Лимит численности для УСН: кого считать и как не утратить режим

В 2026 году у лимита один потолок — 130 человек

Для применения УСН средняя численность работников за отчётный или налоговый период не должна превышать 130 человек. Это условие установлено подпунктом 15 пункта 3 статьи 346.12 НК РФ. В 2026 году оно не изменилось: ФНС прямо подтверждает лимит 130 человек.

Цифра «100» всё ещё вызывает у собственников нервный тик. Понимаю: раньше она была рубежом повышенных ставок. Но с 1 января 2025 года ставки 8% и 20% отменены Федеральным законом № 176-ФЗ. В 2026 году превышение 100 человек само по себе не меняет ставку УСН и не лишает режима. Для обычной УСН ориентир один: 130.

Это хорошая новость, но не повод перестать считать людей. Запас в одну-две единицы — не запас, а надежда на то, что никто не откроет реестр договоров. Я считаю разумным ставить внутренний сигнал на 120: тогда ещё можно спокойно спланировать найм, а не восстанавливать учёт после утраты режима.

И ещё одна важная честность. Лимит численности — не единственное условие УСН. В 2026 году есть также ограничения по доходам, основным средствам, долям участия и видам деятельности. Но не надо валить всё в одну таблицу: сначала сделайте корректный расчёт людей. Это тот участок, где ошибаются чаще всего.

• До 130 человек включительно — условие по численности для УСН соблюдено.
• Больше 100 человек — в 2026 году не влечёт повышенную ставку УСН.
• Больше 130 человек — основание утратить право на УСН.
• Базовые ставки УСН: 6% для объекта «доходы» и 15% для объекта «доходы минус расходы»; региональная льгота возможна только при соблюдении федеральных и региональных условий.

Кого включать: трудовой договор — не единственный источник риска

Налоговый кодекс не предлагает свою упрощённую формулу. Он требует определять среднюю численность в порядке, который Росстат использует для федерального статистического наблюдения. В действующих Указаниях к форме П-4 это сумма трёх величин: среднесписочной численности, средней численности внешних совместителей и средней численности исполнителей по гражданско-правовым договорам.

В среднесписочную численность входят работники по трудовым договорам. Отпуск, больничный, командировка не делают человека «невидимым»: в обычных случаях он продолжает учитываться. Внутреннего совместителя второй раз не добавляют — это один работник, а не две единицы для лимита. Сотрудник на неполном рабочем времени, установленном трудовым договором, учитывается пропорционально отработанному времени. Но работника с сокращённым рабочим временем по закону, например несовершеннолетнего, считают как целую единицу. Эта разница кажется мелочью, пока показатель не оказался на отметке 129,6.

Внешний совместитель в среднесписочную численность не попадает, зато участвует в отдельном расчёте пропорционально фактически отработанному времени. То есть бухгалтер на 0,5 ставки в другой организации — не ноль и не обязательно целый человек. Нужны часы по табелю, а не догадки по формулировке в договоре.

С ГПХ нюанс тоньше. В расчёт включают физических лиц, выполняющих работы или оказывающих услуги по таким договорам, по каждому календарному дню срока договора как целые единицы. Однако исполнители — ИП и физлица на НПД, то есть самозанятые, в среднюю численность работников по ГПД по Указаниям П-4 не включаются. Это не разрешение массово переименовать работников в самозанятых. Если человек фактически подчиняется графику, получает регулярную оплату за трудовую функцию и встроен в процесс, риск переквалификации в трудовые отношения никуда не испаряется.

Чаще всего бизнес ошибается не из злого умысла, а по привычке: самозанятых считают лишними, а обычных физлиц по ГПД — не считают вообще. Я бы разделяла эти две категории отдельными строками реестра. Статус исполнителя и его ИНН нужно проверять на дату договора, а не вспоминать задним числом, когда цифра уже стала неудобной.

• Основной работник по трудовому договору — включается в среднесписочную численность.
• Внутренний совместитель — учитывается один раз.
• Внешний совместитель — включается отдельно, пропорционально фактически отработанному времени.
• Исполнитель-физлицо по ГПД — включается за календарные дни действия договора.
• Исполнитель — зарегистрированный ИП или самозанятый на НПД — не включается в группу исполнителей по ГПД по методике П-4.

