Договор ГПХ с физлицом: что удержать и когда подать ЕФС-1

Ольга Семёнова· ·Налоги и отчётность по договорам с физлицами·~7 мин чтения
Договор ГПХ с физлицом: что удержать и когда подать ЕФС-1 — иллюстрация

В договоре написали «исполнитель», директор перевёл всю сумму, а через месяц бухгалтер видит: человек вовсе не самозанятый, ЕФС-1 не отправлена, НДФЛ не удержан. Это не редкая экзотика, а обычная поломка процесса в ООО. Я — Семёнова Ольга Владимировна, основатель «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер. Покажу, как отличить обычное физлицо от самозанятого, что удержать с ГПХ и в какие даты не прозевать отчётность.

Не начинайте с шаблона договора: сначала выясните, кому платите

Я всегда начинаю не с предмета договора и даже не с суммы, а со статуса исполнителя. Обычное физлицо, ИП и плательщик НПД — это три разные истории для бухгалтерии. Самая дорогая фраза, которую я слышу от заказчика: «Он сказал, что самозанятый». Слова человека не заменяют ни проверку статуса, ни чек из «Моего налога».

Если перед вами обычное физлицо без ИП и НПД, ООО становится налоговым агентом по НДФЛ. С вознаграждения за работы или услуги нужно удержать НДФЛ, начислить страховые взносы за счёт компании и передать сведения по договору в СФР. Удалённая работа, собственный ноутбук и разовый характер задачи этого порядка не меняют.

С ИП обычно проще: если услуги относятся к его предпринимательской деятельности, он рассчитывает налоги сам. Но я всё равно проверяю актуальный статус, реквизиты, предмет договора и документы о результате. Статус ИП на визитке не превращает любую выплату в предпринимательский доход. А с самозанятым необходимы две вещи: подтверждение статуса на дату выплаты и чек на каждую оплату. Особенно внимательно смотрите на бывших работников: доход от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения не облагается НПД.

Мой практический принцип: нет документального подтверждения НПД или ИП — считайте выплату доходом обычного физлица. Лишнее можно вернуть или зачесть. Неудержанный НДФЛ потом объяснять значительно тяжелее.

НДФЛ: дата акта и дата удержания — не одно и то же

По ГПХ с обычным физлицом НДФЛ удерживают при фактической выплате дохода. Не в день подписания акта, не в день отражения расхода в учёте, а когда деньги уходят исполнителю. Именно здесь многие спотыкаются: акт лежит в папке с прошлого месяца, а оплата прошла сейчас — значит, и удержание, и срок уплаты налога относятся к текущей выплате.

Для налогового резидента РФ к доходу по ГПХ применяется общая пятиступенчатая шкала. В 2026 году это 13% с части годового дохода до 2,4 млн рублей включительно, 15% — с части свыше 2,4 млн до 5 млн рублей, 18% — свыше 5 млн до 20 млн, 20% — свыше 20 млн до 50 млн и 22% — с части сверх 50 млн рублей. Ставку определяют по доходам, выплаченным этому человеку именно вашей организацией нарастающим итогом с начала года. Для нерезидента общая ставка — 30%, но для отдельных категорий есть исключения, поэтому гражданство и налоговый статус лучше не угадывать.

НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого месяца, а уведомление подают не позднее 25-го. Для налога, удержанного с 23-го по последнее число месяца, сроки — 3-е и 5-е число следующего месяца соответственно. По удержаниям с 23 по 31 декабря оба действия нужно сделать не позднее последнего рабочего дня года. Если дата приходится на нерабочий день, действует обычный перенос на ближайший рабочий. Сроки не сложные, но они не имеют ничего общего с датой акта — в этом вся ловушка.

Не забывайте о профессиональном вычете. Исполнитель может заявить документально подтверждённые расходы, непосредственно связанные с работами или услугами. Но «я потратил деньги на материалы» — не документ. Для обычного исполнителя по услугам я не советую уменьшать НДФЛ без заявления и подтверждающих документов. Нормативные вычеты НК предусматривает для отдельных авторских вознаграждений, а не для любого договора, в котором написано «услуги».

Акт подтверждает, что ООО получило результат. Для НДФЛ решает дата фактической выплаты. Смешивать эти даты — верный путь к просроченному уведомлению.
Договор ГПХ с физлицом: что удержать и когда подать ЕФС-1 — схема действий
Схема: Договор ГПХ с физлицом: что удержать и когда подать ЕФС-1

Взносы — это расход ООО сверх цены договора

Вознаграждение обычному физлицу по договору выполнения работ или оказания услуг входит в базу по страховым взносам. В 2026 году основной единый тариф составляет 30% в пределах базы 2 979 000 рублей по каждому физлицу с начала года и 15,1% с суммы сверх этого предела. У некоторых плательщиков есть пониженные тарифы, в том числе у части МСП, но я не рекомендую применять льготу «потому что мы малый бизнес»: в 2026 году её условия стали строже, их нужно отдельно проверить по конкретному ООО.

