Сотрудник без СНИЛС: не тормозим приём, исправляем учёт

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт и отчётность работодателя·~5 мин чтения
Сотрудник без СНИЛС: не тормозим приём, исправляем учёт — иллюстрация

Кандидат нужен срочно, договор уже на столе, а СНИЛС «потерялся», «остался у родителей» или «вообще не получал». Я, Семёнова Ольга Владимировна, в такой ситуации не советую останавливать приём. Карточка — не пропуск к работе. Но и махнуть рукой нельзя: один пропущенный шаг быстро превращается в проблему с ЕФС-1 и персонифицированными сведениями.

СНИЛС не принесли — это ещё не причина не принимать человека

Первое, что я выясняю, — у человека нет самого лицевого счёта или нет бумажки с номером. В разговорах это всё называют одинаково: «нет СНИЛС». Для бухгалтера разница принципиальная. Если счёт уже открыт, номер никуда не исчезает вместе с зелёной карточкой или уведомлением. Если счёта нет, работодателю предстоит зарегистрировать сотрудника.

Статья 65 ТК РФ включает документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта в перечень документов при приёме. Но там же есть исключение: если человек трудоустраивается впервые и лицевой счёт на него ещё не открыт, работодатель направляет в СФР сведения для регистрации. То есть законодатель прямо предусмотрел ситуацию без СНИЛС. Отказ в работе из-за неё — это не осторожность, а неверное прочтение нормы.

Моя позиция простая: договор оформляем фактической датой, если стороны договорились о работе. Не переносим её «для удобства отчётности», не маскируем трудовые отношения гражданским договором и не ждём, пока кандидат найдёт старый файл в телефоне. Одновременно запускаем получение нужных данных. Бухгалтерия существует не для того, чтобы бизнесу было страшно принять человека.

Самая частая причина отказа в приёме сведений — не отсутствие карточки, а ошибка в фамилии, дате или месте рождения. Паспортные данные лучше сверить с работником до первой отправки, а не после отрицательного протокола.

Если лицевого счёта нет: АДВ-1 и срок, который нельзя проспать

На впервые трудоустраиваемого работника ООО направляет в СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1. С 30 декабря 2025 года действует обновлённая форма из приказа СФР № 1461. Старый шаблон, который годами лежит в общей папке у кадровика, лучше удалить: именно такие «мелочи» потом съедают рабочий день на переписку с фондом.

Анкету нужно отправить не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу. Это следует из пункта 10 Инструкции по персонифицированному учёту, утверждённой приказом Минтруда № 256н. Работник может заполнить анкету сам, либо это сделает кадровик по его документу. Я предпочитаю второй вариант с обязательной проверкой работником: в форме много персональных реквизитов, и бухгалтер не должен угадывать, как человек записывает место рождения или отчество в иностранном паспорте.

СФР отводит себе до пяти рабочих дней на открытие индивидуального лицевого счёта после получения анкеты. На практике всё нередко проходит быстрее, но строить процесс на надежде «обычно за час приходит» не надо. Отправили АДВ-1 — сохраните квитанцию. Получили уведомление — сразу внесите СНИЛС в кадровую и зарплатную систему. Это простая цепочка, которую почему-то регулярно обрывают на середине.

При численности 11 и более застрахованных лиц сведения индивидуального учёта подают в электронной форме с УКЭП. При 10 и менее закон допускает бумажную форму. Но если компания уже работает через оператора, я бы не строила ради одного новичка отдельный бумажный маршрут.
Сотрудник без СНИЛС: не тормозим приём, исправляем учёт — схема действий
Схема: Сотрудник без СНИЛС: не тормозим приём, исправляем учёт

ЕФС-1 без номера: не выдумывать данные и не прятать приём

Подраздел 1.1 ЕФС-1 с кадровым мероприятием «Приём» надо представить не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора. Так установлено пунктом 6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Здесь и возникает неприятный стык норм: АДВ-1 нужно отправить в тот же срок, а ЕФС-1 требует СНИЛС, которого у новичка ещё нет.