Как я считаю показатель: три таблицы, а не одна красивая цифра

Сначала считаем каждый месяц. По списочным работникам суммируем численность за каждый календарный день месяца; за выходной или праздник берём число работников за предшествующий рабочий день. Сумму делим на количество календарных дней месяца. Затем отдельно считаем внешних совместителей по фактически отработанному времени и отдельно — исполнителей по ГПД по календарным дням действия их договоров. После этого складываем три результата.

Для квартала берут средние показатели за месяцы квартала и делят на три; для периода с начала года — складывают месячные результаты и делят на число месяцев периода. Не советую округлять дроби вниз на каждом промежуточном шаге. Росстат допускает в форме П-4 два знака после запятой, а НК РФ не даёт отдельного правила, позволяющего бизнесу «срезать» дробную часть ради лимита. Храните расчёт с дробями и фиксируйте итог так, как сформирован показатель по применяемому статистическому порядку.

Разберём на примере ООО «Ромашка». В апреле среднесписочная численность — 121 человек. Четыре внешних совместителя отработали каждый половину нормы, значит, в расчёт добавляется 2. Ещё восемь обычных физлиц работали по ГПД весь месяц: добавляем 8. Два дизайнера — самозанятые на НПД, поэтому в группу ГПД для средней численности по П-4 не входят. Итого за апрель — 131.

Директор «Ромашки» смотрит на штатные 121 и считает, что до лимита далеко. Это типичная ошибка. Правильное действие — не искать задним числом новый статус для исполнителей, а проверить, верно ли определены часы совместителей, даты ГПД и статус НПД. Если исходные данные подтверждаются, лимит превышен. Дальше нужно не спорить с цифрой, а запускать переходный план.

Короткие ГПД тоже способны испортить картину. Если один физлицо-исполнитель работал по договору 10 дней апреля, он даст в среднюю численность апреля 10/30, то есть 0,33. По отдельности это кажется ерундой. Пятнадцать таких договоров уже дают около пяти единиц. Поэтому «это была разовая помощь» — нормальное объяснение деловой ситуации, но не основание убрать договор из расчёта.

• Соберите табели и численность списочного состава по дням.
• Отдельно пересчитайте часы внешних совместителей.
• Выгрузите все активные ГПД с физлицами и даты их действия.
• Отметьте в реестре исполнителей со статусом ИП и НПД.
• Сохраните месячные расчёты и первичные документы: на границе лимита память не является доказательством.

Что происходит после 130: УСН прекращается с начала месяца превышения

Если средняя численность превысила 130 человек, право на УСН утрачивается с начала месяца, в котором допущено несоответствие условию. Это действующая редакция пункта 4 статьи 346.13 НК РФ. Не с даты требования от инспекции и не с нового года. Именно поэтому «досчитаем, когда будем делать декларацию» — плохая привычка: она превращает один кадровый вопрос в несколько месяцев восстановленного налогового учёта.

Продолжим пример с «Ромашкой». По апрельскому расчёту — 131 человек. Компания должна исходить из утраты УСН с 1 апреля. Первое, что я бы сделала: зафиксировала расчёт и документы, проверила его вторым человеком, затем поставила в один список операции с 1 апреля, договоры с покупателями, статус НДС и первичные документы. На этом этапе особенно опасны счета и акты, где цена согласована без ясной оговорки о налогах.

Дальше налогоплательщик сообщает в инспекцию о переходе на иной режим в срок, установленный пунктом 5 статьи 346.13 НК РФ: не позднее 15 календарных дней по истечении отчётного или налогового периода, в котором утрачено право. В 2026 году ФНС утвердила новую форму уведомления (сообщения) по УСН приказом от 30.04.2026 № ЕД-1-3/285@; для сообщения об утрате права предусмотрено основание представления «6». Не путайте этот срок со сроком декларации по УСН: это разные действия.

Не буду обещать универсальное решение по НДС при утрате УСН. Оно зависит от даты отгрузки, полученных авансов, цены договора и выбранного ранее порядка НДС. Здесь опасны готовые рецепты из поисковой выдачи. Сначала составляют реестр операций переходного месяца, затем определяют налоги и документы по каждой группе сделок. В реальной работе это гораздо спокойнее, чем кажется, если не прятать проблему до конца квартала.

Вернуться на УСН после утраты права можно не ранее чем через один год после утраты. Это правило пункта 7 статьи 346.13 НК РФ. Поэтому контролировать лимит нужно не ради формальной галочки: один лишний человек способен поменять налоговый режим намного дольше, чем длился его договор.

