Бумажные ТОРГ-12 и акты в 2026 году: что я советую бухгалтеру

Ольга Семёнова· ·Первичные документы и электронный документооборот·~8 мин чтения
Бумажные ТОРГ-12 и акты в 2026 году: что я советую бухгалтеру — иллюстрация

Бумажные ТОРГ-12 и акты в 2026 году выдавать можно: отмена старых электронных форматов сама по себе этому не мешает. Но письмо покупателя «теперь принимаем только УПД» я советую сначала сверить с договором. Я — Ольга Владимировна Семёнова, основательница «РФ-БУХ», практикующий бухгалтер с 12-летним опытом. Разберу, где достаточно объяснить норму контрагенту, где придётся менять обмен документами и как при этом не задвоить реализацию.

Что именно перестало действовать с января

С 1 января 2026 года приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ отменил приказы, которыми утверждались отдельные электронные форматы передачи товаров и результатов работ или услуг. Речь о правилах построения файлов: какие сведения программа записывает в XML и как другая программа их читает. Требования выбросить бумажные накладные или заменить все акты на УПД в этом приказе нет. Дата отмены установлена его пунктом 2. [Текст приказа № ЕД-7-26/28@](https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/411464467/).

Вот здесь и возникает знакомая мне бухгалтерская ловушка: в новости прочитали «отменили формат», в переписке осталось «отменили документ». Дальше начинается срочная переделка первички, хотя сначала стоило выяснить, как компания её передаёт. Бумажный лист, скан этого листа и подписанный электронный XML — разные вещи. Даже если на экране все они выглядят как одна и та же накладная.

Позиция самой ФНС здесь ясная. В разъяснении от 07.10.2025 служба подтвердила возможность продолжать бумажный обмен и создавать неформализованные электронные документы. Поэтому фразу «сейчас законен только УПД» я считаю слишком широкой и для работы непригодной. Она не объясняет ни носитель, ни функцию документа, ни специальные требования к конкретной операции. [Разъяснение ФНС о бумаге и электронных документах](https://www.nalog.gov.ru/rn77/news/activities_fts/16543959/).

Первое действие — выяснить, какой документ вы фактически отправляете. Название кнопки «ТОРГ-12» в программе ещё не показывает, какой электронный формат используется.

Бумажный бланк я проверяю по реквизитам

Право оформлять первичку на бумаге закреплено в части 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Для обычной коммерческой организации формы определяет руководитель по представлению ответственного за бухучёт. Можно продолжать применять ТОРГ-12, утверждённую постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, либо использовать собственную накладную. Обычный акт оказанных услуг также можно разработать самостоятельно, если для вашей операции нет специальных требований. Формы, которыми пользуется компания, я советую закрепить приказом или приложением к учётной политике. [Статья 9 Закона № 402-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/), [постановление № 132](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_21722/).

Когда проверяю первичку, первым делом смотрю, можно ли из неё понять хозяйственную операцию. В акте написано «услуги по договору», а договор охватывает обслуживание оборудования, настройку программы и обучение сотрудников. Что именно приняли в этом месяце? Я прошу раскрыть содержание, указать период, связать акт с заданием или отчётом. Превращать акт в роман не нужно. Но бухгалтеру, который не участвовал в сделке, должно быть понятно, за что заплатили.

Затем проверяю подписи и полномочия подписантов. Красивый бланк с незаполненной строкой приёмки не решает вопрос подтверждения передачи. При этом я не требую механически заполнять все клеточки старой унифицированной формы: обязательный состав реквизитов установлен частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, а дополнительные требования могут следовать из договора и специальных правил. Номер документа полезен для учёта, но в общем перечне обязательных реквизитов этой статьи его нет. Сам перечень — ниже.

Если бумажная первичка оформлена правильно, одна лишь отмена электронного формата не делает её непригодной для учёта.
Бумажные ТОРГ-12 и акты в 2026 году: что я советую бухгалтеру — схема действий
Схема: Бумажные ТОРГ-12 и акты в 2026 году: что я советую бухгалтеру

Разбор: покупатель отклонил накладную на 180 000 рублей

Разберём на условном примере. ООО «Ромашка» поставляет ООО «Вектор» 300 упаковок товара по 600 рублей — всего на 180 000 рублей. По условиям примера товар не требует обязательного электронного обмена, договор предусматривает бумажную ТОРГ-12, а вопросы счёта-фактуры стороны решают отдельно. Товар приехал на склад, но бухгалтер покупателя просит заменить накладную: «С этого года такие документы отменены». Все суммы и обстоятельства в этом и следующем разборе придуманы для иллюстрации.

