ.

Здесь две ошибки. Первая — срок бухгалтерского хранения считают не от дня УПД, а минимум пять лет после отчётного года. Вторая — документы нужны не только для УСН. Банковская выписка докажет перевод денег, но не предмет договора, не объём принятых работ и не условия ответственности подрядчика. Если спор дойдёт до суда, одна выписка — слабая замена связке «договор — спецификация — акт — оплата».

Правильное действие несложное. «Ромашка» составляет реестр: коробка, период, вид документов, связанный договор, срок хранения и отметка о споре. Папка за 2020 год остаётся в архиве. Сканы делают для быстрого поиска, но оригиналы не уничтожают. Когда спор закончится и истекут все применимые сроки, комиссия сможет включить документы в акт на уничтожение. До того момента освобождать место именно этой папкой — экономия с неприятным послевкусием.

Сумма 1 240 000 рублей в примере не влияет на срок хранения. Она показывает, почему одна выброшенная папка может оказаться ценнее аренды архивного шкафа на годы.

Кадровый архив — не приложение к зарплате

При смене бухгалтера в первую очередь передают базу 1С и банковские выписки. Кадровые папки нередко остаются у специалиста по кадрам, бывшего директора или в личном шкафу. Это плохой порядок. Работодателем остаётся ООО, и именно оно должно обеспечить сохранность документов, из которых можно подтвердить стаж, должность, переводы и условия труда.

Типичная ситуация: ООО «Тёплый дом» освобождает офис в 2026 году и хочет оставить лишь расчётные листки за последние шесть лет. В коробках лежат 37 трудовых договоров, приказы о приёме и увольнении, личные карточки за 2009–2015 годы. Их нельзя списать как обычную зарплатную первичку: это документы по личному составу со сроком 50 лет. Уничтожение создаст проблему не только при контроле, но и при обращении работника за подтверждением трудовой истории.

Я бы начала с разделения кадровых документов по годам увольнения и видам: приём, перевод, увольнение, договоры, личные карточки, лицевые счета. Затем приказом назначила ответственного за архив, определила помещение и порядок выдачи копий. Если ООО ликвидируется, вопрос не исчезает: организация обязана обеспечить сохранность архивных документов и передать документы с неистёкшими сроками хранения в установленном порядке. Оставить коробки «на хранение» бывшему директору — не решение.

Не надо пугать себя тем, что цифровые системы бесполезны. Они полезны. Но у них другая роль: это дополнительный источник сведений, а не индульгенция на уничтожение кадрового оригинала. Когда дело касается стажа, я предпочитаю иметь и цифровой след, и системный бумажный либо юридически значимый электронный архив.

Если вы не уверены, относится ли документ к личному составу, не применяйте к нему короткий срок «на глаз». Сверьте дату создания и позицию Перечня Росархива.

При смене бухгалтера передают не коробки, а доказательства

Фраза «всё есть в 1С» меня не успокаивает. Учётная база показывает, как операция отражена в учёте; первичка, договор и платёжное подтверждение объясняют, почему она вообще появилась. Если после ухода бухгалтера доступ к ЭДО остался на его личном телефоне, а договоры — в его облаке, у ООО нет управляемого архива, даже если баланс сошёлся.

До передачи я советую разделить архив на три части: бумага, ЭДО и учётная база. По бумаге нужен реестр коробок и дел. По ЭДО — наименование оператора, идентификаторы, выгрузка документов, права доступа и сведения о сертификатах. По базе — версия, дата резервной копии, место хранения и кто имеет права администратора. Отдельный список отсутствующих документов обязателен: это не обвинение прежнего бухгалтера, а план, по которому ещё можно запросить дубликаты у контрагентов.

Акт приёма-передачи пишут конкретно. Запись «архив за 2021–2025 годы, десять коробок» не полезна. Нужны периоды, виды документов, номера папок, наличие деклараций с квитанциями, кадровых дел, договоров, электронных выгрузок и доступов. Ещё важнее — прямо указать, чего нет. Подпись нового бухгалтера не превращает отсутствующий УПД в существующий, зато через год не придётся гадать, кто должен был его передать.

При смене руководителя передача документов бухгалтерского учёта прямо предусмотрена частью 4 статьи 29 Закона № 402-ФЗ; порядок организация определяет сама. При смене только бухгалтера закон не даёт готовой формы, и это как раз тот случай, где лучше не ждать инструкции сверху: закрепите свой порядок приказом и договором с аутсорсером.

Аутсорсер может хранить копии по договору, но обязанность ООО организовать сохранность бухгалтерских документов остаётся у самого общества.

Что всё-таки можно уничтожить — и как сделать это спокойно

Я не призываю хранить каждую черновую распечатку до конца света. Дубликаты без самостоятельного значения, рекламные материалы, технические черновики и часть оперативной переписки обычно не требуют вечной аренды склада. Но отбор начинает не шредер, а экспертиза ценности: документ сопоставляют с Перечнем Росархива, специальными нормами и номенклатурой дел.

