Как оформить закупку у населения на УСН

Сначала отделите закупку товара от «просто расписки»

В этой теме чаще всего ломается не первичка, а логика сделки. Предприниматель берёт товар у обычного человека, переводит ему деньги по номеру телефона и потом пытается назвать банковскую выписку подтверждением расхода. Выписка доказывает перевод. Но она не объясняет налоговой, за что именно вы заплатили, сколько товара получили и почему этот человек вообще был продавцом.

Для УСН с объектом «доходы минус расходы» стоимость приобретённых товаров можно учесть после их оплаты и реализации покупателю. Это следует из подпункта 23 пункта 1 и подпункта 2 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ. Но расход должен быть документально подтверждён и экономически обоснован: отсылка к статье 252 НК РФ сделана пунктом 2 статьи 346.16. Поэтому я не советую строить учёт вокруг одной расписки, даже если продавец охотно её подписал.

Правильный центр комплекта — закупочный акт. Закон не требует унифицированного бланка именно для такой сделки: с 2013 года формы первичных документов утверждает руководитель организации или ИП. Зато обязательные реквизиты первичного документа перечислены в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Их нельзя заменить словами «акт составлен в свободной форме». Свободная форма — не свободное содержание.

Покупателю-ИП или ООО полезно заранее утвердить форму закупочного акта в учётной политике или отдельным приказом. Это простая дисциплина, а не бюрократия ради папки. Когда документы из месяца в месяц выглядят одинаково и стыкуются с оплатой и складом, объяснять операцию гораздо легче.

• Дата и номер акта; наименование покупателя, его ИНН, а для ООО — наименование.
• Данные продавца: ФИО, паспортные данные или иной документ, позволяющий его идентифицировать, адрес; ИНН — если он известен и продавец его сообщает.
• Что куплено: точное наименование, характеристики, количество, единица измерения, цена за единицу и общая сумма.
• Основание, что продавец передал товар, а покупатель принял его; подписи обеих сторон.
• Должность и ФИО лица, принявшего товар от имени бизнеса, если закупает сотрудник.

Как я бы выстроила расчёт: наличные, перевод и касса

Способ оплаты меняет не саму покупку, а доказательства. При выдаче наличных закупщик должен оформить расходный кассовый ордер; кассовая книга обязательна для организаций, а ИП вправе её не вести при учёте доходов, расходов или иных объектов налогообложения в соответствии с НК РФ. Формы кассовых документов и порядок кассовых операций установлены Указанием Банка России № 3210-У. В закупочном акте я всё равно фиксирую: «денежные средства получил», дату и подпись продавца. Один РКО без расшифровки товара — слабая конструкция.

Банковский перевод физлицу допустим, но не делайте из назначения платежа ребус для будущей проверки. Пишите номер и дату закупочного акта, кратко наименование товара. Пример: «Оплата по закупочному акту № 18 от 12.05.2026 за 25 кг сушёных грибов». Выписку банка прикладывайте к акту. Если перевод делает директор со своей личной карты, сначала оформите выдачу или возмещение подотчётных сумм: иначе в цепочке появляется личный платёж, который нужно отдельно объяснять.

Если деньги выдаёт сотрудник, оформляйте его как подотчётное лицо, выдавайте аванс либо возмещайте подтверждённые расходы, а к авансовому отчёту прикладывайте закупочный акт и подтверждение оплаты. В малом бизнесе обычно спотыкаются именно здесь: закупщик ездит по деревням с наличными, а в бухгалтерию приносит пачку листков без связи с выданными ему деньгами.

При расчётах наличными помните о лимите в 100 000 рублей по одному договору между участниками наличных расчётов. Но этот лимит не распространяется на наличные расчёты с физлицами, не связанными с предпринимательской деятельностью. Продавец — обычный гражданин — как раз типичная ситуация. Искусственно дробить одну закупку не требуется; важнее честно подтвердить статус и предмет сделки.

