Сотрудник без карты: как я оформляю зарплату наличными в ООО

Сначала договоримся о наличных и проверим исключения

Я спокойно отношусь к зарплате через кассу. Законность выплаты определяется не наличием банковской карты, а оформлением трудовых отношений, начислений и самой выдачи. Статья 136 ТК РФ допускает выплату по месту работы. Поэтому отсутствие карты само по себе не повод откладывать зарплату или отправлять сотрудника разбираться с банком. Если человеку подходит перевод на счёт без карты, это тоже вариант, но навязывать его я не предлагаю.

Начинаю с трудового договора. Если там закреплён исключительно банковский перевод, беру заявление и оформляю письменное допсоглашение по статье 72 ТК РФ. Рабочая формулировка заявления: «Прошу с 1 сентября 2026 года выплачивать заработную плату наличными через кассу работодателя». Добавляем Ф. И. О., должность, дату и подпись. Причину отсутствия карты расписывать незачем. Минтруд также высказался против отказа при соответствующем заявлении. Это позиция ведомства в письме от 14.10.2024 № 14-1/ООГ-5961.

Здесь часто путают сроки: предусмотренные статьёй 136 пятнадцать календарных дней относятся к уведомлению о смене банка. Для перехода на наличные такой специальный срок законом не установлен. Я всё равно прошу сообщать заранее: бухгалтеру нужно подготовить документы, а кассиру — деньги. Это организация работы, а не придуманное законное основание отказать. ТК РФ, статья 136.

Ведомость или отдельный РКО: выбираю по числу получателей

Когда наличные получает один сотрудник, мне удобнее отдельный расходный кассовый ордер — РКО по форме КО-2, код 0310002. Пункт 6 Указания Банка России № 3210-У позволяет такую выдачу. Дополнительно составлять платёжную ведомость ради единственной подписи не требуется. В основании РКО указываю зарплату и оплачиваемый период, а сумму ставлю к выдаче после НДФЛ и других законных удержаний.

Для группы работников использую платёжную ведомость Т-53, код 0301011, либо расчётно-платёжную Т-49, код 0301009. Именно эти формы названы в кассовых правилах. Т-53 подтверждает выдачу; Т-49 объединяет расчёт и выплату. После выдачи по ведомости нужен РКО на фактически полученную работниками общую сумму. Отдельные РКО на каждого получателя поверх той же ведомости я не создаю: лишние документы легко превращаются в двойное списание.

Не смешивайте расчёт зарплаты с подтверждением её получения. Табель и расчётный регистр объясняют начисление, подпись в РКО или ведомости подтверждает выдачу, расчётный листок сообщает сотруднику состав зарплаты и удержаний. Одно другим не заменяется. Форму листка утверждает работодатель с учётом мнения представительного органа работников, если он есть.

В комплекте также нужны кассовая книга КО-4 и документы на поступление наличных. Полномочия кассира закрепляем распорядительным документом; эту работу может выполнять руководитель. Кассовые документы подписывают бухгалтер или главбух, при их отсутствии — руководитель, а также кассир. Если директор сам оформляет документы и ведёт кассовые операции, подписывает он. Указание № 3210-У, пункты 4–6.5.

Проверяю, откуда взялись деньги и кто их получает

Деньги на зарплату можно снять с расчётного счёта ООО или взять из поступившей в кассу наличной выручки за товары, работы, услуги. Полученные из банка наличные оприходуем по ПКО. Если используем уже оприходованную выручку, повторного прихода «на зарплату» не делаем. Но не любое поступление в кассу разрешено сразу расходовать: обычное ООО должно сначала зачислить наличный заём учредителя на банковский счёт, а затем снять деньги для выплаты. Это следует из пункта 1 Указания № 5348-У и разъяснения Банка России.

Ограничение наличных расчётов в 100 000 рублей по одному договору здесь часто вспоминают напрасно. Оно относится к расчётам между организациями и ИП и не ограничивает размер зарплаты, выдаваемой сотруднику. А вот лимит остатка кассы проверять нужно. В зарплатные дни допускается превышение по правилам пункта 2 Указания № 3210-У. Малому предприятию, решившему работать без лимита, я рекомендую оформить это решением руководителя и отменить прежний приказ о лимите, если он действовал.

