Увольнение в последний день месяца: зарплата, ЕФС-1 и НДФЛ

Не называйте всё «датой увольнения»: их как минимум четыре

В практике чаще всего ошибаются не в расчёте среднего заработка, а в календаре. В приказе стоит 31-е число, расчёт решили провести «в день зарплаты», ЕФС-1 отложили до начала следующего месяца, НДФЛ — «когда будем платить единым платежом». В итоге у компании четыре разных дедлайна, а сотрудники уверены, что всё было сделано 31-го. Нет, не было.

Первая дата — прекращение трудового договора. По общему правилу это последний день работы сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ). Вторая — день окончательного расчёта: все причитающиеся суммы выплачивают в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Третья — дата приказа или другого документа, подтверждающего увольнение: от неё считают срок для подраздела 1.1 ЕФС-1. Четвёртая — дата удержания НДФЛ, то есть фактическая выплата дохода; для неё НК РФ устанавливает отдельные периоды перечисления налога.

Я считаю правильным вести увольнение не как строчку в конце зарплатной ведомости, а как отдельную короткую задачу с контрольными датами. Иначе последний день месяца превращается в бухгалтерский фокус: сотрудника уже уволили, деньги ещё не отправили, отчёт «висит в программе», а налог почему-то ждёт следующую зарплату. Фокус плохой, особенно если его потом проверяет инспектор или бывший работник.

• Дата прекращения договора — из кадрового решения.
• Дата расчёта — обычно день увольнения.
• Дата приказа — отправная точка для срочной ЕФС-1.
• Дата выплаты — момент удержания НДФЛ и основа для налогового срока.

Окончательный расчёт: месяц ещё не закрыт, а платить уже нужно

Зарплату за отработанное время, компенсацию неиспользованного отпуска и другие причитающиеся суммы работодатель выплачивает в день увольнения. Обычный срок выплаты зарплаты, например 10-е число следующего месяца, здесь не работает. Если в день увольнения работник не работал, деньги нужно выплатить не позднее следующего дня после того, как он предъявит требование о расчёте (ст. 140 ТК РФ).

Зарплату берите за фактически отработанные дни или часы до увольнения включительно. Компенсацию за неиспользованный отпуск считайте отдельно. С 1 сентября 2025 года действует новое Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённое постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Это важно для увольнений 2026 года: не оставляйте в расчётной базе старые алгоритмы «на автомате», особенно если у сотрудника были премии, неполное рабочее время или периоды исключения.

Премия — типичный источник спора. Если право на неё определено трудовым договором или локальным положением и условия выполнены, я не советую отодвигать выплату под предлогом, что «месяц ещё не закрыли». Сначала оцените условия документа. А вот обещание руководителя «что-нибудь дадим по итогам месяца» без закреплённого порядка бухгалтеру начислять не из чего. Это неприятно, но лучше честно зафиксировать отсутствие основания, чем потом собирать задним числом документы.

• Рассчитайте зарплату за фактически отработанное время.
• Отдельно определите компенсацию неиспользованного отпуска.
• Проверьте, положены ли премии и иные выплаты по локальным документам.
• Выдайте расчётный листок при выплате заработной платы.
• Сохраните платёжное поручение или ведомость как подтверждение расчёта в срок.

НДФЛ и страховые взносы: здесь старое правило «на следующий день» уже не годится

НДФЛ удерживают непосредственно при фактической выплате окончательного расчёта (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но перечисление налога в 2026 году не привязано к следующему дню после выплаты. Для НДФЛ, удержанного с 23-го числа предыдущего месяца по последнее число текущего месяца, срок перечисления — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для налога, удержанного с 1-го по 22-е число текущего месяца, — не позднее 28-го числа текущего месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Именно на этом месте я вижу старые шаблоны в учётных программах и старую память бухгалтера. Она понятна: когда-то правило действительно было другим. Но сейчас увольнение 31-го числа обычно означает, что удержанный НДФЛ попадёт во второй период месяца, а срок его уплаты наступит 5-го числа следующего месяца. Уведомление об исчисленных суммах по такому НДФЛ подают не позднее 3-го числа следующего месяца (п. 9 ст. 58 НК РФ). Если срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на ближайший следующий рабочий день по ст. 6.1 НК РФ.

Зарплата и компенсация отпуска входят в базу по страховым взносам как выплаты в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ). Компенсация неиспользованного отпуска не названа среди освобождённых выплат, поэтому взносы на неё начисляют. Не пытайтесь спрятать её под названием «компенсация при увольнении»: название проводки не меняет содержание выплаты. Выходное пособие имеет отдельное освобождение в пределах норм, указанных в подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

• Удержите НДФЛ при выплате окончательного расчёта.
• Если выплата была 23–31-го числа — включите налог в срок уплаты до 5-го числа следующего месяца.
• Подайте уведомление по этому периоду не позднее 3-го числа следующего месяца.
• Начислите страховые взносы на зарплату и компенсацию отпуска.
• Включите выплаты в 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий отчётный период.

ЕФС-1 при увольнении: это срочная подача, а не часть месячного закрытия

Сведения о трудовой деятельности при увольнении подают в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего увольнение (подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Не после выплаты расчёта. Не после закрытия зарплаты. Не «в следующем месяце одной пачкой». Именно следующий рабочий день.

Здесь есть тонкость, о которой лучше знать до увольнения: закон связывает срок с датой приказа, а не с датой прекращения трудового договора. Поэтому заранее подписанный приказ может запустить срок ЕФС-1 ещё до последнего рабочего дня сотрудника. Формально это неудобно, но норма сформулирована именно так. Я предпочитаю не подписывать приказ за много дней до события, если нет выстроенного контроля и уверенности, что дата не изменится.

