Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой: без ожидания бумажного оригинала

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт и отчётность в СФР·~7 мин чтения
Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой: без ожидания бумажного оригинала — иллюстрация

Я Ольга Семёнова, практикующий бухгалтер. В этой ситуации компании обычно спотыкаются не на приказе, а на минуту раньше: ждут бумажную книжку или ставят совместительство «на глаз». Разберу, что запросить у кандидата, как определить статус работы и когда направить сведения в СФР, чтобы приём не превратился в исправления.

«Электронная трудовая» — не документ, который кандидат обязан распечатать

Кандидат говорит: «У меня электронная трудовая». Не просите его немедленно принести бумажную книжку — её может не существовать, и это не нарушение. Электронная трудовая книжка — бытовое название сведений о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в СФР. Это не отдельная карточка и не повод откладывать подписание договора.

Статья 65 ТК РФ требует при приёме предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Работник может показать сведения, выданные прежним работодателем по форме СТД-Р, либо сведения из СФР или с Госуслуг. Они могут быть бумажными или электронными. Поэтому я не вижу оснований требовать именно бумажную СТД-Р. Проверьте электронный документ, сохраните его в кадровом деле по правилам вашей компании — этого достаточно.

Сама выписка полезна, но не наделяйте её волшебными свойствами. Она помогает увидеть предыдущие записи и понять, не расходится ли рассказ кандидата с уже переданными сведениями. Но для заключения договора она не заменяет паспорт, СНИЛС, документы об образовании, если оно обязательно для должности, и документы воинского учёта. А у человека, который устраивается впервые, трудовой истории ещё нет: требовать СТД-Р у него просто не из чего.

Есть важная переходная группа: работник мог сохранить бумажную книжку. Тогда он предъявляет её при устройстве, а работодатель продолжает вести книжку и одновременно передаёт кадровое мероприятие в СФР. Не определяйте формат по возрасту или по уверенной фразе кандидата «я давно на электронке». Спросите прямо, сохранялась ли бумажная книжка и подавалось ли заявление о переходе на электронные сведения.

Отсутствие бумажной книжки — не причина отказывать в приёме или переносить дату договора. Гораздо важнее до подписи выяснить, будет ли эта работа основной или совместительством.

Главный вопрос — не про книжку, а про основное место работы

Самая частая ошибка выглядит так: бухгалтер открывает сведения с Госуслуг, видит у кандидата запись без увольнения и автоматически оформляет внешнее совместительство. Я считаю такой подход рискованным. Выписка могла не обновиться, кандидат мог уже уволиться, а мог действительно продолжать работать у другого работодателя. Отчёт сам по себе не отвечает за компанию на вопрос о статусе нового договора.

У работника может быть только одно основное место работы; другая регулярная работа по отдельному трудовому договору — совместительство. Условие о совместительстве должно быть прямо записано в трудовом договоре. При этом неполное рабочее время — совсем другая история. Ставка 0,5 не превращает работу в совместительство: сотрудник вполне может работать у вас четыре часа в день по основному месту.

Я включаю в анкету кандидата короткое подтверждение: «Работа в ООО является основной / выполняется по совместительству». Это не индульгенция, если человек сообщил неправду, но она дисциплинирует обе стороны и оставляет понятный след в деле. Если в выписке виден незавершённый предыдущий договор, попросите объяснение и, при необходимости, документ об увольнении. Не требуйте экзотическую «справку, что нигде не работает»: универсальной обязанности принести её у кандидата нет.

Не путайте ещё две вещи. Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор с тем же работодателем. Совмещение профессий — дополнительная работа в рамках уже существующего договора за доплату. Называть всё это «второй ставкой» удобно ровно до момента, когда нужно оформить документы и сведения в СФР.

Не ставьте совместительство только потому, что у сотрудника неполный день или старая запись в электронной выписке. Сначала выясните фактический статус, затем оформляйте договор.
Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой: без ожидания бумажного оригинала — схема действий
Схема: Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой: без ожидания бумажного оригинала

Разберём на примере: 0,5 ставки — не синоним совместительства

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» принимает менеджера с окладом 80 000 рублей на полную ставку. Стороны согласовали работу на 0,5 ставки, поэтому месячная зарплата составит 40 000 рублей. В сведениях с Госуслуг у кандидата есть запись о прежнем работодателе без увольнения. Кадровик решает не уточнять детали, указывает в договоре внешнее совместительство и готовит кадровое мероприятие «ПРИЕМ».