При выдаче кассир удостоверяется, что деньги получает указанный в документе человек, проверяет документ и получает подпись сотрудника. Для бумажной выдачи нужна собственноручная подпись; электронное оформление требует электронной подписи по кассовым правилам. Вариант «передайте коллеге, он завтра распишется» я останавливаю сразу. Получение представителем оформляется отдельно, с проверкой полномочий. Знакомство с коллективом доверенность не заменяет.

Разберём на примере: один сотрудник, две выдачи

Допустим, в ООО «Ромашка» сотрудник получает зарплату наличными. Он работает по сменному графику. За полностью отработанный август 2026 года ему начислено 60 000 рублей: по условиям примера и табелю за каждую половину месяца — по 30 000. Установленные дни выплаты — 25-е число текущего месяца и 10-е следующего. В обоих примерах работники — граждане РФ и налоговые резиденты, вычетов и других удержаний нет, основная налоговая база с начала года не превышает 2,4 млн рублей. Поэтому применяем НДФЛ 13 % по пункту 1 статьи 224 НК РФ.

Ошибка в первоначальном плане бухгалтера: выдать 25 августа все 30 000 рублей, а НДФЛ удержать только при окончательном расчёте. Я исправляю это до выдачи. Зарплата за первую половину месяца тоже образует доход при выплате: удерживаем 3 900 рублей и выдаём 26 100. Слово «аванс» не освобождает от НДФЛ. НК РФ, статья 226.

Последовательность простая. На 25 августа готовим расчёт, принимаем снятые в банке 26 100 рублей по ПКО, оформляем РКО с указанием периода, выдаём деньги под подпись и отражаем расход в кассовой книге. На 10 сентября повторяем процедуру: ещё 26 100 сотруднику и 3 900 удержанного налога. За месяц работник получает 52 200 рублей, НДФЛ составляет 7 800. Расчётный листок показывает начисленные 60 000, удержания и выплаты.

В примере используем обычные уведомления. По НДФЛ от 25 августа уведомление подаём не позднее 3 сентября, уплату обеспечиваем не позднее 7 сентября: установленное 5 сентября приходится на субботу. По выплате 10 сентября сроки — 25 и 28 сентября соответственно. Результат: в кассовых документах, расчёте зарплаты и налоговом регистре совпадают суммы и реальные даты. Сам факт снятия денег в банке доходом сотрудника ещё не был.

Пять дней по ведомости не дают отсрочку зарплаты

Самая неприятная путаница — между кассовым сроком и сроком перед работником. Руководитель устанавливает период выдачи по ведомости продолжительностью не больше пяти рабочих дней, включая день получения наличных с банковского счёта. Но статья 136 ТК РФ требует платить не реже чем каждые полмесяца и не позднее пятнадцати календарных дней после окончания оплачиваемого периода. Если зарплатная дата выпала на выходной или праздник, платим накануне. Открытая ведомость не разрешает задержать деньги пришедшему за ними сотруднику.

Я предпочитаю для небольшого коллектива организовать выдачу в установленный зарплатный день. Если ведомость используется несколько дней, отдельно фиксирую фактическую дату получения денег каждым человеком: она нужна для НДФЛ. Ни дата открытия ведомости, ни дата итогового РКО не могут автоматически стать общей датой дохода для всех. Обычный календарь уведомлений и уплаты установлен пунктом 9 статьи 58 и пунктом 6 статьи 226 НК РФ.

С 1 сентября 2026 года можно добровольно подавать уведомления по НДФЛ и взносам за будущие периоды до конца текущего года, сохраняя разбивку по периодам. Сроки уплаты от этого не сдвигаются; если фактическая сумма превысила заявленную, требуется новое уведомление за соответствующий период. При нестабильных наличных выплатах я предпочитаю обычный порядок: прогноз легко расходится с фактической явкой работников. ФНС об изменении по Закону № 425-ФЗ.