• Проверьте расчёт и все первичные данные сразу после обнаружения превышения.
• Определите первый день месяца, с которого УСН утрачена.
• Подайте сообщение об утрате права в срок по пункту 5 статьи 346.13 НК РФ.
• Настройте учёт налогов общего режима и проведите инвентаризацию сделок переходного периода.
• Проверьте договоры с покупателями до оформления новых документов.

Разберём ещё один сценарий: растущий бизнес без паники

ИП Соколов работает на УСН и к марту имеет среднюю численность 116. На лето ему нужны люди для сезонных заказов: шесть штатных работников, два внешних совместителя по четверти нормы и девять физлиц по обычным договорам услуг. Собственник сначала считает только новых штатных: 122, значит, всё спокойно. Но корректный прогноз на июнь: 122 + 0,5 + 9 = 131,5. До подписания договоров ещё есть время — и это принципиально меняет разговор.

Я не советую в такой ситуации срочно переводить всех в самозанятые. Сначала нужно ответить на нормальный деловой вопрос: это разовые самостоятельные исполнители или фактически новые сотрудники? Если второе — оформляйте трудовые отношения и заранее планируйте ОСНО. Если первое — проверяйте статус НПД, самостоятельность исполнителя, отсутствие признаков подмены труда и экономический смысл модели. Налоговая экономия не может быть единственным смыслом конструкции; это слишком хрупкий фундамент.

Соколов выбирает другую тактику: часть задач отдаёт подрядчику-организации, а для двух постоянных ролей заключает трудовые договоры. Подрядчик сам организует выполнение результата, а не предоставляет людей под ежедневное руководство Соколова. В его собственной численности остаются 124,5. Это не «обход лимита», если договор действительно о результате и подрядчик независим. Но если заказчик ежедневно распределяет задачи между людьми подрядчика и ведёт им табель, название договора уже никого не спасёт.

Вывод простой. Лимит не запрещает рост. Он запрещает относиться к способу привлечения людей как к полю для формальных перестановок. Я за тот вариант, который выдержит чтение договора, банковских платежей, переписки и реального рабочего дня — одновременно.

• Перед сезонным наймом делайте прогноз средней численности минимум на три месяца.
• Отделяйте самостоятельный подряд от предоставления персонала под управление заказчика.
• Проверяйте статус НПД исполнителя до оплаты и периодически в ходе сотрудничества.
• Если показатель близок к 130, согласовывайте новый договор с бухгалтером и юристом до подписания.

Мой порядок контроля: один реестр, четыре контрольные точки

Я бы не строила вокруг численности отдельный бюрократический завод. Для малого бизнеса достаточно одного ежемесячного реестра, владельцем которого назначен кадровик или бухгалтер. В нём должны быть: список работников и их режим времени, часы внешних совместителей, все ГПД с физлицами, даты начала и окончания работ, а также отметка о статусе ИП или НПД. Список «договоры, которые помним» не работает.

После закрытия месяца в реестр попадают фактические данные, а не план. До следующей выплаты по ГПД или оформления нового человека делается короткий прогноз. Я обычно ставлю четыре отметки: 120 — начать планирование, 125 — перепроверять каждый новый договор с физлицом, 129 — считать влияние до подписания, 130 — немедленно перепроверить расчёт и подготовить план перехода. Эти внутренние уровни закон не устанавливает; это моя практическая страховка от декабрьского аврала.

Особое внимание — расхождениям. Сверяйте кадровую программу, табели, выплаты физлицам, договоры и сведения в расчёте по страховым взносам. У каждого документа своя задача, поэтому цифры не обязаны совпадать буквально. Но необъяснимое расхождение почти всегда означает, что один из реестров давно живёт отдельной жизнью.

На что можно не тратить силы: не нужно ежедневно пересчитывать лимит при штате 15 человек и редких договорах с ИП. Не нужно держать видимость порядка в папках при отсутствии реестра. И точно не нужно надеяться, что инспекция не увидит выплаты физлицам. Лучше десять минут в конце месяца, чем потом неделя реконструкции того, кого, когда и на каком основании вы привлекали.

• Закрывайте реестр численности ежемесячно.
• Сверяйте его с табелями, кадровыми приказами, ГПД и выплатами физлицам.
• Считайте отдельно штат, внешних совместителей и обычных физлиц по ГПД.
• Делайте прогноз до оформления массового найма или сезонных договоров.
• При цифре около 130 проверяйте расчёт и модель договоров до совершения новых выплат.

Частые вопросы