УСН «доходы минус расходы» в 2026 году: как подтвердить новые открытые расходы

С 2026 года список открыт. Кошелёк предпринимателя — всё равно нет

С 1 января 2026 года в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ появился подпункт 45: при УСН «доходы минус расходы» можно учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ. Закон № 425-ФЗ действительно поменял подход. Раньше мы искали нужный подпункт в закрытом списке; теперь можно рассматривать расходы, которые прямо там не названы.

Но я бы не переводила эту новость как «можно списать всё». Правильный перевод такой: можно учесть новый вид деловой траты, если она проходит требования НК РФ. Пункт 2 статьи 346.16 отсылает к пункту 1 статьи 252 НК РФ: расход должен быть обоснован, документально подтверждён и произведён для деятельности, направленной на получение дохода. Плюс при УСН действует кассовый метод — расходу нужна фактическая оплата.

На практике это меняет не только перечень, но и вопросы бухгалтера. Не «вписывается ли в старый подпункт?», а «что именно бизнес получил за деньги, как это связано с выручкой и чем это подтверждено?». Если на эти три вопроса нет спокойного ответа, строку в КУДиР лучше не создавать. Открытый перечень — это свобода для нормального бизнеса, а не разрешение уменьшать налог на стоимость личной жизни.

• Можно анализировать новые для УСН виды затрат: консультационные, маркетинговые, кадровые, информационные услуги, отдельные договорные санкции и другие расходы, предусмотренные правилами главы 25 НК РФ.
• Нельзя игнорировать ограничения самой главы 25 НК РФ, в том числе статью 270 НК РФ о расходах, не учитываемых при налогообложении прибыли.
• Отдельные расходы по-прежнему признаются только по специальным правилам. Новый подпункт 45 не позволяет выбрать более удобный порядок вместо порядка для товаров, основных средств или иных специальных видов затрат.

Я начинаю не с чека, а с деловой цели

У предпринимателей регулярно вижу одну и ту же картину: в папке лежат чек и банковская выписка, а объяснить покупку некому. Документ оформлен аккуратно, только зачем бизнесу услуга — неизвестно. Это слабая позиция. Первичка подтверждает факт операции, но сама по себе не превращает личную или случайную покупку в обоснованный расход.

Надёжная логика выглядит так: что вы продаёте или делаете → зачем для этого нужна трата → какой результат она даёт. Например, у ИП по ремонту техники появились заказы на обслуживание организаций. Он покупает доступ к сервису проверки контрагентов и шаблоны договоров. Связь с новой услугой понятна: сервис нужен для отбора заказчиков, документы — для оформления сделок. А вот курс по интерьерному дизайну для владельца такой мастерской не становится расходом только потому, что предпринимателю интересно расширять кругозор.

Для нетипичных и заметных по сумме затрат я советую составлять короткое внутреннее обоснование до оплаты. НК РФ не требует особой формы, и трёхстраничный приказ ради приличия никому не нужен. Достаточно зафиксировать: что покупается, для какого направления, кто использует результат и что именно он должен дать. Для ИП это может быть собственное решение с датой и подписью. Такой документ не заменяет договор и акт, зато собирает в одну линию весь смысл расхода.

• Деловую цель обычно подтверждают договор с клиентом, заказ, техническое задание, переписка, медиаплан, карточка товара, доступ в рабочий сервис, отчёт исполнителя.
• Сам расход подтверждают договор или оферта, счёт, акт, УПД, накладная либо кассовый чек с понятным составом покупки, а оплату — платёжное поручение, чек банка или выписка.
• Для электронного сервиса сохраните не только банковское списание: выгрузите оферту, счёт или чек, сведения о периоде доступа и, если это важно, результаты работы в сервисе.

