Бумажные ТОРГ-12 и акты в 2026 году: что я советую оставить

Что отменили — и почему ваш бумажный акт здесь ни при чём

Моя позиция простая: исправный бумажный документооборот не нужно перестраивать из-за заголовка в бухгалтерской рассылке. Часть 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ разрешает составлять первичку на бумаге и в электронном виде с электронной подписью. Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ эту норму не отменял. Он убрал конкретные электронные форматы. Именно с определения предмета отмены я советую начинать разговор с коллегой, который уверяет, что ТОРГ-12 теперь вне закона.

С 1 января 2026 года утратили силу приказы № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015, а также изменявший их приказ № ММВ-7-15/176@ от 08.04.2019. Речь о форматах электронной передачи товаров, результатов работ и услуг. Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132, которым утверждена бумажная ТОРГ-12, в этом перечне нет. Общего запрета на договорные формы актов тоже нет.

Здесь постоянно смешивают форму и формат. Форма определяет, какие сведения вы разместили в документе и как их расположили. Электронный формат задаёт технические правила, по которым программа формирует и читает файл. Привычная картинка накладной на экране ещё не говорит, по какой схеме сформирован документ. Поэтому бухгалтеру, работающему через ЭДО, я предлагаю проверить настройки отправки, а бухгалтеру с бумажными оригиналами — не начинать бессмысленную замену бланков.

ФНС в разъяснении от 07.10.2025 прямо сохранила бумажную и неформализованную электронную первичку. Для перехода с отменённых форматов она указала УПД версии 5.03 по приложению № 1 к приказу № ЕД-7-26/970@. Не путайте даты: переходный период по приложению № 2 этого приказа закончился 1 апреля 2025 года, а отдельные форматы накладной и акта отменены с 1 января 2026 года. Формулировка «через ЭДО теперь исключительно УПД» слишком широкая; это не две равнозначные трактовки закона.

Я бы проверила содержание первички раньше, чем её название

Для обычного коммерческого ООО формы первички определяет руководитель по представлению ответственного за бухгалтерский учёт — это часть 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Можно сохранить ТОРГ-12 или применять собственную форму накладной, оставить подробный акт по договору. При условии, что для конкретной операции нет специальных требований. Если ваши формы уже утверждены и вы их не меняете, сама отмена электронных форматов не требует заново утверждать весь комплект.

В части 2 статьи 9 перечислены семь групп обязательных реквизитов: название документа; дата составления; наименование составителя; содержание операции; натуральное и/или денежное измерение с единицами; должности ответственных лиц; подписи с данными, позволяющими определить подписантов. Я проверяю это буквально: можно ли понять, кто, кому и что передал, за какую сумму и кто отвечает за оформление. Красивое название «Акт оказанных услуг» не исправит пустоту внутри.

Отдельно смотрю на момент оформления. По части 3 статьи 9 первичку составляют при совершении операции, а если это невозможно — непосредственно после её окончания. Спор о том, какой файл поддерживает оператор, не переносит этот момент. В работе я регулярно вижу другую последовательность: услугу уже оказали, закрытие периода подошло, а содержание акта только начинают согласовывать. Переход на УПД такую привычку не лечит. Процедуру приёмки и состав сведений лучше определить заранее.

Для налога на прибыль остаются требования пункта 1 статьи 252 НК РФ: обоснованность затрат, документальное подтверждение и связь с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом я не советую объявлять расход потерянным из-за любой опечатки. Минфин в письме от 01.09.2025 № 03-03-06/1/84992 поясняет: ошибки, не мешающие идентифицировать значимые обстоятельства операции, сами по себе не служат основанием для исключения затрат из расходов. Но когда из акта нельзя понять, какую работу выполнили, это уже содержательная проблема. Здесь я прошу уточнить описание и собрать подтверждения исполнения, а не просто заменить слово «акт» на «УПД».

Разбор: покупатель заблокировал бумажную ТОРГ-12 на 200 000 рублей

Разберём условный пример. ООО «Тёплый дом» поставило ООО «Вектор» 40 комплектов крепежа по 5 000 рублей. Общая стоимость — 200 000 рублей. По условиям примера НДС не предъявляется, специальные требования об обязательном электронном оформлении отсутствуют. Договор предусматривает бумажную ТОРГ-12. Товар доставили, уполномоченный представитель покупателя накладную подписал, но бухгалтерия покупателя возвращает комплект: «В 2026 году такие документы отменили, присылайте УПД». Оплату приостанавливают до выяснения.

Ошибка возникла уже после приёмки: отмену технического формата перенесли на подписанный бумажный документ. Я бы сначала подняла договор и саму накладную. Совпадают ли товар и количество, есть ли необходимые подписи, правильно ли оформлена передача? Для унифицированной ТОРГ-12 указания Госкомстата предусматривают два экземпляра: передающей стороне — для списания, получателю — для оприходования. В нашем примере оба экземпляра оформлены, расхождений по поставке нет, согласованный способ передачи документов соблюдён.

