Работник принёс справку-вызов после сессии: когда платить за учебный отпуск

Ольга Семёнова· ·Кадры, заработная плата и гарантии работникам·~8 мин чтения
Работник принёс справку-вызов после сессии: когда платить за учебный отпуск — иллюстрация

Сотрудник вернулся с сессии и принёс справку-вызов. В табеле уже НН, а иногда и прогул. Самая частая ошибка здесь — либо бездумно рисовать учебный отпуск задним числом, либо так же бездумно отказывать в оплате. Я, Семёнова Ольга Владимировна, считаю правильным сначала установить один факт: знал ли работодатель о справке-вызове до окончания сессии. Именно от этого зависит ответ, а не от красивой печати на бумаге.

Моя позиция: бумага после сессии — не всегда позднее обращение

Кадровики часто смотрят только на дату оригинала: справка зарегистрирована после сессии — значит, платить не надо. Это слишком грубый подход. Работник мог до начала отпуска отправить скан справки на корпоративную почту, в кадровую систему или руководителю в согласованный рабочий мессенджер, а оригинал принести после возвращения. В таком случае работодатель был извещён о праве работника на гарантию. Оригинал закрывает вопрос о документе, но не перечёркивает своевременное обращение.

Совсем другая картина, когда до конца сессии работник не подал ни заявления, ни справки, ни хотя бы читаемой копии, а затем просит оплатить уже прошедшие дни. ТК РФ не устанавливает специальный срок для вручения справки-вызова. Но судебная практика исходит из того, что обязанность предоставить и оплатить учебный отпуск возникает, когда работник подал заявление и справку-вызов. В частности, такой вывод сделан в апелляционном определении Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 25.11.2013 по делу № 33-4565/2013: если справку впервые предъявили после обучения, обязанности предоставить и оплатить отпуск у работодателя не возникло.

Я бы не обещала бухгалтеру волшебное правило «справка есть — значит, всегда платим». Его нет. Но и правило «оригинал после сессии — всегда отказ» тоже неверно. В реальной работе сначала поднимите почту, переписку, журнал электронного документооборота и сообщения руководителю. Если там есть своевременное обращение, спорить из-за того, что курьер с оригиналом пришёл на неделю позже, — странная экономия.

Отрывная часть справки, то есть справка-подтверждение, по своей природе и должна появиться после сессии. Её позднее представление не надо путать с поздней справкой-вызовом. Справка-вызов даёт основание освободить работника и начислить средний заработок; справка-подтверждение подтверждает участие в аттестации.

Если документы впервые появились после сессии, безопасная юридическая позиция работодателя — не оформлять обязательный учебный отпуск задним числом. Если справка или её копия была подана своевременно, оплату нельзя снять лишь потому, что оригинал получен позже.

Четыре условия, без которых дата справки уже не имеет значения

Даже своевременная справка не создаёт право на оплату автоматически. Я всегда начинаю проверку со статьи 177 ТК РФ и соответствующей статьи главы 26. Работник должен получать образование данного уровня впервые. Исключение — когда его направил учиться работодатель в соответствии с трудовым или ученическим договором. Второе высшее образование по личной инициативе работника — классическая причина законно не платить, хотя справка-вызов может быть безупречной.

Дальше смотрим на образовательную программу. Для гарантий по статьям 173 и 174 ТК РФ важна государственная аккредитация программы; работник должен успешно её осваивать. Форма обучения тоже имеет значение. Например, для обучающихся заочно или очно-заочно по программам высшего образования статья 173 ТК РФ предусматривает оплачиваемые периоды промежуточной и государственной итоговой аттестации. Студент очной формы не получает тот же набор оплачиваемых гарантий: закон даёт ему отдельные периоды отпуска без сохранения зарплаты.

Третья проверка — цель и длительность из самой справки. Учебный отпуск предоставляют не «на сессию вообще», а на конкретную аттестацию или иное мероприятие, указанное в справке-вызове. Не расширяйте период по просьбе работника и не сокращайте его по своему настроению. Длительность гарантий названа в статьях 173, 174 и 176 ТК РФ; там же видно, в каких случаях средний заработок сохраняется, а в каких — нет.