• Наличные: закупочный акт, РКО или кассовая связка, отметка продавца о получении денег.
• Перевод: закупочный акт, платёжное поручение или банковская выписка, ясное назначение платежа.
• Через закупщика: документы по подотчёту плюс акт и подтверждение, как именно продавец получил деньги.

Два примера: где документы выдерживают проверку, а где рассыпаются

Разберём на примере ООО «Ромашка» на УСН 15%. Компания закупает у граждан дикорастущие ягоды для последующей фасовки и перепродажи. 16 июля закупщик принял у гражданки 80 кг черники по 240 рублей за килограмм — всего 19 200 рублей. В акте указали ФИО и паспортные данные продавца, наименование, вес, цену, сумму, дату, факт передачи товара и получения наличных. Закупщик оформил РКО, товар оприходовали по накладной на склад. Через неделю 70 кг реализовали сети, 10 кг остались на складе.

Для УСН расход здесь не появляется в день красивого акта сам по себе. Товар оплачен 16 июля, а в расходы попадёт стоимость реализованных 70 кг — 16 800 рублей. Остальные 2 400 рублей ждут продажи. Это не придирка бухгалтера: специальное правило статьи 346.17 НК РФ привязывает учёт покупной стоимости товаров к реализации. В книге учёта доходов и расходов у «Ромашки» будет понятная дорожка: закупка — оплата — приход — реализация.

Теперь типичная ситуация: ИП Соколов купил у нескольких граждан подержанные велосипеды для перепродажи на 146 000 рублей. Деньги он переводил со своей карты, в назначениях платежей стояло «спасибо» или вообще ничего. В конце месяца он получил от знакомого бланк закупочного акта и попросил людей подписать. Часть людей уже не отвечает, а часть помнит только общую сумму. Такой пакет не становится надёжным от того, что в нём есть печати и красивые таблицы.

Исправление здесь не косметическое. По сохранившимся сделкам нужно восстановить документы только по реальным данным: подписать акты с датой фактической передачи, приложить выписки, зафиксировать приход и связать товар с продажами. По сделкам, которые объективно подтвердить нельзя, я бы не включала стоимость в расходы. Неприятнее заплатить больше налога сейчас, чем потом доказывать инспектору происхождение цифры, которую не могут подтвердить ни продавец, ни банковский платёж, ни склад.

НДФЛ: здесь нельзя отвечать одной фразой

Вопрос «нужно ли удерживать НДФЛ с физлица» не решается тем, что в акте написано «закупка товара». По общему правилу российская организация или ИП, от которых физлицо получает доход, являются налоговыми агентами, но статья 226 НК РФ перечисляет доходы, по которым обязанность возложена на агента. Для покупки у гражданина его собственного имущества действует иной механизм: подпункт 2 пункта 1 статьи 228 НК РФ относит исчисление и уплату налога к самому физлицу. Покупатель по такой сделке НДФЛ не удерживает.

Но я всегда прошу клиента ответить на скучный, зато решающий вопрос: что именно приобретаете? Разовая покупка личной вещи, урожая с участка или имущества гражданина — один разговор. Регулярная закупка результата работы по вашему заданию, например мебели, изделий или переработанного сырья, может оказаться уже не куплей-продажей товара, а гражданско-правовым договором на работы. И тогда правила по НДФЛ и страховым взносам меняются. Называть договор «закупочным актом» для маскировки сути бесполезно.

Отдельно проверяйте статус самозанятого или ИП. Если поставщик зарегистрирован как плательщик НПД, запросите сформированный им чек из приложения «Мой налог»: он нужен заказчику для учёта расходов и подтверждает, что выплата идёт в рамках НПД. Для самозанятого нельзя работать через «закупочный акт вместо чека», если по существу он продаёт вам товар или результат своей деятельности как НПД-поставщик. Закон № 422-ФЗ тут вполне конкретен.

