Нет заказов: как законно оформить простой и рассчитать оплату

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт и заработная плата в ООО·~5 мин чтения
Нет заказов: как законно оформить простой и рассчитать оплату — иллюстрация

Нет заказов — и директор закономерно не хочет платить полную зарплату за отсутствие работы. Но отправить людей «за свой счёт» одним сообщением в чат — не экономия, а заготовка для трудового спора. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу, когда нужен простой, как его оформить и сколько начислить.

Отсутствие заказов — это обычно простой, а не отпуск за свой счёт

С такой ситуацией ко мне приходят постоянно. Продажи просели, проекты отменили, люди сидят без задач — и владелец предлагает: «Пусть напишут заявления без содержания». Здесь я обычно сразу торможу. Отпуск без сохранения зарплаты предоставляют по письменному заявлению работника. Не потому, что компании неудобно платить, а потому, что у человека есть личная причина взять такой отпуск.

Если работы временно нет из-за падения спроса, это простой: временная приостановка работы по экономическим причинам. Хозяйственный риск несёт ООО, а не сотрудник. Поэтому при обычном отсутствии заказов я исхожу из простоя по вине работодателя с оплатой не менее двух третей среднего заработка. Это не самая приятная новость для директора, зато честная и безопасная позиция.

Не надо и драматизировать. Короткий простой — нормальный кадровый инструмент, а не признание провала. Проблема начинается, когда его пытаются использовать вместо сокращения месяцами: заказов нет, перспектив нет, а приказы о продлении копятся. Если работа не вернётся, временная мера перестаёт быть временной — тогда нужно планировать кадровые решения, а не надеяться, что папка приказов всё выдержит.

Не собирайте заявления «за свой счёт» задним числом. Подпись не спасёт работодателя, если по переписке и обстоятельствам видно, что отпуск был навязан.

Что оформить: не усложняйте, но выстройте доказательства

Унифицированной формы приказа о простое нет. И это не повод писать в нём две строчки. Сначала зафиксируйте реальную причину: отменённые заказы, отсутствие заявок, приостановка конкретного направления. Подойдёт служебная записка руководителя подразделения, справка коммерческого отдела, выписка из внутренней CRM. Закон не требует именно этих документов, но через полгода они объяснят, почему решение было принято.

Затем директор издаёт приказ. В нём я советую назвать работников или подразделение, указать дату и время начала, экономическую причину, отсутствие вины работников, порядок оплаты и правила на период простоя: нужно ли быть на рабочем месте, как оставаться на связи, кому сообщать о готовности работы. Если освобождаете людей от явки в офис, напишите это прямо. Простой не означает автоматически, что можно пропасть с радаров.

Срок можно установить конкретной датой либо до отдельного приказа. Второй вариант закон не запрещает, но я предпочитаю контрольную дату: она заставляет директора заново оценить ситуацию, а не забыть о простое до конца года. При возобновлении работы нужен приказ об окончании простоя. В табеле время простоя по вине работодателя обозначают кодом «РП» или цифровым кодом «31».

Не оформляйте простой задним числом, когда зарплата уже рассчитана. Риск создаёт не отсутствие идеального бланка, а невозможность подтвердить дату и причину остановки работы.
Нет заказов: как законно оформить простой и рассчитать оплату — схема действий
Схема: Нет заказов: как законно оформить простой и рассчитать оплату

Как посчитать оплату: пример ООО «Ромашка»

Разберём на примере. Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» на две недели осталось без заказов. У менеджера оклад 90 000 ₽. За 12 календарных месяцев до месяца простоя ему начислили 1 080 000 ₽, а фактически отработано 247 рабочих дней. С 10 по 21 августа 2026 года — 10 рабочих дней простоя.

Средний дневной заработок составит 1 080 000 / 247 = 4 372,47 ₽. Минимальная оплата десяти дней простоя по вине работодателя: 4 372,47 × 2/3 × 10 = 29 149,80 ₽. За остальные рабочие дни августа начисляют обычную зарплату по правилам ООО. Средний заработок для такого расчёта определяют по Положению, утверждённому постановлением Правительства № 540, а не «на глаз» по текущему окладу.

Самая частая ошибка — взять две трети оклада. Для простоя по вине работодателя это неверно: статья 157 ТК РФ требует не менее двух третей среднего заработка. Две трети тарифной ставки или оклада применяются лишь при простое по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Эти базы похожи только на словах — в деньгах разница бывает заметной.

Формулировка «не менее» не декоративна. Если в положении об оплате труда ООО обещало более высокий размер, применяют его; ухудшить законный минимум нельзя.

Когда причина действительно не зависит от сторон: пример ООО «Вектор»

ООО «Вектор» остановило участок на пять рабочих дней: единственный поставщик не привёз сырьё из-за аварии на своей инфраструктуре. У оператора оклад 60 000 ₽, в августе 20 рабочих дней. У компании есть уведомление поставщика об аварии, переписка о сроках и документы о попытке купить сырьё у альтернативного контрагента.

Если обстоятельства действительно не зависели ни от ООО, ни от работника, минимум составит 60 000 / 20 × 2/3 × 5 = 10 000 ₽. В приказе нельзя просто написать «обстоятельства, не зависящие от сторон», как будто это заклинание. Нужны факты, подтверждающие такую квалификацию.

И здесь есть серая зона, о которой лучше сказать честно. Если поставщика выбрала компания, не создала запаса и не искала замену, работник или инспектор может спорить: а не в организации ли причина? Для обычного падения продаж я бы не пыталась натянуть версию о независимых причинах. Она экономит немного на бумаге и добавляет гораздо больше уязвимости в споре.