Ошибка поставщика — сразу поручить менеджеру выписать ещё один отгрузочный документ, ничего не выясняя. Я бы сначала подняла договор и установила, что уже произошло с первой накладной: её подписали при получении или только передали на согласование? От этого зависит дальнейшее оформление. Нельзя обращаться с документом, который уже подтверждает поставку, как с неудачным черновиком.

Следующий шаг — направить покупателю разъяснение ФНС и сослаться на согласованный бумажный порядок. Затем проверить товар, количество, сумму и подписи уполномоченных представителей. Допустим, после объяснения покупатель принимает ТОРГ-12 и возвращает подписанный экземпляр. В учёте остаётся одна поставка на 180 000 рублей. Никакой дополнительный УПД ради отменённого XML-формата здесь не понадобился.

Если же «Вектор» хочет перейти на УПД для удобства своей бухгалтерии, я предложу согласовать это для дальнейших поставок: вид документа, канал передачи и дату перехода. Желание покупателя вполне рабочее. Просто оно требует договорённости. Переделывать уже правильно оформленную поставку только потому, что кто-то испугался заголовка новости, я смысла не вижу.

До замены первички выясните, подписан ли прежний документ и отражён ли он в учёте обеих сторон. Иначе вместо спора о форме получите расхождения по одной и той же поставке.

Для ЭДО я выбираю УПД, но сначала определяю его функцию

Если компания регулярно обменивается структурированной первичкой через оператора ЭДО, я считаю переход на действующий формат УПД разумным решением. Он избавляет от попыток отправить новый документ по отменённой схеме и позволяет программе обрабатывать сведения автоматически. Для этого используется приложение № 1 к приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, версия формата 5.03. У оператора и разработчика нужно проверить актуальность схемы и настроек, а не только наличие надписи «УПД». [Приказ № ЕД-7-26/970@ и файлы формата на сайте ФНС](https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/el_bus_entities/14414412/).

У этого формата есть разные функции. Для обычной поставки или услуги бухгалтеру важно различать перечисленные ниже варианты. УПД с функцией «ДОП» может выполнять роль накладной или акта без включённого счёта-фактуры. Поэтому переход на такой документ сам по себе не меняет налоговые обязанности продавца. Я прошу выбирать функцию по содержанию операции и принятому порядку оформления, а не по принципу «поставим самую полную, вдруг пригодится». [Приложение № 1 к приказу, пункт 1](https://legalacts.ru/doc/prikaz-fns-rossii-ot-19122023-n-ed-7-26970-ob-utverzhdenii/).

Неформализованный электронный акт тоже остаётся возможным — например, PDF с надлежащей электронной подписью. У него должны быть обязательные реквизиты, а способ подписания должен обеспечивать юридическую силу. Квалифицированная ЭП по общему правилу обеспечивает равнозначность собственноручной подписи; для простой или неквалифицированной нужны основания, предусмотренные законом либо соглашением участников. Я предпочитаю проверить эти условия до обмена, а не выяснять их после отказа заказчика подписывать. [Статья 6 Закона № 63-ФЗ](https://www.kremlin.ru/acts/bank/32938/print).

При этом обычный скан подписанного листа, отправленный по электронной почте, сам по себе не становится электронным оригиналом. Для согласования он удобен, но порядок обмена оригиналами или юридически значимого электронного подписания нужно определить отдельно. Распечатка XML с картинкой штампа электронной подписи тоже не превращается автоматически в бумажный оригинал. В практике именно на этой подмене часто заканчивается удобное «мы же всё отправили».

Наличие ЭДО у компании не означает запрета на любые бумажные документы. Но специальные обязанности и согласованный с контрагентом порядок обмена нужно соблюдать.

Разбор: один акт на 60 000 рублей превратился в две реализации

Допустим, ООО «Тёплый дом» оказывает ООО «Вектор» услуги обслуживания за 60 000 рублей в месяц. Условиями договора предусмотрен обмен через оператора ЭДО. Раньше исполнитель передавал отдельный электронный акт, а счёт-фактуру оформлял отдельно. В учётной программе реализация услуг за январь 2026 года уже проведена, но отправить акт по старому формату не получается.