Следующий шаг — короткий письменный ответ бухгалтерии покупателя: «Передача оформлена бумажной ТОРГ-12 в соответствии с договором. Приказ № ЕД-7-26/28@ отменил электронные форматы, а не бумажную форму. Возможность её применения подтверждается частью 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ и разъяснением ФНС от 07.10.2025. Просим уточнить иные замечания к документу, если они есть». Я бы приложила нужные положения, чтобы коллеге не пришлось искать основания самостоятельно. В такой переписке спокойная конкретика полезнее лекции о цифровизации.

Допустим, покупатель проверил основания, принял комплект и возобновил оплату. Поставка на 200 000 рублей осталась оформлена первоначальной накладной; повторную реализацию создавать не понадобилось. Но если бы договор изначально требовал электронный УПД, ответ был бы другим: пришлось бы исполнить согласованный порядок либо договориться о его изменении. Поэтому я не обещаю, что любая бумага автоматически устроит любого покупателя. Я отделяю необоснованный отказ из-за «отмены ТОРГ-12» от конкретного договорного требования.

PDF-акт можно сохранить. Сначала разберитесь с подписью

Неформализованный электронный акт после 1 января 2026 года допустим. Это прямо следует из разъяснения ФНС. Если вам нужен подробный текст с этапами, перечнем работ или условиями передачи результата, не нужно вычёркивать полезные сведения ради краткой строки в УПД. Я считаю нормальным оставить содержательный акт и организовать его надлежащее подписание. Техническое расширение файла само по себе не определяет законность документа: важно, как он составлен, подписан и передан.

Место, где бухгалтеры спотыкаются особенно часто, — слово «электронный». PDF с изображением росчерка, полученный по почте, сам по себе не равен электронному оригиналу, подписанному электронной подписью. Файл мог быть сканом бумажного документа, а оригинал остался у отправителя. Или документ действительно подписан ЭП, но получателю переслали только его визуализацию. Я сначала выясняю, где оригинал и чем проверяется подпись. Иначе обсуждение допустимости PDF идёт вокруг документа, которого у бухгалтерии фактически нет.

Статья 6 Закона № 63-ФЗ регулирует признание электронных документов равнозначными бумажным. Для простой и неквалифицированной подписи нужны предусмотренные нормативными актами либо соглашением условия. Для неквалифицированной подписи необходимо определить порядок её проверки; для простой — соблюсти также статью 9 этого закона. ФНС в письме от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@ разъясняет выбор подписи для совместно составляемой первички. Я проверяю применяемый вид ЭП, основания его использования и полномочия подписанта. Картинка штампа «подписано» этих проверок не заменяет.

Наконец, заранее выясните, как представить такой акт при проверке. Письмо № ЕА-2-26/1316@ предусматривает, в частности, заверенные бумажные копии с отметкой об электронной подписи либо пакет сканированных копий, подписанный усиленной ЭП. Это отдельная процедура, а не обещание принять любой исходный PDF через любой канал. Я советую один раз проверить выгрузку документа и сведений о подписи из вашей системы. Обнаруживать ограничения архива после получения требования инспекции гораздо неприятнее.

Разбор: подробный акт и УПД превратились в двойной расход

Ещё один условный пример. ООО «Ромашка» заказало у ООО «Мастер» обслуживание офисного оборудования за 90 000 рублей; по условиям примера НДС не предъявляется. В договорном акте перечислены обслуженные устройства и выполненные работы. Стороны надлежащим образом подписали PDF-акт через ЭДО, бухгалтер заказчика отразил услугу. Затем исполнитель решил «перестраховаться на 2026 год» и дополнительно прислал УПД на те же 90 000 рублей, с тем же периодом и содержанием операции.

При загрузке УПД сотрудник создал ещё одно поступление. Получилось 180 000 рублей расходов и обязательств вместо 90 000. Никакой второй услуги не было — программа получила второй документ, а человек не сопоставил его с уже отражённой операцией. Я считаю такой риск гораздо существеннее спора о внешнем виде акта. Пункт 15 ФСБУ 27/2021 устанавливает однократное принятие первички к бухгалтерскому учёту; дополнительный документ по тому же факту не даёт основания повторять операцию.

Что делаем по шагам. Сверяем договор, период обслуживания, состав работ и сумму в обоих документах. Подтверждаем у исполнителя, что УПД относится к той же услуге и не является исправлением стоимости. Устраняем ошибочную повторную запись с учётом того, закрыт ли период и затронута ли отчётность. Сами документы не удаляем без разбора: фиксируем их связь и согласуем судьбу ошибочно направленного дубля. В нашем примере ошибку заметили до закрытия периода, поэтому после исправления в учёте остались расход и обязательство на 90 000 рублей.