Норма сформулирована не настолько гладко, как хотелось бы практику. Поэтому я выбираю не хитрость, а доказуемую последовательность: в день договора, если технически возможно, отправляю АДВ-1; если нет — не позднее следующего рабочего дня. После присвоения номера немедленно сдаю подраздел 1.1 ЕФС-1. Храню анкету, квитанции и уведомление СФР. Подставлять чужой номер или отправлять форму с нулями нельзя: недостоверные сведения не лучше просрочки.

Ежемесячные персонифицированные сведения в ФНС представляют не позднее 25-го числа следующего месяца. В форме указывают СНИЛС, Ф. И. О. и сумму выплат. Если номер уже получен — сотрудника включают как обычно. Если вылезло расхождение в данных, сначала исправляйте лицевой счёт, а не отправляйте один и тот же файл десять раз в надежде, что система устанет сопротивляться.

Раздел 2 ЕФС-1 по взносам на травматизм сдаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом. В нём нет построчной идентификации работника по СНИЛС, но это не отменяет начисление зарплаты и взносов. Отсутствующий номер влияет на учётные сведения, а не на право сотрудника получить заработанное.

Не молчите о новом сотруднике в ЕФС-1 до появления номера. Правильнее сразу запустить регистрацию, документировать процесс и передать кадровые сведения в первый момент, когда их можно сформировать достоверно.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» приняло работника в пятницу

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» в пятницу заключило договор с кладовщиком. Оклад по договору — 68 000 рублей в месяц. Работник принёс паспорт и честно сказал, что официально раньше не работал, поэтому СНИЛС у него нет. Кадровик предлагает поставить в договоре дату понедельника: «Так отчёты будут проще». Узнаваемая логика, но плохая. Если стороны оформили отношения в пятницу, дату нельзя переделывать ради удобства программы.

Что я бы сделала по шагам. В день подписания взяла бы паспортные данные, вместе с работником проверила анкету АДВ-1 и отправила её в СФР через электронный канал. Если в пятницу отправка уже невозможна — отправила бы в ближайший рабочий день. После уведомления с присвоенным номером внесла бы его в карточку работника и сформировала подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «Приём». Все подтверждения сохранила бы в кадровом деле.

Дальше «Ромашка» начисляет работнику зарплату по договору с даты начала работы и отражает фактическую сумму выплат в отчётности. Никакой связи между отсутствующей карточкой и правом не начислять зарплату нет. К дате представления персонифицированных сведений в ФНС бухгалтер уже использует полученный номер. Компания не изобретает фиктивные даты и не теряет время на исправление ложных сведений.

В этом примере 68 000 рублей — условие трудового договора, а не налоговый расчёт. Смысл примера в другом: отсутствие СНИЛС не даёт работодателю права отложить зарплату, взносы или оформление трудовых отношений.

СНИЛС есть, но фамилия другая: не открывайте второй счёт

Вторая типичная история выглядит спокойнее, но ломается чаще. ООО «Вектор» принимает менеджера с окладом 92 000 рублей. Сотрудник называет СНИЛС по памяти, а в паспорте уже новая фамилия после брака. Бухгалтер не сверяет данные, отправляет ЕФС-1 и получает отрицательный протокол. Потом отправляет тот же файл повторно. Срок проходит, а внутри компании считают, что отчёт «всё-таки был отправлен». Нет: отправка без принятия не равна исполненной обязанности.

АДВ-1 здесь не нужна. Номер закреплён за человеком, второй лицевой счёт не открывают. Работник может через работодателя подать в СФР заявление АДВ-2 для изменения анкетных данных, а при утрате подтверждения — АДВ-3 для выдачи АДИ-РЕГ. После актуализации данных берите верный номер и заново формируйте отчётность.

Где обычно ошибаются? Пытаются выбирать между старой фамилией «лишь бы прошло» и новой фамилией «как в паспорте». Я бы не выбирала ни один суррогат. Сначала устраните расхождение в индивидуальном лицевом счёте. И отдельно проверьте положительный протокол: он важнее галочки «отправлено» в бухгалтерской программе.

Утрата уведомления о регистрации сама по себе не штрафуется. Риск появляется, когда из-за неё ООО подаёт поздние, неполные или недостоверные сведения.