Бухгалтер решает создать УПД и заводит для этого ещё одну реализацию на те же 60 000 рублей. Вот ошибка: новый способ передать сведения приняли за новую хозяйственную операцию. В нашем примере задолженность заказчика в программе становится 120 000 рублей, хотя он должен 60 000. При этом старый акт заказчик не получил и не подписал. Проблема возникла ещё до обмена — внутри учётной базы.

Я бы начала исправление с проверки статусов отправки и подписания. Затем убрала ошибочное повторное отражение операции способом, предусмотренным учётной программой, сохранив корректную реализацию. На её основании сформировала бы электронный УПД с функцией «ДОП»: счёт-фактура по принятой сторонами схеме остаётся отдельным документом. Если договор буквально требовал прежний формат акта, стороны согласовали бы изменение. После этого документ можно отправлять и контролировать подпись заказчика.

Результат разбора — одна оказанная услуга, одна реализация и задолженность 60 000 рублей, подтверждённая подписанным документом. Я обязательно сверила бы расчёты с покупателем: успешная отправка файла ещё не доказывает, что обе программы отразили операцию одинаково. Если же прежний документ уже был подписан, просто удалить его нельзя: сначала нужно установить, требуется ли исправление или замена и как стороны её оформят.

Переход на УПД меняет оформление и передачу сведений. Вторую реализацию ради него создавать не нужно.

Когда требование контрагента всё-таки придётся выполнить

Фраза «бумага разрешена законом» не отменяет согласованный договор. Если вы обязались передавать первичку через ЭДО, я советую выполнить условие либо договориться о его изменении. Основания простые: обязательства исполняют согласно их условиям, а условия договора стороны определяют с учётом обязательных норм. Это статьи 309 и 421 ГК РФ. Спорить с покупателем о законности бумаги, не прочитав собственное соглашение об ЭДО, — занятие энергозатратное и обычно бесполезное. [Статья 309 ГК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/1cd43e51fbd4129343b325971a466ec5cd32a425/), [статья 421 ГК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/ad08909251f4d26ebc935648e4e708a31e160348/).

Но и обратное утверждение неверно: нарушение договорного порядка обмена не позволяет автоматически объявить подписанную бумажную первичку недействительной или признать любую задержку оплаты законной. Здесь нужно смотреть условия приёмки и расчётов, переписку, фактическое исполнение. Я не обещаю бухгалтеру универсальную фразу, после которой заказчик обязан немедленно заплатить. Такой фразы нет.

Отдельно проверяю специальные обязанности. Например, при обычной продаже прослеживаемого товара другому ООО внутри России продавец, уплачивающий НДС и не применяющий освобождение, должен выставить электронный счёт-фактуру, а освобождённый от НДС продавец — электронный УПД. Бумажная ТОРГ-12 этих обязанностей не заменяет. Основания — пункт 1.1 статьи 169 НК РФ и подпункт «г» пункта 13 Положения о национальной системе прослеживаемости, утверждённого постановлением Правительства № 1108. У этих правил есть исключения; переносить вывод на любую продажу нельзя. [Статья 169 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/66291cb6e9896ddcd8aa96ba17cbcba10085683d/), [постановление № 1108](https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202107080023).

Когда специальных требований нет и договор допускает бумагу, я рекомендую отвечать спокойно и предметно. Сначала назвать норму, затем указать договорный порядок и предложить согласовать изменение, если оно нужно покупателю. Обвинение «ваша бухгалтерия не знает закон» только удлиняет переписку. Нам нужен принятый документ, а не победа в споре.

Вариант ответа: «Приказ ФНС № ЕД-7-26/28@ отменил отдельные электронные форматы. Бумажный носитель разрешён частью 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ; наш договор предусматривает такой обмен. Просим принять документ. Если вам требуется УПД через ЭДО, предлагаем согласовать порядок и дату перехода».

На что я потратила бы время после проверки формата

Я бы проверила незакрытые документы: что отправлено, что подписано, по каким операциям есть только сканы и где первичка не совпадает с учётом. Это полезнее массовой замены заголовков в бланках. Для расходов по налогу на прибыль важны обоснованность и документальное подтверждение по пункту 1 статьи 252 НК РФ. Для обычного вычета НДС нужны предусмотренные законом основания, включая счёт-фактуру, принятие приобретения на учёт и соответствующую первичку по пункту 1 статьи 172 НК РФ. Само название «УПД» этих условий не обеспечивает. [Статья 252 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/ef9b3e2f8e3046127b2ef57fccf5141b694e2138/), [статья 172 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/0e7d06cd02f01c1e2308e366e556095e2181ffd2/).