На следующие периоды я предложила бы сторонам выбрать понятный комплект. Можно оставить подписанный подробный акт. Можно использовать УПД для первичного оформления, а согласованную детализацию сделать связанным приложением, указав её связь с основной операцией. Решение зависит от договора и удобства приёмки. Мне важно, чтобы сотрудник, загружающий документы, понимал назначение каждого файла и не создавал поступление автоматически только потому, что пришло новое сообщение от оператора.

Со счётом-фактурой правила строже — здесь я бы не экспериментировала

ТОРГ-12 и акт подтверждают передачу товара, выполнение работы или оказание услуги. Для обычного вычета входного НДС этого недостаточно: пункт 1 статьи 172 НК РФ связывает вычет со счётом-фактурой, принятием приобретения на учёт и соответствующей первичкой при соблюдении остальных условий главы 21. Поэтому из фразы «PDF-акт допустим» нельзя вывести, что любой подписанный PDF подойдёт вместо электронного счёта-фактуры. У документов разные функции и разные требования.

Бумажный счёт-фактура по общему правилу сохраняется — пункт 1 статьи 169 НК РФ это разрешает. Электронный выставляют по установленному формату, обычно при взаимном согласии и технической совместимости сторон. Формат электронного счёта-фактуры предусмотрен приказом № ЕД-7-26/970@. Если назвать произвольный файл «УПД» и подписать его ЭП, технические требования к электронному счёту-фактуре от этого не выполнятся. Я проверяю не только заголовок документа, но и то, какую функцию он действительно выполняет.

Привычный комплект «бумажный акт плюс отдельный электронный счёт-фактура» можно сохранить; ФНС прямо приводит такой вариант. УПД также может выполнять только функцию первички, без объединения со счётом-фактурой. Поэтому перед изменением настроек я прошу проверить состав отправляемого комплекта: не исчез ли отдельный счёт-фактура и не стал ли он выставляться повторно. Одного сообщения программы «формат обновлён» для такой проверки мне мало — полезнее посмотреть реальную отправку и полученные документы.

Есть специальные ограничения. Например, пункт 1.1 статьи 169 НК РФ требует электронных счетов-фактур при реализации и передаче в составе работ прослеживаемых товаров, кроме прямо установленных исключений. Кроме того, обязательные электронные документы могут предусматриваться отраслевыми нормами. Это не повод запретить бумажные акты всему малому бизнесу. Но перед решением «остаёмся полностью на бумаге» я обязательно проверяю конкретный товар, операцию и сферу деятельности.

Что я предложила бы сделать сейчас: договориться об обмене и сохранить оригиналы

Сначала я бы составила простой перечень по контрагентам: кто получает бумагу, кто формализованный УПД, кто подписанный неформализованный акт. Затем сопоставила бы его с договорами и фактическими настройками программы. Разные способы обмена с разными партнёрами допустимы, если соблюдены применимые требования. Не вижу смысла переводить всех в один режим только ради одинаковых папок. Гораздо полезнее убрать ситуации, когда менеджер обещает бумажный акт, а бухгалтерия автоматически отправляет другой комплект.

Переподписывать все договоры ради самого слова «УПД» я тоже не советую. В письме от 26.12.2025 № ЕА-2-26/19733@ ФНС считает необязательным дополнительно прописывать УПД вместо объединяемых акта и счёта-фактуры, если необходимые реквизиты сохранены. Это позиция ведомства по объединению документов. Из неё не следует право произвольно менять канал обмена, сроки или порядок приёмки. Если вы меняете именно эти условия, вопрос согласования нужно решать отдельно. Проверка договора и обязательное дополнительное соглашение — не одно и то же.

Следом — архив. По пунктам 23–24 ФСБУ 27/2021 хранят подлинники в том виде, в котором они составлены. Скан удобен для поиска, но не позволяет уничтожить бумажный оригинал; распечатка электронного акта тоже не заменяет электронный оригинал. Часть 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ устанавливает минимум хранения первички: пять лет после отчётного года с учётом архивных правил. Это нижняя граница, а не разрешение автоматически уничтожить всё по её истечении.

Я бы завершила работу короткой инструкцией для сотрудников, которые оформляют отгрузки и принимают закрывающие. Без пересказа всех приказов: какой документ нужен этому покупателю, кто его подписывает, где хранится оригинал и как проверить, что операция ещё не отражена. Именно на таких передачах между людьми обычно возникают лишние документы и пропущенные подписи. Удобный формат имеет смысл тогда, когда весь путь документа понятен — от оформления до проверки и архива.

• Если остаётся бумага — проверьте применяемую форму, подписи и возврат своего экземпляра.
• Если меняется ЭДО — проверьте формат, функцию УПД, подпись и комплект на стороне получателя.
• Если пришёл отказ — выясните его основание до переделки документа.
• Если по одной операции несколько документов — свяжите их в учётной системе и исключите повторное отражение.

Частые вопросы