АУСН: как выстроить зарплату и кадровый контур без сбоев

Ольга Семёнова· ·АУСН и налоги малого бизнеса·~7 мин чтения
АУСН: как выстроить зарплату и кадровый контур без сбоев — иллюстрация

На АУСН зарплата редко ломается из-за сложной формулы. Обычно её ломает разрыв между кадровиком, бухгалтером и банком: договор подписали в одной папке, деньги отправили из другой, а сведения для расчёта НДФЛ вспомнили потом. Я, Семёнова Ольга Владимировна, считаю такой режим удобным только для бизнеса, который готов к дисциплине. Ниже — мой практический порядок: что настроить первым, где автоматизации нельзя верить на слово и как не потерять право на АУСН из-за «временного» сотрудника.

АУСН подходит не каждому работодателю — и это нормально

Я не начинаю разговор об АУСН со ставок. Сначала смотрю на людей и на деньги. Режим рассчитан на очень небольшой, прозрачный бизнес: средняя численность работников за месяц — не более 5 человек, годовой доход — не более 60 млн рублей, остаточная стоимость основных средств у организации — не более 150 млн рублей. Если вы всё время балансируете на границе численности, АУСН может оказаться не облегчением, а ежемесячной тревогой.

Есть ещё условие, которое часто недооценивают: зарплата работникам выплачивается только в безналичной форме. Наличные «на один раз», выдача из кассы в конце тяжёлого месяца, перевод сотруднику с личной карты директора — это не мелкие технические огрехи. Они выбивают процесс из той модели, на которой построена автоматизация АУСН. Я бы сразу закрепила один маршрут: начисление в зарплатной программе, выплата с расчётного счёта, понятные сведения в сервисе уполномоченного банка.

Не надо путать освобождение от большинства страховых взносов с отменой обязанностей работодателя. Трудовой договор, приказ, табель, отпускные документы, расчётный листок, воинский учёт при наличии обязанности и сведения в СФР остаются. АУСН не оформляет человека на работу и не превращает регулярный перевод без документов в «безопасную выплату». Она лишь берёт на себя часть расчётов, если вы дали ей корректные исходные данные.

Моя позиция простая: если в компании регулярно появляются люди «на пару недель» и выплаты делаются по ситуации, сначала наведите порядок в кадровом и платёжном контуре. Переходить на АУСН в этом состоянии рано.

Банк рассчитывает НДФЛ, но не читает ваши мысли

На АУСН уполномоченный банк может исполнять функции налогового агента по НДФЛ. Именно слово «может» иногда создаёт ложное чувство безопасности. Банк не знает, за что вы платите человеку, какие вычеты ему положены, где необлагаемая компенсация, а где премия, пока вы не передадите сведения. Для каждого физлица нужны идентификационные данные, вид и сумма дохода, а также сведения о стандартных и профессиональных вычетах.

По выплатам в рамках АУСН банк рассчитывает НДФЛ по ставке 13%. Если доход физлица превысит предел, при котором применяется эта ставка, доплату налога налоговая рассчитает сама и направит физлицу уведомление. Работодателю не нужно пытаться вручную собрать доходы сотрудника у других работодателей. Но свою часть работы — правильно передать собственные выплаты и вычеты — никто за него не сделает.

Если данные банку не переданы, расчёт НДФЛ придётся сделать самостоятельно и не позднее 5-го числа следующего месяца направить сведения через личный кабинет налогоплательщика. Именно здесь чаще всего и рождаются ошибки: директор уверен, что «банк всё видит», а банк видит только движение денег. Я предпочитаю не оставлять этот сценарий на аварийный случай и проверять статус приёма сведений после каждой зарплатной выплаты.

Назначение платежа «перевод средств» не делает выплату понятной. Внутренняя ведомость, корректный вид дохода и переданные банку данные важнее, чем оптимистичное название платёжки.
АУСН: как выстроить зарплату и кадровый контур без сбоев — схема действий
Схема: АУСН: как выстроить зарплату и кадровый контур без сбоев

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и премия, которую «сам посчитает банк»

Допустим, ООО «Ромашка» применяет АУСН и держит четырёх работников. Менеджеру за апрель начислены оклад 90 000 рублей и премия 30 000 рублей. Директор отправляет сотруднику 120 000 рублей одним платежом, а в банковском сервисе не указывает вид выплаты и не передаёт заявление работника на стандартный вычет. Логика знакомая: деньги ушли, дальше машина разберётся. Нет, не разберётся так, как нужно вам.

До применения вычетов НДФЛ с 120 000 рублей по ставке 13% составляет 15 600 рублей, а сумма к выплате — 104 400 рублей. Но это лишь арифметика. Настоящая ошибка «Ромашки» — в отсутствии связки между основанием для премии, расчётной ведомостью и сведениями для банка. Если право на вычет было подтверждено, но его не передали, сотруднику удержат больше. Потом налог надо будет возвращать по процедуре, а не просто сказать человеку: «в следующем месяце как-нибудь зачтём».