• НДФЛ удержан с 1-го по 22-е число: обычное уведомление — до 25-го, уплата — до 28-го числа этого месяца.
• НДФЛ удержан с 23-го по последний день месяца: уведомление — до 3-го, уплата — до 5-го числа следующего месяца.
• Для удержаний с 23 по 31 декабря уведомление и уплата — не позднее последнего рабочего дня года. Если обычный срок по НК РФ попадает на нерабочий день, действует перенос по пункту 7 статьи 6.1 НК РФ.

Разберём на примере: в ведомости трое, пришли двое

Допустим, ООО «Вектор» назначило выдачу оставшейся зарплаты за август на 10 сентября 2026 года и оформило ведомость только на этот день. Каждому из трёх работников осталось начисленных 30 000 рублей: ожидаемый НДФЛ — 3 900, наличными — 26 100. В кассу подготовили 78 300 рублей. Двое получили 52 200, третий не явился, хотя деньги были готовы и о времени выдачи его известили.

Бухгалтер собирался провести РКО на все 78 300: ведомость ведь уже напечатана. Здесь я сверяю выдачу с подписями. В РКО на зарплату должна попасть фактически выданная сумма 52 200 рублей. Не полученные 26 100 остаются в кассе и не исчезают из долга перед сотрудником. ООО сдаёт этот остаток в банк, поскольку по условиям примера установленный лимит не позволяет оставить его после завершения зарплатного периода. Сдачу оформляет отдельной кассовой операцией. Предварительно рассчитанные для отсутствующего сотрудника 3 900 рублей ещё не считаются удержанным НДФЛ.

В своём порядке учёта я сохраняю отметку о неполучении и отдельный учёт депонированной задолженности. Но требование ставить именно отметку «депонировано» из пункта 6.5 Указания № 3210-У исключили ещё в 2020 году Указанием № 5587-У. Не нужно объявлять старый штамп самостоятельной обязанностью по действующим кассовым правилам. Нужны понятные документы: кто не получил деньги, сколько осталось и где учтён долг.

Сотрудник приходит 24 сентября. Бухгалтер подтверждает расчёт налога на фактическую дату выплаты; по условиям примера он не изменился. ООО обеспечивает наличные и выдаёт 26 100 рублей по новому РКО, удержав 3 900 рублей НДФЛ этой датой. Снятие наличных и их возврат в банк не создавали дохода работника. Для этих 3 900 при обычном порядке уведомление и уплата приходятся на 5 октября: срок уведомления 3 октября выпадает на субботу. В результате первая ведомость подтверждает только реальные выплаты, а последующий РКО — погашение оставшегося долга.

Что я сверяю после выдачи, пока документы под рукой

Сначала проверяю подписи, суммы и даты, затем остаток кассы. Это важнее красивой папки и привычного количества печатей. В бумажных ПКО и РКО исправления не допускаются по пункту 4.7 Указания № 3210-У. Ошибку, обнаруженную до выдачи, исправляем переоформлением документа. Если деньги уже выданы, разбираем реальную операцию и её отражение, а не просим сотрудника подписать удобную бухгалтерии дату задним числом.

Потом отделяю НДФЛ от страховых взносов. Взносы платит ООО за свой счёт: уменьшать на них сумму сотруднику нельзя. По общему порядку взносы по НК РФ рассчитываются с начисленных облагаемых выплат и уплачиваются не позднее 28-го числа следующего месяца; ожидание сотрудника у кассы этот срок не переносит. Взносы на травматизм перечисляются отдельно в СФР не позднее 15-го числа следующего месяца, с предусмотренным законом переносом нерабочей даты. Основания — пункт 3 статьи 431 НК РФ и пункт 4 статьи 22 Закона № 125-ФЗ.

Наконец, проверяю расходы. На УСН «доходы минус расходы» одного начисления зарплаты недостаточно: подпункт 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ связывает признание расходов на оплату труда с погашением задолженности. Поэтому неподписанная ведомость — плохое основание считать деньги выданными и долг погашенным. Я добиваюсь, чтобы расчёт, подтверждение выдачи и налоговый учёт рассказывали одну и ту же историю. Тогда наличная зарплата перестаёт быть ежемесячным расследованием.

Частые вопросы