И четвёртая проверка, о которой регулярно забывают: место работы. По месту внешнего совместительства гарантии работникам, совмещающим работу с образованием, не предоставляются — это прямо сказано в статье 287 ТК РФ. По совместительству можно договориться о ежегодном отпуске или отпуске без сохранения зарплаты, но назвать его обязательным оплачиваемым учебным отпуском нельзя.

Я не советую требовать от сотрудника справку «об отсутствии академической задолженности» по собственной форме. Проверить успешное освоение программы нужно, но не стоит подменять учебное заведение экзаменационной комиссией отдела кадров.
Работник принёс справку-вызов после сессии: когда платить за учебный отпуск — схема действий
Схема: Работник принёс справку-вызов после сессии: когда платить за учебный отпуск

Разберём на примере: ООО «Ромашка» получает оригинал после сессии и всё равно платит

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» получило от менеджера Анны 26 февраля письмо с корпоративной почты: заявление на учебный отпуск и скан справки-вызова. Сессия по заочной программе бакалавриата с государственной аккредитацией назначена с 1 по 20 марта. Это первое высшее образование Анны. Оригинал справки она передала кадровику только 23 марта, уже после сессии.

Здесь я бы не позволила кадровику поставить НН и сказать: «Бумага же пришла поздно». Обращение было своевременным: адрес корпоративной почты закреплён в локальном порядке электронного взаимодействия, письмо сохранилось, скан читаемый и совпадает с оригиналом. 26 февраля кадровик оформляет приказ на период из справки. Если компания не успела выплатить средний заработок не позднее чем за три дня до 1 марта, это уже вопрос соблюдения срока из части 9 статьи 136 ТК РФ, а не основание лишить Анну оплаты.

Пусть средний дневной заработок Анны, рассчитанный по статье 139 ТК РФ и Положению № 922, равен 2 500 руб. На период с 1 по 20 марта по её пятидневному графику приходится 14 рабочих дней. Средний заработок за учебный отпуск составит 35 000 руб. — 2 500 руб. × 14 рабочих дней. Сам отпуск в справке указан календарными датами, но средний заработок считают за рабочие дни по графику работника, приходящиеся на оплачиваемый период.

23 марта ООО «Ромашка» подшивает оригинал и затем справку-подтверждение. Никаких приказов «от 25 февраля», если их реально не было, задним числом сочинять не требуется. Дата приказа должна быть настоящей; в нём можно указать прошедший период отпуска, если основание своевременно поступило, а документальная обработка задержалась. На УСН сумма войдёт в расходы на оплату труда после фактической выплаты — по правилам подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 и пункта 2 статьи 346.17 НК РФ.

В этом примере поздним оказался оригинал, а не уведомление работодателя. Это принципиально разные вещи — и именно их стоит разделить в служебной записке кадровика.

Второй разбор: ООО «Вектор» не должно превращать прошедшую сессию в учебный отпуск

Теперь типичная неприятная ситуация. Бухгалтер ООО «Вектор» не выходил на работу с 10 по 21 июня. На звонки отвечал: «У меня сессия». Ни заявления, ни справки, ни фотографий документа компании не прислал. 24 июня он принёс справку-вызов на те же даты и потребовал оплатить учебный отпуск. Формально это первое высшее образование, программа аккредитована, а средний дневной заработок сотрудника — 3 200 руб.

Здесь я считаю правильным не издавать приказ о предоставлении обязательного учебного отпуска задним числом и не начислять 32 000 руб. среднего заработка за десять рабочих дней. Это не жадность и не наказание за учёбу. На дату отсутствия работодатель не имел основания освободить сотрудника от работы, а справка-вызов впервые предъявлена после окончания периода. Судебная практика по такому набору фактов для работодателя благоприятна, хотя спор всегда зависит от доказательств.

Но я бы не начинала и с увольнения за прогул. Сначала запросите письменные объяснения, зафиксируйте дату фактического получения справки, проверьте деловую почту и переписку руководителя. Вполне возможно, что работник отправлял фотографию в мессенджер, а руководитель её потерял среди голосовых сообщений. Тогда ситуация превращается в первый вариант, и поспешное дисциплинарное взыскание станет лишней проблемой.