Слово «вина» в статье 157 ТК РФ не означает, что директор обязательно совершил проступок. В ситуации с отсутствием заказов оно обычно лишь распределяет предпринимательский риск работодателя.

Отпуск без содержания и налоги: две зоны, где ошибаются чаще всего

Если сотрудник сам просит неоплачиваемый отпуск по личным обстоятельствам, оформляйте заявление и приказ. Разные работники в один период могут находиться в разных режимах: один — в добровольном отпуске без сохранения зарплаты, другой — в простое. Это законно, если документы отражают реальность. Незаконно — издать один приказ «всем не выходить и ничего не платить».

Оплата простоя — выплата в рамках трудовых отношений. Я включаю её в базу по НДФЛ и страховым взносам: специальных исключений для неё в статьях 217, 422 НК РФ нет. В 2026 году отдельной льготной ставки для простоя также нет. При УСН «доходы минус расходы» расходы на оплату простоя и начисленные взносы учитывают в составе расходов на оплату труда и обязательных платежей при соблюдении общих условий главы 26.2 НК РФ.

Есть важная поправка к старым инструкциям в интернете. Сейчас НДФЛ не перечисляют «на следующий день после выплаты». Удержанный налог перечисляют в сроки пункта 6 статьи 226 НК РФ: по суммам, удержанным с 1-го по 22-е число месяца, — не позднее 28-го числа; с 23-го числа по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца; за период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года. Оплату простоя отражают в зарплатной отчётности, а не прячут отдельной строкой вне расчётов.

Ставка НДФЛ и тариф страховых взносов зависят от дохода работника и статуса работодателя. Простой не меняет ставку сам по себе — проверьте параметры именно вашей организации на 2026 год.

На чём сосредоточиться, если ситуация уже случилась

Не тратьте силы на длинные оправдания в приказе. Для трудовой инспекции важнее, чтобы причина, приказ, табель, расчётный листок и платёжные документы не противоречили друг другу. Проверьте именно эту цепочку. Если в приказе указан простой, а в табеле «НН» или отпуск без содержания, проблема уже не теоретическая.

Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает для юридического лица за первое нарушение трудового законодательства предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 ₽. Но риск не нужно ни преувеличивать, ни игнорировать. Короткий, документально оформленный и вовремя оплаченный простой — обычная ситуация. Наказывают не за то, что у бизнеса временно нет заказов, а за попытку переложить это на работника без оплаты и документов.

Если неоплачиваемые дни уже поставлены без заявлений работников, не переписывайте историю и не просите людей подписывать бумаги задним числом. Сверьте фактические даты, причины, табель и начисления; затем корректируйте учёт и документы в законной последовательности. При длительном падении спроса переходите к кадровому плану: временный простой не должен заменять решение о структуре компании.

Мой приоритет простой: сначала законное основание и расчёт, потом уже поиски экономии. В трудовых отношениях попытка сэкономить одну зарплатную строку часто обходится дороже самой строки.

Как это было у моего клиента: простой в строительной компании без «отпусков за свой счёт»

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный Контур», небольшую компанию по отделке помещений, в середине месяца. Руководитель пришёл с понятной, но тревожной ситуацией: два крупных заказа перенесли, новых договоров на ближайшие недели не было, а восемь мастеров оставались в штате. Он уже подготовил бланки заявлений на отпуск без сохранения зарплаты и хотел попросить сотрудников их подписать.

Первое, что я проверила, — есть ли у людей основания самим просить такой отпуск. Их не было: сотрудники готовы были работать, просто работодатель временно не мог обеспечить их заказами. Мы сразу остановили историю с заявлениями и признали период простоем по вине работодателя: отсутствие заказов — это предпринимательский риск компании, а не личная причина работника.

Мы оформили приказ о простое с 14 по 25 апреля, указали причину, список работников и размер оплаты. Дополнительно собрали переписку о переносе двух объектов, служебную записку руководителя и отметки в табеле — чтобы решение не выглядело документом, появившимся задним числом. Сотрудников ознакомили с приказом под подпись и отдельно прописали, нужно ли им находиться на рабочем месте в этот период.

У одного мастера средний дневной заработок получился 3 200 рублей. За восемь рабочих дней простоя ему начислили две трети среднего заработка: 3 200 × 8 × 2/3 = 17 066,67 рубля до удержания НДФЛ. Эти суммы мы включили в расчёт зарплаты, отразили в учёте и учли при подготовке обязательной отчётности.

Через неделю компания получила новый договор и руководитель хотел отменить простой с понедельника. Мы выпустили отдельный приказ о его досрочном окончании, ознакомили людей и вернули обычный режим работы. В итоге сотрудники получили законную оплату, а у компании остались документы, которые объясняли, почему и на какой срок работа была приостановлена.

Если работы нет по причинам на стороне компании, не подменяйте простой «добровольным» отпуском без содержания: подпись сотрудника не всегда снимет кадровый риск.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли объявить простой только одному отделу?

Да. Простой можно оформить для подразделения, группы работников или одного сотрудника, если именно у них временно нет работы. В приказе точно укажите, кого он касается.

Нужно ли уведомлять службу занятости о простое?

Общего требования уведомлять службу занятости об обычном простое из-за отсутствия заказов ТК РФ не устанавливает. Не путайте простой с режимом неполного рабочего времени и массовым высвобождением.

Можно ли работнику устроиться на другую работу во время простоя?

Совместительство в целом возможно, если оно не нарушает ограничения трудового договора и работник исполняет распоряжения основного работодателя о связи или присутствии в период простоя.

Можно ли сразу снизить оклады вместо простоя?

Односторонне и задним числом — нет. Изменение условий оплаты требует самостоятельного законного основания и процедуры; простой не даёт права мгновенно уменьшить оклад.

На что опираемся