Что закрепить в регламенте ООО и чего действительно бояться

Малому ООО не нужен регламент на двадцать страниц. Достаточно одного поля в чек-листе приёма: «СНИЛС подтверждён», «запрошен АДИ-РЕГ» или «АДВ-1 направлена». И ещё одного правила: задача по ЕФС-1 закрывается только после положительного протокола. Это скучная дисциплина, но именно она спасает, когда через несколько месяцев требуется объяснить, почему сведения ушли позже.

За непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений, предусмотренных статьёй 11 Закона № 27-ФЗ, статья 17 этого закона устанавливает финансовую санкцию 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Если сведения, которые должны идти электронно, сданы не в электронной форме, санкция составляет 1 000 рублей. Не стоит заранее считать это «ценой ошибки»: за одной неаккуратной карточкой обычно тянутся корректировки, требования и потерянное время.

Мой итог без красивых оговорок: хорошего кандидата можно и нужно принять, даже если у него нет СНИЛС. Но с первого дня должен быть понятный маршрут — подтвердить существующий номер, восстановить уведомление или направить АДВ-1. Не придумывайте идентификатор, не переписывайте дату договора и не оставляйте отчётность «на потом». В таких ситуациях спокойный порядок действий надёжнее любой бухгалтерской смекалки.

Если фонд не принимает сведения, сначала прочитайте текст протокола и исправьте первичные данные. Повторная отправка того же ошибочного файла — не стратегия, а бухгалтерский ритуал.

Как это было у моего клиента: приняли сотрудника без СНИЛС и не сорвали отчётность

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный склад» — небольшую компанию по оптовой торговле стройматериалами. В пятницу директор срочно принял кладовщика с окладом 62 000 рублей: паспорт, трудовая книжка и реквизиты карты были, а СНИЛС сотрудник не принёс. Кадровик уже предложил перенести дату приёма на понедельник, чтобы «не рисковать с отчётами».

Первое, что я проверила, — действительно ли у человека нет лицевого счёта или он просто не знает номер. Сотрудник подтвердил, что раньше официально не работал. Мы не стали задерживать оформление: подписали трудовой договор, издали приказ о приёме и в тот же день заполнили АДВ-1 с его паспортными данными.

Дальше я отдельно зафиксировала контрольные даты. ЕФС-1 по приёму мы сдали в следующий рабочий день, не выдумывая номер СНИЛС и не подменяя его чужими данными. Одновременно подготовили обращение для регистрации в системе индивидуального учёта и поставили задачу проверить присвоение номера до подготовки ближайших персонифицированных сведений.

Через несколько дней номер появился, мы сверили фамилию, имя, дату рождения и паспорт с данными, которые уходили в АДВ-1, после чего внесли СНИЛС в карточку сотрудника и кадровую программу. Зарплату за первый неполный месяц — 18 600 рублей до удержания НДФЛ — начислили уже с корректными персональными данными. В итоге человек начал работать в нужную дату, а у компании не возникло ни задвоения лицевого счёта, ни аврала перед сдачей отчётности.

Не переносите приём из-за отсутствия карточки СНИЛС: опаснее пропустить срок по ЕФС-1 или вписать номер «на глаз».

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли принять работника, если он не принёс СНИЛС?

Да. Если человек впервые поступает на работу и лицевого счёта нет, работодатель направляет сведения для регистрации. Если счёт уже есть, но подтверждение утрачено, его восстанавливают — это не основание отказывать в работе.

Надо ли создавать новый СНИЛС при смене фамилии?

Нет. Номер закреплён за человеком. Нужно актуализировать данные индивидуального лицевого счёта через АДВ-2 и получить корректное уведомление АДИ-РЕГ.

Можно ли сдать ЕФС-1 с нулями вместо СНИЛС?

Нет. Подстановка нулей, чужого или вымышленного номера создаёт недостоверные сведения. Направьте АДВ-1, дождитесь присвоения номера и сдайте кадровые сведения сразу после этого, сохранив подтверждения.

Когда сдавать персонифицированные сведения в ФНС по новому работнику?

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, за который представляются сведения. В последнем месяце квартала обязанность может быть исполнена разделом 3 РСВ при соблюдении установленных условий.

На что опираемся