Эти взносы не удерживают из цены договора. Их начисляет заказчик за свой счёт. Поэтому вопрос директора «сделаем договор на 100 тысяч?» всегда требует уточнения: 100 тысяч — это цена работ или весь бюджет компании? При общем тарифе и базе, не достигшей предела, к цене прибавится ещё 30%. Небольшая арифметика, которую лучше сделать до обещания исполнителю, а не после.

Взносы начисляют в месяце, когда вознаграждение начислено, и уплачивают не позднее 28-го числа следующего месяца. РСВ подают не позднее 25-го числа месяца после первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Если срок уплаты взносов наступает раньше срока сдачи РСВ, понадобится уведомление об исчисленной сумме; за последний месяц отчётного периода отдельное уведомление обычно не нужно, поскольку сумму уже показывает РСВ. Не смешивайте этот расчёт с ЕФС-1: там сообщают не сумму взносов, а сведения о договоре.

Есть и важное исключение, которое часто теряют из-за универсального шаблона: арендная плата физлицу за имущество не является оплатой работ или услуг. НДФЛ у налогового агента обычно остаётся, а объекта для обычных страховых взносов нет. Наименование договора не решает всё; решает реальный предмет выплаты.

Не прячьте взносы внутри обещанной суммы «на руки». Сначала считайте общую стоимость договора для ООО, потом согласовывайте цену.

ЕФС-1 по ГПХ: ждать первой оплаты нельзя

По договору ГПХ сведения в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 подают, если выплата по нему облагается страховыми взносами. Сообщить нужно и о заключении, и о прекращении договора: не позднее рабочего дня, следующего за соответствующим событием. Заключили договор во вторник — срок обычно среда. Прекратили или расторгли его в пятницу — следующий рабочий день. Акт, первая оплата и конец квартала на этот срок не влияют.

На практике проблема почти никогда не в форме ЕФС-1. Договор подписывает руководитель или менеджер, исполнитель начинает работу, а бухгалтер получает скан одновременно с актом через несколько недель. Затем все удивляются: «Но это же не сотрудник». Для срока представления сведений это не аргумент. ГПХ, выплаты по которому подлежат взносам, требует такого же быстрого маршрута документа, как кадровое событие.

Я бы закрепила правило буквально одной строкой во внутреннем регламенте: подписанный ГПХ направляется бухгалтеру в день подписания; акт, соглашение о расторжении или иной документ о прекращении — в день прекращения. Не нужно строить космический корабль из согласований. Нужна папка, ответственный и привычка не держать подписанные документы в личных чатах.

За нарушение срока представления сведений индивидуального учёта страхователя могут оштрафовать на 500 рублей за каждого человека, а должностному лицу грозит административный штраф. Риск часто недооценивают из-за сравнительно небольшой суммы. Но договоры продлевают, прекращают, перезаключают — и одна невыстроенная передача документов превращается в несколько самостоятельных нарушений.

ЕФС-1 не заменяет РСВ, а РСВ не заменяет уведомления по НДФЛ. Это три разные обязанности с разными сроками.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» заплатило дизайнеру 120 000 рублей

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» 16 апреля 2026 года заключило договор на разработку упаковки. Исполнитель — обычное физлицо: не ИП и не самозанятый. Цена работ — 120 000 рублей, акт подписали 16 апреля, оплату провели 18 апреля. Доходов от «Ромашки» с начала года у дизайнера не было. Первый шаг — не в день оплаты, а 17 апреля: отправить подраздел 1.1 ЕФС-1 о заключении договора.

18 апреля ООО удерживает НДФЛ 15 600 рублей: 120 000 × 13%. Исполнитель получает 104 400 рублей. Поскольку удержание произошло с 1-го по 22-е число апреля, уведомление по НДФЛ подают не позднее 25 апреля, налог перечисляют не позднее 28 апреля. При условии, что база по взносам у этого физлица в «Ромашке» не достигла предела, бухгалтер начисляет ещё 36 000 рублей взносов: 120 000 × 30%. Это расходы компании, а не удержание из вознаграждения.

Взносы за апрель перечисляют не позднее 28 мая. Если 30 апреля стороны подписали соглашение о прекращении договора после сдачи результата, ЕФС-1 о прекращении отправляют не позднее следующего рабочего дня. Итоговый бюджет «Ромашки» — 156 000 рублей: 120 000 рублей цена договора плюс 36 000 рублей взносов. Ошибка здесь всегда одна и та же: планировать 120 000 рублей, а потом искать недостающие 36 000.