Если никаких следов своевременного обращения нет, ООО «Вектор» может отказать в оплате обязательного учебного отпуска, мотивировав ответ статьями 173 и 177 ТК РФ и датой предъявления документов. Компания вправе по своему локальному акту или соглашению с работником оплатить эти дни как дополнительную льготу. Но это должно быть осознанное решение работодателя, а не попытка выдать добровольную выплату за обязательную гарантию.

Сообщение «у меня сессия» без справки-вызова — слабое доказательство. Но для кадровика это повод проверить каналы связи, а не повод немедленно писать в табеле «ПР».

Как оформить документы без игры в машину времени

Когда обращение было своевременным, я бы собрала в дело заявление работника, распечатку письма или иной электронный след, скан и оригинал справки-вызова, приказ и потом справку-подтверждение. Если в организации есть локальный порядок обмена кадровыми документами, действуйте по нему. Если нет, особенно тщательно сохраните доказательства, что работодатель действительно получил копию до сессии: дату, адресата, вложение и ответное сообщение.

Приказ текущей датой с прошедшим периодом — допустимая фиксация обнаруженных документов и корректировки учёта. Приказ прошлой датой — плохая затея. Он не вернёт три дня для выплаты отпускных, зато создаст документ с недостоверной датой. То же касается табеля: исправляйте его по реальному основанию и по правилам, установленным в вашей учётной политике или кадровом документообороте.

Если за эти дни уже начислили обычную зарплату, не удерживайте её молча из ближайшей выплаты. Статья 137 ТК РФ разрешает удержания только в перечисленных случаях, а ошибка в квалификации времени не всегда в этот перечень укладывается. Сначала посчитайте разницу между зарплатой и средним заработком, затем выберите законный способ урегулирования, при необходимости получите письменное согласие работника.

Отдельно скажу о сроке выплаты. Учебный отпуск оплачивают не позднее чем за три дня до его начала, как и любой отпуск по части 9 статьи 136 ТК РФ. Когда работник своевременно представил справку слишком поздно, соблюсти срок уже невозможно. Это не превращает его право на средний заработок в ноль: выплачивайте после оформления без искусственной отсрочки. Но в процедуре компании полезно прямо написать работникам: прислать справку-вызов нужно заранее, лучше сразу после получения.

Главная цель оформления — не сделать папку красивой, а доказать два факта: когда работодатель узнал о праве на отпуск и за какие именно дни оно подтверждено.

НДФЛ, взносы и налоговый расход: где бухгалтеру не надо изобретать особый режим

Средний заработок за законный оплачиваемый учебный отпуск — доход работника. Его нет в перечне необлагаемых доходов статьи 217 НК РФ, поэтому удерживайте НДФЛ при выплате. Датой фактического получения дохода в виде отпускных считается день выплаты — подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ. Не ставьте в регистре вымышленную дату, в которую выплата якобы состоялась до сессии: отчётность такой творческий подход не любит.

Страховыми взносами выплата также облагается в общем порядке. Она входит в объект обложения по статье 420 НК РФ и не названа среди исключений статьи 422 НК РФ. В зарплатной программе учебный отпуск лучше выделить отдельным видом начисления: так проще проверить средний заработок, НДФЛ, взносы и расшифровки для работника.

Для плательщика налога на прибыль сохранённый средний заработок за предусмотренный законодательством учебный отпуск относится к расходам на оплату труда по пункту 6 статьи 255 НК РФ. УСН с объектом «доходы минус расходы» принимает такие расходы через подпункт 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ после фактической выплаты. Если же компания добровольно оплачивает уже прошедшую сессию, для которой обязательной гарантии не было, не маскируйте это под выплату по пункту 6 статьи 255 НК РФ. Сначала закрепите льготу в трудовом или коллективном договоре и отдельно оцените её налоговое основание.