Справку о доходах и суммах налога физлица по покупке его имущества покупатель не подаёт, поскольку он не является налоговым агентом по этому доходу. Но не превращайте это в повод совсем не собирать данные продавца: без ФИО и удостоверяющих реквизитов сам закупочный акт теряет доказательную силу.

• Собственное имущество обычного гражданина: удерживать НДФЛ с цены покупки не нужно; налоговые обязанности по статье 228 НК РФ — у продавца.
• Работа или услуга под видом товара: до выплаты проверяйте договор и обязанность удержать НДФЛ, начислить взносы.
• Самозанятый: получите чек НПД и проверьте его статус на дату расчёта через сервис ФНС.
• ИП: запросите реквизиты ИП и оформляйте обычную закупочную сделку с предпринимателем.

Что проверят в расходе при УСН и как не потерять его по дороге

Я советую смотреть на закупку глазами человека, который впервые открыл вашу папку через два года. Он должен за несколько минут увидеть пять вещей: кто продал, что продал, что товар реально получен, что деньги реально выданы и что товар затем продан. Если из этой цепочки выпадает хотя бы одно звено, начинаются объяснения и риск исключения расхода.

Для товаров на УСН особенно важно не забыть последнюю связь — реализацию. Закупочный акт и платёж могут быть идеальными, но пока товар лежит на складе, его покупная стоимость не уменьшает базу по правилу подпункта 2 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ. Если часть партии продана, разумно вести партионный учёт: сколько получено, сколько реализовано, по какой закупочной цене. Не обязательно строить космическую ERP для трёх коробок товара; обычной складской таблицы, если она ведётся регулярно и согласуется с первичкой, часто достаточно.

В 2026 году правило о признании покупной стоимости товара по мере реализации сохраняется. Расходы отражайте в книге учёта доходов и расходов по форме, утверждённой приказом ФНС России № ЕА-7-3/816@. Для ООО бухгалтерская первичка живёт ещё и в бухгалтерском учёте, а ИП на УСН не освобождается от необходимости иметь документы, подтверждающие расходы для налогового учёта.

Наконец, не покупайте «универсальность» документа ценой абсурда. Копия паспорта продавца не всегда обязательна для первички; обычно достаточно корректно внести идентифицирующие реквизиты с согласия человека. Не требуйте лишние персональные данные «на всякий случай»: бизнес обязан обрабатывать их законно и в объёме, необходимом для цели сделки. Берите столько, сколько нужно, храните аккуратно, доступ ограничьте.

• Утвердите бланк закупочного акта и назначьте, кто вправе закупать товар.
• Нумеруйте акты последовательно и оформляйте их в день сделки.
• Сопоставляйте акт с оплатой, приходом товара и последующей реализацией.
• Отдельно отмечайте сделки с самозанятыми, ИП и исполнителями работ.
• До включения суммы в КУДиР проверьте: товар оплачен и реализован.

Мой рабочий вывод

Для закупки у населения я выбираю не самый короткий, а самый объяснимый маршрут: закупочный акт с обязательными реквизитами, доказательство оплаты, документ о приёмке и понятная связь с продажей. Это не избыточное усложнение. Это минимальный комплект, который позволяет спокойно включить покупную стоимость реализованного товара в расходы при УСН «доходы минус расходы».

Если вы на УСН «доходы», эти документы не уменьшают единый налог, но всё равно нужны для товарного учёта, контроля денег и защиты от вопросов о происхождении товара. А если сделка похожа на работу, а не на покупку вещи, не откладывайте квалификацию до конца года: именно здесь цена ошибки обычно выше стоимости одной консультации.

Норма о форме акта достаточно гибкая, а требования к доказательствам при УСН — совсем нет. Поэтому я не обещаю, что один лист бумаги автоматически обезопасит от любого вопроса инспекции. Зато хорошо собранная непрерывная цепочка документов даёт бизнесу нормальную позицию, а не надежду на удачу.

Частые вопросы