В примере цена договора не равна деньгам, которые получит исполнитель, и не равна расходам заказчика. Это три разные суммы.

ГПХ не лечит трудовые отношения, даже если НДФЛ и взносы вы посчитали идеально

Бывает, что бухгалтерия сделала всё формально правильно: удержала НДФЛ, начислила взносы, вовремя сдала ЕФС-1. Но сам договор всё равно выглядит как трудовой. Постоянная функция вместо результата, график с 9:00 до 18:00, рабочее место, ежедневный контроль, подчинение внутреннему распорядку — такой набор признаков создаёт риск переквалификации. Один ежемесячный платёж сам по себе ничего не доказывает. Важна реальная картина.

Разберём типичную ситуацию. ООО «Вектор» заключало с SMM-специалистом договоры ГПХ по 70 000 рублей в месяц. На бумаге — подготовка контента. По факту директор установил часы работы, выдал корпоративную почту, требовал ежедневные отчёты и согласование отпуска. Бухгалтер удерживал НДФЛ, начислял взносы и передавал ЕФС-1. Налоговая дисциплина была в порядке, но отношения всё равно спорили с названием договора.

Я считаю, что здесь не нужно сочинять в договоре «свободный график», если руководитель каждый день контролирует время онлайн. Компании нужен человек в процесс на постоянной основе — оформляйте трудовой договор. Нужен независимый исполнитель — опишите измеримый результат, срок, порядок приёмки и оставьте ему самостоятельный способ выполнения задания. Бумага должна отражать реальность, а не пытаться её перекрасить.

Самый спокойный договор не самый длинный. Это договор, который совпадает с тем, как работа устроена на самом деле.

Как это было у моего клиента: дизайнеру заплатили, а про ЕФС-1 вспомнили через неделю

Мы взяли на обслуживание ООО «Городская кухня» — небольшую компанию, которая делает мебель на заказ. Руководитель показал договор ГПХ с дизайнером-физлицом: 18 февраля исполнитель приступил к работе, 29 февраля подписали акт на 90 000 рублей, а оплату перечислили 4 марта. Пришли ко мне с простым вопросом: «НДФЛ же удержали при оплате, значит, всё нормально?»

Первое, что я проверила, — статус дизайнера и сам договор. Самозанятым он не был, поэтому ООО выступало налоговым агентом по НДФЛ и должно было начислить страховые взносы сверх суммы вознаграждения. Но главное обнаружилось в сроках: сведения о заключении договора ГПХ для ЕФС-1 нужно было подать не после оплаты и не после акта, а не позднее следующего рабочего дня после заключения договора. Этот срок уже пропустили.

Мы сразу подготовили и направили подраздел 1.1 ЕФС-1 по договору, не стали ждать окончания работ или следующей выплаты. Затем оформили акт, платёжное поручение, расчёт удержанного НДФЛ и начисление взносов в учёте. Из 90 000 рублей вознаграждения при выплате удержали НДФЛ, а взносы компания учла отдельно как свой расход — я отдельно проговорила это директору, чтобы он не вычел их из денег дизайнера.

После этого я попросила клиента завести короткий маршрут для всех новых исполнителей: до подписи договора бухгалтер получает ИНН, проверяет статус самозанятого, определяет налоги и взносы, а дату для ЕФС-1 сразу ставит в календарь. Договор завершили 15 марта, и сведения о прекращении мы уже подали вовремя — на следующий рабочий день. В итоге исправили ситуацию без паники и сделали так, чтобы следующий договор не начинался с поиска документов задним числом.

По ГПХ опасно ориентироваться только на дату оплаты: ЕФС-1 контролируют от даты заключения и прекращения договора, а не от движения денег.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать ЕФС-1 по договору с самозанятым?

Нет, если человек действительно применяет НПД, вы получили чек и выплата не является объектом страховых взносов. Статус проверяйте перед выплатой: при его утрате порядок меняется.

Нужно ли подавать ЕФС-1 по аренде автомобиля у физлица?

Нет, если это чистая аренда имущества без услуг и на выплату не начисляются страховые взносы. НДФЛ с арендной платы ООО как налоговый агент обычно удерживает.

Надо ли платить взносы на травматизм по ГПХ?

Только если обязанность заказчика прямо записана в договоре. Обычные единые страховые взносы на вознаграждение за работы и услуги начисляют независимо от такого условия.

Можно ли отправить ЕФС-1 после первого платежа?

Нет. Сведения о заключении ГПХ, выплаты по которому облагаются взносами, подают не позднее рабочего дня после даты заключения. Первая выплата на срок не влияет.

На что опираемся