До подписания выясняется, что прежний трудовой договор уже прекращён, но последний работодатель ещё не выдал СТД-Р и сведения в личном кабинете не обновились. Новый сотрудник будет работать только четыре часа в день из-за семейных обстоятельств. Значит, для ООО «Ромашка» это основное место работы с неполным рабочим временем. Размер зарплаты здесь ничего не доказывает; ошибка появилась потому, что никто не задал один прямой вопрос.

Правильный маршрут такой: получить подтверждение, что новое место основное; включить в договор условие о неполном рабочем времени; не писать в нём «совместительство»; оформить кадровое событие и передать сведения в СФР. Если договор и ЕФС-1 уже оформили ошибочно, не надо надеяться, что никто не заметит. Приведите договор в соответствие с действительными условиями и подайте корректирующие сведения по порядку заполнения формы.

Из этого примера важен один вывод. Электронная выписка показывает прошлую кадровую историю, а не определяет условия вашего нового договора. Сначала статус и текст договора, затем отчётность. Не наоборот.

Куда отправлять сведения о приёме: подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР

Приём по трудовому договору отражают в подразделе 1.1 раздела 1 единой формы ЕФС-1. Получатель — территориальный орган СФР. Не ФНС, не бывший ПФР как отдельное ведомство и не Госуслуги работника. Бумажная книжка у сотрудника или электронные сведения — на эту обязанность не влияет: вы передаёте собственное кадровое мероприятие «ПРИЕМ».

В форме отражают дату кадрового мероприятия, трудовую функцию, код выполняемой функции по ОКЗ и иные обязательные реквизиты по действующему порядку заполнения. Не переносите в отчёт то, чего нет в договоре, и не «лечите» неудобный статус сотрудника формулировкой в программе. Сначала документы должны описывать реальность, потом сведения должны точно повторять документы.

С 30 декабря 2025 года действует обновлённая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения, утверждённые приказом СФР № 1462. Старый приказ СФР № 2281 утратил силу. Это небольшая деталь, но именно на таких деталях часто ломается шаблон в кадровой программе: форма открывается, но контроль не проходит. Перед массовым наймом в 2026 году я бы проверила, что программа обновлена и оператор сдаёт актуальный формат.

Если численность работающих застрахованных лиц за отчётный период превышает 10 человек, ЕФС-1 подают электронно с усиленной квалифицированной электронной подписью. При численности 10 и менее бумажная форма допустима, но для малого ООО электронная отправка обычно спокойнее: остаётся квитанция, по которой легко подтвердить дату представления.

В 2026 году используйте приказ СФР № 1462. Ссылки на форму и порядок по приказу № 2281 уже устарели.

Срок: следующий рабочий день после кадрового документа, а не день первой зарплаты

Для приёма по трудовому договору подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днём издания кадрового документа, который оформляет трудовые отношения. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Если отдельный приказ не издаёте, ориентиром служит трудовой договор. Ждать выхода сотрудника, табеля или начисления первой зарплаты нельзя.

Разберём на примере. ООО «Вектор» подписало трудовой договор с бухгалтером 28 апреля; начать работу она должна 5 мая, оклад — 95 000 рублей в месяц. У сотрудницы электронные сведения о трудовой деятельности, бумажной книжки нет. Компания решает, что раз фактический выход 5 мая, то ЕФС-1 можно подать в этот день. Нет: трудовые отношения уже оформлены договором 28 апреля, и срок считают от документа, который их оформил.

Что делать, если отправили поздно? Не переделывайте дату договора задним числом и не ждите конца месяца. Отправьте сведения сразу, сохраните подтверждение и устраните причину сбоя в процессе. За нарушение сроков или порядка представления сведений для персонифицированного учёта должностному лицу может грозить штраф от 300 до 500 рублей. Сумма сама по себе не катастрофа, но регулярные просрочки отнимают куда больше: объяснения, исправления и доверие к кадровому учёту.

Я всегда советую ставить передачу ЕФС-1 в тот же маршрут, что и подписание договора. Договор подписан — ответственному уходит задача со сроком на следующий рабочий день. Это простая привычка, которая избавляет от героического поиска виноватого, когда отчёт уже просрочен.

Дата начала работы и дата оформления трудовых отношений могут не совпадать. Для срока ЕФС-1 смотрите на кадровый документ, которым оформлен приём.

Мой рабочий чек-лист для ООО

Я расставляю приоритеты так: сначала законное содержание трудового договора, потом срок ЕФС-1, затем красота кадровой папки. Спор о том, «настоящая» ли у кандидата электронная трудовая, ставлю существенно ниже. Работодатель оформляет не книжку как предмет, а трудовые отношения и своё кадровое событие.