Рабочий порядок такой: проверить окончание срока, убедиться, что нет проверки, спора, незакрытого обязательства или потребности подтвердить права работника, оформить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и только потом уничтожать. Для конфиденциальных кадровых документов важно обеспечить невозможность восстановления персональных данных. Сам акт и номенклатуру дел я бы сохраняла: позже они объяснят, почему конкретной бумаги в архиве нет.

С электронными документами та же логика. Сохраняйте не случайную распечатку XML, а сам электронный документ и средства, позволяющие его воспроизвести и проверить подпись, если это требуется для его юридической значимости. Закон № 402-ФЗ отдельно говорит о хранении средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи не менее пяти лет после последнего использования для отчётности.

Главный приоритет на практике — не идеальная классификация каждой скрепки. Сначала защитите первичку по текущим налоговым периодам, документы по взносам, годовую отчётность, кадровые дела и доступы к ЭДО. Остальное можно разбирать планово. Архив, который можно найти за пять минут, полезнее архива, который якобы хранит всё, но найти в нём ничего нельзя.

Штраф за нарушение — не единственный риск и часто не самый болезненный. Гораздо хуже не подтвердить расход, вычет, расчёт взносов или стаж работника именно тогда, когда документ понадобился.

Как это было у моего клиента: архив ООО «Тёплый дом» после смены бухгалтера

ООО «Тёплый дом» занимается ремонтом квартир. Мы взяли компанию на обслуживание в марте 2026 года, когда прежний бухгалтер передал директору несколько коробок без нормальной описи и сказал, что всё важное внутри. У директора был простой вопрос: можно ли освободить склад и выбросить папки за 2019–2020 годы, ведь «пять лет уже прошло».

Первое, что я проверила, — не сами коробки, а какие периоды ещё могут понадобиться для налогов и расчётов. В папке за 2020 год нашлись договоры с подрядчиками, акты, счета-фактуры и платёжные поручения по ремонту офисного помещения на 1 480 000 рублей, в том числе НДС 246 667 рублей. Были и документы по двум сотрудникам: трудовые договоры, приказы о приёме, табели и расчётные ведомости. Часть листов лежала вперемешку, а по одному подрядчику не хватало акта сверки.

Мы составили опись: отдельно выделили первичку и договоры, отдельно банковские документы, налоговую отчётность и кадровые бумаги. Затем запросили у подрядчика копию недостающего акта сверки, а из банка выгрузили подтверждения платежей. Я сразу предупредила директора: документы, которыми подтверждены расходы и вычет НДС, нельзя оценивать только по правилу «прошло пять лет» — сначала нужно понимать, закрыт ли риск по конкретному периоду и для чего эти бумаги могут понадобиться.

Кадровые документы мы вообще не включали в список на уничтожение. По одному сотруднику в 2020 году менялись должность и оклад, а это влияет на подтверждение его трудовой истории и начислений. Мы разложили кадровый архив отдельно, восстановили номенклатуру дел и сделали понятный реестр: что хранится, за какой период и где лежит оригинал.

В итоге склад не превратился в музей старых папок: дубли, черновики и незначимые распечатки мы подготовили к уничтожению по акту, а подтверждающие документы сохранили и привели в порядок. Через несколько месяцев директору понадобились документы для ответа на запрос по контрагенту за 2020 год — нужный договор, акт и платёж нашли за несколько минут, а не в режиме «кажется, это было в синей коробке».

Прежде чем уничтожать старые папки, отделите макулатуру от документов, которые ещё могут защитить деньги компании и права сотрудников.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли в 2026 году уничтожить первичку за 2020 год?

Не автоматически. Минимальный бухгалтерский срок считают после отчётного года, а затем проверяют наличие спора, проверки, незакрытого обязательства и более длинного срока по конкретному виду документа. Для документов по страховым взносам действует шестилетняя обязанность НК РФ.

Достаточно ли сохранить сканы договоров и УПД?

Нет, не во всех случаях. Сканы полезны как резерв и средство поиска, но не заменяют бумажный оригинал. Электронный оригинал нужно сохранить в юридически значимом виде, с возможностью воспроизведения и проверки подписи.

Кто отвечает за архив, если бухгалтерия на аутсорсинге?

ООО и его руководитель. В договоре с подрядчиком следует закрепить порядок хранения, резервного копирования и передачи, но это не отменяет обязанности общества обеспечить сохранность документов.

Нужно ли передавать кадровый архив при ликвидации ООО?

Да. Документы с неистёкшими сроками хранения, включая документы по личному составу, нельзя оставить бывшему директору или выбросить. Передачу в установленном порядке нужно организовать заранее.

На что опираемся