Разберём на примере: ИП Соколов решил списать все платежи

Допустим, ИП Соколов оказывает услуги по продвижению сайтов и применяет УСН с базовой ставкой 15%. За I квартал 2026 года он получил 1 200 000 рублей доходов. С расчётного счёта и личной карты ушло 480 000 рублей. Предприниматель решил, что всю сумму можно занести в КУДиР: деньги ведь потрачены, а работа у него «вся про интернет». Именно здесь обычно и начинается самообман.

Разбираем платежи. 180 000 рублей — подрядчик настроил рекламу для конкретного клиентского проекта; есть договор, техническое задание, акт, отчёт и оплата. Это рабочий расход. 72 000 рублей — оплачена годовая CRM-подписка, есть счёт и чек, сервисом пользуются менеджеры: связь с деятельностью очевидна. 48 000 рублей — консультации дизайнера, который применяет НПД; есть договор и результат, но нет чека НПД. Сначала запрашиваем чек. Он важен не только для комплекта документов: при его отсутствии нужно отдельно оценить налоговые последствия выплаты физлицу.

Ещё 95 000 рублей — семейная поездка. В документах только билеты и проживание; деловой программы, переговоров и результата нет. Исключаем. Оставшиеся 85 000 рублей — ноутбук. Его нельзя списывать «на глаз» как иной расход: если имущество отвечает признакам амортизируемого, применяют специальный порядок учёта основных средств на УСН. При отсутствии документов на ввод в эксплуатацию и понятного подтверждения использования в работе я не стала бы ставить его в расход сейчас.

В итоге надёжно подтверждены 252 000 рублей, а не 480 000. База составит 948 000 рублей, а налог по базовой ставке 15% — 142 200 рублей. При механическом списании всех платежей предприниматель показал бы 108 000 рублей. Разница 34 200 рублей — не экономия, а потенциальная недоимка. При наличии состава правонарушения к ней могут добавиться пени и ответственность по статье 122 НК РФ. Семейную поездку здесь не спасёт ни акт, составленный задним числом, ни особенно вдохновляющее назначение платежа.

Как собрать досье на новый расход, чтобы оно пережило требование

Для привычных расходов бухгалтер обычно знает набор документов автоматически. Для открытых расходов я бы ввела правило «пять звеньев»: обоснование, договорённость, оплата, первичка, результат. Выпала хотя бы одна часть — не всегда всё потеряно, но объяснять операцию становится тяжелее. Особенно когда это не поставка коробок, а консультация, маркетинг, подбор персонала или управленческая услуга.

Самое слабое место — результат услуг. Деньги перечислены, акт подписан, в акте написано «услуги оказаны в полном объёме». А что именно сделал исполнитель, неизвестно. По маркетингу сохраняйте отчёт, макеты и статистику; по консультации — заключение, презентацию или перечень рекомендаций; по разработке — техническое задание, ссылку на результат, переписку о сдаче. Не обязательно производить архив на сотню файлов. Но налоговому инспектору должно быть видно, за что заплачено.

Проверьте и первичные документы. Закон № 402-ФЗ требует, в частности, дату, содержание факта хозяйственной жизни, величину и единицу измерения, участников операции, подписи ответственных лиц. Кассовый чек полезен, но для сложной услуги один он редко объясняет всё. А банковская выписка доказывает перевод денег, а не деловую цель и не факт того, что услуга получена.

Не переносите в КУДиР дату счёта автоматически. Для УСН важна оплата, однако для ряда видов расходов НК РФ устанавливает дополнительные условия и свой момент признания. Ноябрьский счёт за годовой сервис и оплата в декабре — не повод не глядя признать любую сумму: сначала определите вид расхода и специальное правило, если оно есть.

• Создайте на каждый крупный или необычный расход одну электронную папку: обоснование, договор или оферта, счёт, платёж, акт или чек, результат.
• В назначении платежа указывайте номер договора или счёта и понятную суть операции. «Оплата услуг» — слишком расплывчато для нестандартной сделки.
• Раз в месяц сверяйте выписку с КУДиР и сразу запрашивайте недостающие акты и чеки. Через год восстановление обстоятельств операции превращается в археологию.