До подписи проверьте обязательные документы, спросите о статусе работы и зафиксируйте его. Если сотрудник предъявляет электронные сведения, этого достаточно для соответствующей части кадрового дела. Если у него продолжается бумажная книжка, включите её в обычный маршрут ведения. Не смешивайте эти два процесса в папке «разберёмся потом»: именно там рождаются пропущенные сведения и странные условия в договоре.

После оформления договора не ждите бумажный оригинал и не создавайте книжку сотруднику, который выбрал электронные сведения. Сформируйте подраздел 1.1, отправьте его в срок, проверьте квитанцию. При расхождении между договором и уже принятым отчётом исправляйте не только отчёт: оба документа должны описывать одну и ту же реальность.

И не надо паниковать из-за каждой технической неточности. Одиночную ошибку можно исправить. Но дата, статус основной работы или совместительства и сведения в СФР должны сходиться. Это как раз тот случай, где десять минут до подписи полезнее, чем час объяснений после.

Не откладывайте ЕФС-1 до расчёта зарплаты. Для этой формы решающее значение имеет кадровое оформление, а не первая выплата работнику.

Как это было у моего клиента: приняли администратора без бумажной трудовой и не сорвали срок ЕФС-1

Мы взяли на обслуживание ООО «Северная кухня» — небольшое кафе с 14 сотрудниками. Управляющая позвонила во вторник, 17 марта: на следующий день должен был выйти новый администратор, Илья, на 0,5 ставки с окладом 24 000 рублей в месяц. Бумажной трудовой у него не было, только сведения о трудовой деятельности из личного кабинета, и руководитель хотел перенести выход сотрудника, пока тот «не принесёт нормальную книжку».

Первое, что я проверила, — не наличие бумажной трудовой, а где у Ильи основное место работы. По его заявлению и сведениям о трудовой деятельности он уже работал полный день в другой компании. Значит, в кафе его нужно было оформить внешним совместителем. Сам размер ставки здесь ничего не решал: 0,5 ставки может быть и по основному месту работы, и по совместительству.

Мы запросили паспорт, СНИЛС, ИНН, сведения о трудовой деятельности, документ об образовании — для должности администратора он был нужен по требованиям работодателя — и заявление о приёме по совместительству. Затем подготовили трудовой договор: работа по внешнему совместительству, 4 часа в день, оклад 24 000 рублей до удержания НДФЛ, дата начала работы — 18 марта. В тот же день директор подписал приказ о приёме, а сотрудник ознакомился с ним.

После кадрового документа мы не стали ждать конца месяца или первой зарплаты. Подраздел 1.1 ЕФС-1 со сведениями о приёме направили в СФР в среду, 18 марта, в день издания приказа. По сроку у нас был следующий рабочий день — 19 марта, но я всегда советую не оставлять такую сдачу на последние часы: электронная подпись, программа или связь могут подвести в самый неподходящий момент.

В итоге Илья спокойно вышел на смену в назначенный день, кафе не потеряло сотрудника, а в отчётности не пришлось ничего исправлять. Я отдельно предупредила управляющую: если позже изменится статус работы или условия договора, это тоже нужно вовремя отразить в кадровых документах и отчётности.

Не ждите бумажную трудовую: сначала выясните, основная это работа или совместительство, а затем отсчитайте срок ЕФС-1 от приказа.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника без бумажной трудовой книжки?

Да. Если сведения о трудовой деятельности ведутся электронно, сотрудник предъявляет сведения о трудовой деятельности вместо бумажной книжки. У человека, который устраивается впервые, таких сведений ещё может не быть.

Нужно ли требовать именно СТД-Р от последнего работодателя?

Нет. Работник может представить сведения, полученные у работодателя, в СФР или через Госуслуги, на бумаге или в электронной форме.

Когда сдавать ЕФС-1, если сотрудник выйдет на работу через неделю?

Не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового документа, которым оформлен приём. Если отдельного приказа нет, ориентируйтесь на трудовой договор.

Надо ли сдавать ЕФС-1 на внешнего совместителя?

Да. Приём внешнего совместителя — кадровое мероприятие «ПРИЕМ», сведения о котором подают в подразделе 1.1 ЕФС-1.

Можно ли считать работу на 0,5 ставки совместительством?

Нет. Неполное рабочее время и совместительство — разные режимы. Работа на 0,5 ставки может быть основной; совместительство должно быть прямо указано в трудовом договоре.

На что опираемся