Правильный порядок выглядит скучно — и этим хорош. Сначала оформляем основание для премии и отражаем оба начисления. Затем проверяем вычеты, формируем ведомость, передаём банку сведения о доходе и контролируем результат. После этого сопоставляем начислено, удержано и перечислено. На АУСН я особенно советую вести такую сверку: привычные 6-НДФЛ и справки о доходах в налоговую не сдаются, поэтому ошибка не должна ждать годового закрытия, чтобы стать заметной.

Для объекта «доходы» зарплата и премия не уменьшают сам налог АУСН. Но это не причина вести их небрежно: НДФЛ и кадровые обязанности существуют отдельно от выбранного объекта. Экономить на порядке в зарплате — всё равно что экономить на тормозах, потому что машина пока стоит.

Регулярные переводы сотруднику «под отчёт» вместо зарплаты — плохая привычка на любом режиме. На АУСН она ещё и ломает цифровой след, на котором держится автоматический расчёт.

Кадры: АУСН убирает не всю отчётность

Самое опасное заблуждение звучит так: «На АУСН отчётности почти нет, значит, кадровых форм тоже нет». Неверно. Плательщики режима освобождены от расчёта по страховым взносам, персонифицированных сведений в налоговую, 6-НДФЛ и справок о доходах в составе этого расчёта. Но сведения о трудовой деятельности по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 в СФР по-прежнему нужны.

При приёме, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора сведения подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания подтверждающего документа. Для начала и окончания договора ГПХ срок также короткий: следующий рабочий день после заключения или прекращения договора. По постоянному переводу, переименованию и ряду иных событий действует срок не позднее 25-го числа следующего месяца. Я советую не строить процесс вокруг даты выплаты зарплаты: кадровый срок живёт своей жизнью.

Не забывайте и раздел 2 ЕФС-1 по травматизму. На АУСН взносы от несчастных случаев и профзаболеваний уплачиваются в фиксированном размере независимо от числа выплат и их величины. На 2026 год это 2 959 рублей в год, то есть по 1/12 ежемесячно, а раздел 2 ЕФС-1 представляется ежеквартально не позднее 25-го числа следующего месяца. Эта обязанность не исчезает лишь потому, что ставка взноса не зависит от фонда оплаты труда.

Для малого бизнеса срок «следующий рабочий день» — не придирка фонда, а реальный организационный риск. Если документы подписывает только директор, а он недоступен неделями, проблему надо решить до найма, а не после первого пропущенного срока.

Разберём на примере: ИП Соколов, пятый работник и «договор услуг»

ИП Соколов работает на АУСН, в штате уже пять человек. Летом нужен кладовщик. Предприниматель не хочет терять режим и заключает с новым человеком договор ГПХ: платит ему 65 000 рублей каждый месяц, устанавливает график 5/2, выдаёт пропуск и поручает начальнику склада контролировать работу. В назначении платежа пишет «услуги склада». На бумаге изобретательно. По существу — очень похоже на трудовые отношения.

Я не люблю обещать универсальный ответ на вопрос, войдёт ли конкретный исполнитель по ГПХ в показатель средней численности: сначала нужно исследовать договор, фактические условия и правила расчёта средней численности. Но вывод без всякой туманности другой: заключать ГПХ только для обхода лимита в пять работников — опасная идея. Если отношения переквалифицируют в трудовые, появятся трудовые гарантии, кадровые последствия и вопросы к тому, почему событие не было отражено как приём работника.

Что должен сделать ИП Соколов. Сначала посчитать среднюю численность за месяц по правилам Росстата, а не по количеству фамилий в трудовых книжках. Затем честно определить вид отношений. Если нужен человек на должность с графиком и подчинением — оформлять трудовой договор, передавать ЕФС-1 в срок и заранее решать вопрос о дальнейшем налоговом режиме. Если нужна разовая самостоятельная услуга — договор должен описывать конкретный результат, срок и самостоятельность исполнителя; и в реальности всё должно происходить именно так.

Иногда правильное решение выглядит менее комфортным, чем «договор услуг». Но я бы выбрала честный пересмотр режима, а не жизнь с конструкцией, которая развалится при первой же внимательной проверке. АУСН — это режим для небольшого бизнеса, а не способ сделать штат невидимым.

Если вы на границе лимита, ведите отдельный ежемесячный расчёт средней численности и сохраняйте его. Это короткий документ, который помогает принимать решение до найма, а не объясняться после.