Мой практический приоритет такой: сначала решить, было ли своевременное обращение и есть ли право по главе 26 ТК РФ; потом привести в порядок табель и начисление; и только затем думать об уточнениях отчётности. Не каждая поздняя справка требует переделывать весь квартал. Но если из-за корректировки изменилась ранее представленная сумма налога или взносов, проверьте обязанность подать уточнённый расчёт по статье 81 НК РФ.

Не путайте кадровый спор с налоговым. Сначала определите правовое основание выплаты. Тогда проводка, НДФЛ, взносы и расход в налоговом учёте складываются без бухгалтерской акробатики.

Как это было у моего клиента: справка пришла после сессии, но учебный отпуск оплатили

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный склад» — небольшую торговую компанию с 18 сотрудниками. В первый же расчётный период директор принёс мне вопрос: кладовщик Алексей отучился на сессии с 3 по 22 июня, а оригинал справки-вызова передал только 25 июня. Зарплата за июнь уже была почти рассчитана, и директор хотел просто отказать в оплате, потому что работник «сначала пропал, а потом пришёл за деньгами».

Первое, что я проверила, — не дату, когда бумага оказалась у работодателя, а право сотрудника на гарантию. Алексей учился заочно впервые получал высшее образование, программа имела госаккредитацию, справка-вызов была оформлена учебным заведением правильно, а в личном деле подтверждалось, что это его первое высшее. Затем мы запросили у него заявление, справку-подтверждение о прохождении сессии и пояснение, почему он не смог заранее передать оригинал: на время сессии он уезжал в другой город, а документ вуз выдал при закрытии экзаменов.

Мы оформили заявление от 25 июня, приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого учебного отпуска за период с 3 по 22 июня и приложили к нему справку-вызов с подтверждающими документами. При этом не стали «рисовать» отсутствие работника как ежегодный отпуск или неоплачиваемые дни: по табелю за эти даты скорректировали обозначение на учебный отпуск с сохранением среднего заработка. Я отдельно предупредила директора: приказ мы издаём текущей датой, но в нём честно указываем фактический период гарантии — это не игра в машину времени, а исправление расчёта по подтверждённому праву работника.

Средний дневной заработок Алексея составил 2 184,40 рубля. За 20 календарных дней учебного отпуска начислили 43 688 рублей, удержали НДФЛ 5 680 рублей и перечислили сотруднику 38 008 рублей вместе с ближайшей выплатой. Взносы и налоговый учёт провели в обычном порядке для оплаты учебного отпуска; отдельного «штрафного» режима из-за поздней справки здесь нет.

В итоге сотрудник получил положенную гарантию, а директор — понятный комплект документов в папке по кадрам и корректные начисления в программе. Самое полезное в этой истории — мы не спорили о формальности ради формальности: проверили основания, зафиксировали причину позднего обращения и оформили всё так, чтобы расчёт можно было объяснить и работнику, и проверяющему.

Поздняя справка сама по себе не отменяет учебный отпуск: сначала проверьте право работника и доказательства фактической сессии, а уже потом принимайте решение.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Работник принёс только оригинал справки-вызова после сессии, но до неё отправлял скан. Нужно платить?

Да, если можно подтвердить, что работодатель своевременно получил читаемый скан и заявление, а остальные условия статей 173–177 ТК РФ выполнены. Поздний оригинал сам по себе не отменяет ранее возникшее право.

Можно ли оформить приказ об учебном отпуске задним числом?

Не ставьте прошлую дату издания приказа. Если основание было у работодателя своевременно, оформите приказ фактической текущей датой и отразите в нём период отпуска по справке. Затем исправьте табель.

Обязан ли работодатель платить, если справку-вызов впервые принесли после сессии?

По преобладающему судебному подходу — нет: обязанность возникает после заявления и справки-вызова. Но сначала проверьте, не было ли раннего электронного обращения или иных доказательств уведомления работодателя.

Нужна ли справка-подтверждение, если средний заработок уже выплачен?

Да, её следует запросить и приложить к документам после сессии. Однако отсутствие отрывной части не даёт работодателю автоматического права объявить уже предоставленный отпуск прогулом или потребовать вернуть деньги без оценки обстоятельств.

На что опираемся