При электронной сдаче важна не только отправка. Файл может быть направлен вовремя, но получить отказ из-за ошибки в дате, коде причины увольнения или регистрационных данных. Внутри компании я считаю задачу завершённой после подтверждения приёма. Сохраните квитанцию и протокол: при споре «мы отправляли» без них звучит слабее, чем хотелось бы. При численности за предшествующий отчётный период 11 и более застрахованных лиц ЕФС-1 сдают электронно; при 10 и менее допустима бумажная или электронная форма (ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

• Сверьте дату приказа и дату прекращения договора.
• Отсчитайте следующий рабочий день от даты приказа.
• Укажите основание увольнения так же, как в приказе и ТК РФ.
• Направьте подраздел 1.1 ЕФС-1.
• Проверьте положительный протокол приёма и сохраните его.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» увольняет менеджера 31 июля

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» увольняет менеджера по собственному желанию 31 июля 2026 года. Оклад — 80 000 рублей. В июле по графику 23 рабочих дня, и менеджер отработал их полностью. Неиспользованный отпуск — 7 календарных дней, средний дневной заработок для компенсации — 3 000 рублей.

Бухгалтер начисляет 80 000 рублей зарплаты и 21 000 рублей компенсации отпуска: всего 101 000 рублей. Для учебного примера предположим, что доход работника с начала года не превысил порог первого диапазона прогрессивной шкалы, поэтому НДФЛ удерживается по ставке 13 процентов. Налог — 13 130 рублей, сумма к выплате — 87 870 рублей. Это не универсальная ставка для всех: перед расчётом обязательно проверьте налоговую базу работника с начала года по ст. 224 НК РФ.

Приказ также издан 31 июля, в пятницу. Следующий рабочий день — 3 августа, поэтому это крайний срок для подраздела 1.1 ЕФС-1. НДФЛ удержан 31 июля, то есть в периоде с 23-го по последнее число месяца: уведомление по нему нужно подать не позднее 3 августа, а перечислить налог — не позднее 5 августа. В этой ситуации бухгалтеру не надо ждать августовской зарплаты. Ему надо закрыть три разные задачи в разные сроки.

Типичная ошибка «Ромашки» была бы такой: отправить ЕФС-1 5 августа вместе с налогом. Деньги перечислены вовремя, но кадровые сведения сданы поздно. За непредставление сведений в установленный срок либо недостоверные сведения предусмотрен штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Сумма небольшая, но я бы не успокаивалась: исправлять чужой стаж и отвечать на претензии бывшего сотрудника всегда дороже, чем поставить напоминание на понедельник.

Вторая ловушка: приказ подписали заранее

Типичная ситуация: ООО «Вектор» 28 августа оформило приказ об увольнении сотрудника 31 августа 2026 года. В последний день работы компания рассчитала 63 000 рублей зарплаты и 10 000 рублей компенсации за четыре дня неиспользованного отпуска. Деньги выплачены вовремя. Но кадровик решил, что ЕФС-1 надо сдать после увольнения — 1 сентября.

Я бы не стала рассчитывать на такую трактовку. Для срока ЕФС-1 важна дата приказа. Если приказ издан 28 августа, следующий рабочий день после него — 31 августа, и это крайний срок подачи. Да, сведения уйдут до фактической даты прекращения договора. Это выглядит странно, но риск поздней сдачи при ожидании 1 сентября гораздо понятнее, чем желание сделать календарь красивым.

Заранее изданный приказ создаёт ещё один риск: работник может отозвать заявление до истечения срока предупреждения, если на его место не приглашён в порядке перевода другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора (ст. 80 ТК РФ). Поэтому моя практическая позиция проста: либо оформляйте приказ ближе к окончательному решению, либо заведите для раннего приказа отдельный контроль корректировок. Не оставляйте в данных СФР «увольнение-призрак», если решение отменено.

• Не подписывайте приказ задним числом ради срока отчётности.
• При раннем приказе считайте срок ЕФС-1 от даты его издания.
• Если увольнение отменено, внесите корректировку по порядку заполнения ЕФС-1.
• Сверьте дату и основание в приказе, расчёте, платеже и отчёте.

Мой порядок действий в последний день месяца

Я разделяю задачу на три контура: кадры, деньги и отчётность. Они связаны, но не должны зависеть друг от друга. Сначала проверяю основание и дату приказа. Затем считаю и обеспечиваю окончательный расчёт. После этого ставлю два самостоятельных контроля: ЕФС-1 по дате приказа и НДФЛ с уведомлением по дате выплаты. Такой порядок снимает половину нервов при закрытии месяца.

Не пытайтесь сделать из ЕФС-1 замену 6-НДФЛ или РСВ. Увольнение нужно отразить в срочных сведениях о трудовой деятельности, но зарплата, компенсация и удержанный налог остаются в налоговой отчётности по своим правилам. В обратную сторону это тоже работает: сданные 6-НДФЛ и РСВ не доказывают, что СФР вовремя получил кадровое мероприятие.

И ещё одна скучная, но полезная привычка: проверьте доступ к оператору ЭДО и срок электронной подписи до последнего дня месяца. Срыв отправки из-за сертификата, который истёк в 23:58, не выглядит экзотикой. Это просто тот самый маленький организационный недочёт, который почему-то всегда приходит вместе с увольнением и квартальным закрытием.

• Приказ и основание увольнения.
• Окончательный расчёт и расчётный листок.
• Удержание НДФЛ при выплате.
• Уведомление и уплата НДФЛ по соответствующему периоду.
• ЕФС-1 подраздел 1.1 и положительный протокол.
• Архив приказа, расчёта, платежа, квитанций и протоколов в одной папке.

Частые вопросы