Затем навела бы порядок в хранении. По пунктам 23–24 ФСБУ 27/2021 документы хранят в подлинниках и в первоначальном виде. Если подписывали бумагу, скан не даёт права уничтожить оригинал. Если подписывали электронный документ, нужно сохранить электронный подлинник и средства проверки подписи — с учётом части 2 статьи 29 Закона № 402-ФЗ. Одной распечатки для этого недостаточно. Отмена форматов не повод чистить архив. [ФСБУ 27/2021](https://base.garant.ru/400869659/), [статья 29 Закона № 402-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/eb7eaf7415d317fa9daf978473137c9209c1e1d7/).

И ещё я назначила бы ответственного за возврат подписанных документов. Не абстрактно «бухгалтерию», а конкретного сотрудника, который видит зависшие документы и связывается с контрагентом. Иначе формат уже новый, программа обновлена, а приёмка по-прежнему висит месяцами. Мой приоритет — понятная цепочка от реальной поставки до подписанной первички и записи в учёте. Ради неё и стоит менять процесс.

Менять исправную бумажную первичку ради одного лишь слова «УПД» я бы не стала. А вот неподписанные документы, дубли реализации и неподходящие условия договора разобрала бы в первую очередь.

Как это было у моего клиента: собрали подписи на актах на 220 000 рублей

Расскажу на собирательном примере — компанию назову ООО «Чистый квартал». В феврале 2026 года мы взяли на обслуживание небольшой бизнес по уборке офисов. На первой встрече директор попросил срочно перевести всех заказчиков на УПД: ему сказали, что бумажные акты с января уже не подходят. При этом два заказчика ещё не оплатили январскую уборку, и он переживал, что деньги задерживаются именно из-за бланков.

Первое, что я проверила, — договоры, январские акты и переписку с заказчиками. По двум договорам на 94 000 и 126 000 рублей оплата наступала в течение пяти рабочих дней после подписания акта заказчиком. В нашей папке лежали только экземпляры с подписью исполнителя. Менеджер отправил их сканы по почте и решил, что вопрос закрыт, а возврат подписанных документов никто не отслеживал.

Я объяснила директору: отмена прежних электронных форматов не запрещает бумажные акты — это прямо подтверждает [разъяснение ФНС](https://www.nalog.gov.ru/rn77/news/activities_fts/16543959/). В этих двух договорах бумажный обмен был предусмотрен. Мы проверили реквизиты актов, период уборки, адреса объектов и суммы по приложениям к договорам. Затем собрали отчёты об уборке и переписку: мне нужно было понять, есть ли у заказчиков замечания к услугам.

10 февраля мы связались с ответственными у обоих заказчиков. Замечаний к уборке не оказалось: у одного акт остался в почте администратора, у другого документы ждали передачи директору. Мы организовали доставку оригиналов и получили подписи 12 и 13 февраля. Я отдельно предупредила менеджера: период услуг остаётся январским, а дату подписи заказчик ставит фактическую — просить подписать задним числом не нужно.

К 20 февраля оба заказчика перечислили деньги — все 220 000 рублей. С первым мы сохранили бумажные акты, со вторым согласовали переход на электронный УПД с 1 марта и закрепили порядок обмена в дополнительном соглашении. Для менеджера я сделала простую таблицу: когда документ отправлен, кто его подписывает, когда ждём возврат и оплату. Раз в неделю мы стали проверять незакрытые строки — так директор видел, где нужна помощь, ещё до задержки денег.

Я всегда предупреждаю: отправить акт и получить его подписанным — два разных этапа. Проверьте, кто следит за возвратом документов и как по договору подпись связана со сроком оплаты.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли переоформлять документы, правильно подписанные в 2025 году?

Сам по себе приказ № ЕД-7-26/28@ этого не требует. Он отменяет форматы с 01.01.2026, а не ранее оформленные хозяйственные операции. Старые электронные подлинники и подписи продолжайте хранить.

Можно ли оставить бумажный акт и отдельный электронный счёт-фактуру?

Да, если для операции нет специальных ограничений и такой порядок соответствует договорённостям сторон. ФНС прямо подтвердила сохранение этой схемы в разъяснении от 07.10.2025.

Нужно ли к подписанному электронному УПД обязательно делать бумажный акт?

Общей обязанности дублировать первичку на бумаге нет. Проверьте, что УПД выполняет функцию первичного документа, содержит нужные сведения и подписан надлежащим образом. Дополнительный акт может требоваться по договору или специальным правилам.

На что опираемся