Рабочий регламент: что проверять каждый месяц

Владельцу не нужно держать в голове весь закон. Нужен короткий, повторяемый маршрут. В день кадрового события — документы и задача на ЕФС-1. До выплаты — табель, начисления, основания для премий, вычеты. В день выплаты — корректные сведения для банка. На следующий рабочий день — подтверждение, что банк принял сведения, а не просто исполнил перевод.

После закрытия месяца я делаю одну сверку из четырёх колонок: люди и договоры; начисления; фактические выплаты; данные по НДФЛ и статусы банка. В ней быстро видны работник без оформленного события, премия без основания, выплата без вида дохода и вычет, который живёт только в голове кадровика. Это гораздо полезнее, чем пытаться восстановить картину через квартал по банковской выписке.

Отдельно следите за разметкой операций для налога АУСН. Банк передаёт данные об операциях, но налогоплательщик должен проверить и при необходимости подтвердить или скорректировать их не позднее 7-го числа следующего месяца. Для объекта «доходы минус расходы» это особенно чувствительно: автоматизация не способна заменить первичку и ваше решение, отвечает ли выплата условиям расхода. Банк — технический участник процесса, не ваш финансовый директор.

И ещё одно изменение, о котором стоит помнить в 2026 году: фиксированный взнос на травматизм вырос до 2 959 рублей за год. Сумма небольшая, поэтому её особенно легко забыть. Именно такие небольшие обязанности потом создают в личном кабинете странный долг, который все замечают слишком поздно.

Автоматизация хороша там, где ей дали точные данные. Если что-то не сходится, не ждите следующего месяца: сначала сверяйте кадровое событие, затем начисление, затем сведения банку. В этой последовательности ошибка обычно находится быстро.

Как это было у моего клиента: премия в салоне красоты и расчёт, который нельзя отдавать на самотёк

Мы взяли на обслуживание ООО «Линия стиля» — небольшой салон красоты на АУСН с четырьмя сотрудниками. Руководитель пришла в середине декабря: зарплату сотрудники получали регулярно, но премии мастерицам переводили «как получится», отдельными платежами. Она была уверена, что банк сам определит НДФЛ, ведь зарплату тоже платят через него.

Первое, что я проверила, — трудовые договоры, штатное расписание, положение об оплате труда и банковские платежи за последние три месяца. По двум переводам на 25 000 и 18 000 рублей стояло просто «перевод сотруднику», а в документах не было ни приказов о премировании, ни понятного правила, как эти премии считать. Для банка это не объяснение: он видит сумму и дату, но не знает, что именно вы решили выплатить и на каком основании.

Мы сначала закрепили порядок в положении об оплате труда: премия зависит от личной выручки мастера и качества работы, решение оформляет директор. Затем подготовили приказы на декабрьскую премию — 32 000 рублей одной сотруднице и 21 000 рублей другой — и передали в банк корректные сведения по каждой выплате. Зарплату за декабрь перечислили 10 января, а премию — 15 января, без смешивания в одном непонятном платеже.

Отдельно я сверила даты увольнений, отпусков и больничных: на АУСН это не повод переставать вести кадровый контур. Мы оформили личные карточки, график отпусков, табели за декабрь и январь, а руководителю дали простой ежемесячный чек-лист: до выплаты прислать мне табель, все приказы и информацию о премиях хотя бы за два рабочих дня.

В итоге к концу января выплаты стали прозрачными: у каждой суммы появились документ, назначение и понятная дата. Руководитель перестала гадать, почему итог к выдаче отличается от начисления, а мы успели выстроить порядок до того, как накопились ошибки в расчётах и вопросах по документам.

Банк может рассчитать НДФЛ по переданным данным, но основания для выплаты, кадровые документы и контроль сроков остаются на работодателе.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли на АУСН сдавать РСВ и 6-НДФЛ?

Нет, в период применения АУСН от РСВ, 6-НДФЛ и справок о доходах в составе 6-НДФЛ освобождают. Но это не отменяет ЕФС-1 в СФР и передачу данных о выплатах для НДФЛ.

Можно ли выдавать зарплату наличными?

Нет. Одно из условий применения АУСН — не выплачивать доходы физлицам в наличной форме. Зарплатный маршрут нужно строить безналично.

Банк сам удержит НДФЛ, если просто перевести зарплату?

Не всегда. Для расчёта нужно передать по работнику сведения о виде и сумме дохода, а также о вычетах. Если сведения банку не переданы, работодатель сам рассчитывает НДФЛ и направляет информацию через личный кабинет не позднее 5-го числа следующего месяца.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при приёме сотрудника на АУСН?

Да. По приёму и увольнению подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания подтверждающего документа.

Можно ли заключить ГПХ, чтобы остаться в лимите пяти работников?

Только для реальной самостоятельной услуги или работы с конкретным результатом. Если исполнитель работает по графику, подчиняется руководителю и фактически занимает должность, название договора не устранит риск переквалификации в трудовой.

На что опираемся