Второй пример: ИП «Тёплый дом» и расходы на запуск направления

Допустим, ИП «Тёплый дом» занимается монтажом отопления и в 2026 году запускает обслуживание котельных. В январе предприниматель оплатил 140 000 рублей консалтинговой компании за анализ рынка и план продаж, 60 000 рублей за размещение вакансий и 45 000 рублей за проверку и доработку договоров с корпоративными заказчиками. До 2026 года такие суммы многие исключали только потому, что не находили их в закрытом перечне УСН.

Теперь это не повод автоматически ставить 245 000 рублей в расход, но повод нормально их проверить. По анализу рынка в досье должны быть договор с конкретным предметом, оплата, акт и сам отчёт; в обосновании — решение о запуске обслуживания котельных. По вакансиям — договор или счёт площадки, закрывающие документы, платёж и связь вакансий с новым направлением. По юридическим услугам — договор, акт с расшифровкой, подготовленные документы и, желательно, переписка или техническое задание.

Если всё это есть и расходы соответствуют правилам главы 25 НК РФ, я считаю их обоснованными для УСН. Они не декоративные: предприниматель создаёт и продаёт новую услугу. А теперь поменяем один факт. Предприниматель оплачивает 70 000 рублей «бизнес-наставнику» переводом на личную карту, договора нет, программа не определена, в переписке только голосовые сообщения о «росте мышления». Эту сумму я бы не включала. Не из любви к излишней осторожности, а потому что доказать содержание и производственную направленность такой услуги почти невозможно.

Суть примера не в том, что новое направление даёт право списывать любой стартовый платёж. Оно даёт разумное объяснение тем затратам, без которых запуск действительно не состоялся. Чем необычнее расход для вашей обычной деятельности, тем полезнее заранее зафиксировать, куда вы идёте и что покупаете для этого пути.

Где я бы не спорила и что сделать до декларации

Открытый перечень не отменяет статью 270 НК РФ. Поэтому не надо пытаться провести через него личные покупки, пени и штрафы в бюджет, траты без документов и платежи, не отвечающие критериям статьи 252 НК РФ. Представительские расходы, страхование, выплаты физлицам, рекламные расходы и другие затраты с особыми правилами тоже не становятся бесконтрольными: сначала читаем применимую норму главы 25, потом принимаем решение.

Отдельно берегитесь подмены вида расхода. Если покупка — основное средство, не называйте её «иным расходом», чтобы списать сразу. Для основных средств подпункт 1 пункта 1 и пункт 3 статьи 346.16 НК РФ устанавливают специальный порядок: расходы учитывают после ввода в эксплуатацию равными долями в течение налогового периода. С товарами и материалами тоже есть свои условия. Удобное название операции не меняет её налоговую природу.

Первым делом я бы разобрала не все чеки, а новые, крупные и смешанные расходы: сервисы, подрядчиков, обучение, маркетинг, поездки, технику, автомобиль и домашний офис. По каждому ответьте на три вопроса: что купили, для чего бизнесу, чем подтверждено. Затем настройте ежемесячную сверку и запретите добавлять в КУДиР нетипичный платёж без короткой проверки.

И последнее, что полезно помнить любителям списать максимум: минимальный налог при объекте «доходы минус расходы» считают по итогам года как 1% доходов, если обычный исчисленный налог оказался меньше. Поэтому агрессивное наращивание расходов не всегда даже даёт ожидаемый эффект. Бухгалтерия должна снижать налог законно и предсказуемо, а не рисовать красивую цифру до первого требования.

• Раз в месяц: сопоставьте банковскую выписку, первичку и записи в КУДиР.
• Раз в квартал: пересмотрите новые виды затрат до расчёта авансового платежа.
• Перед годовой декларацией: проверьте крупные расходы по специальным правилам и исключите личные платежи, для которых не собрана доказательная база.

Частые вопросы