Учебный отпуск работника: платить за сессию или нет

Справка-вызов — не команда «оплатить», а начало проверки

Я бы не начинала с вопроса, государственный это вуз или частный. Частная образовательная организация тоже может реализовывать аккредитованную программу, а государственный вуз — конкретную программу без аккредитации. Работодателю нужны не вывеска на здании и не рассказ сотрудника, а условия из статей 173–177 ТК РФ.

Для оплачиваемого учебного отпуска работник должен успешно осваивать программу с государственной аккредитацией и получать образование соответствующего уровня впервые. Для программ высшего и среднего профессионального образования оплачиваемые гарантии для сессии предусмотрены при заочной или очно-заочной форме. У очника тоже бывают учебные отпуска, но обычно без сохранения среднего заработка. «Он учится в институте» — слишком мало информации для решения.

Слово «впервые» часто трактуют грубо: есть диплом — значит, оплаты не будет. Я считаю такой подход ошибочным. Сравнивать надо уровни образования. Бакалавр, поступивший в магистратуру, получает следующий уровень, а не второе высшее того же уровня. А вот сотрудник с дипломом специалиста, который учится на программе специалитета повторно по личной инициативе, обязательной оплачиваемой гарантии не получает.

Есть и ещё один фильтр: обязательные гарантии предоставляются по основному месту работы. Совместителю закон не даёт обязанности второго работодателя оплатить сессию. Предоставить дни без содержания или свою корпоративную льготу ООО вправе, но это должно быть осознанное решение, а не случайное начисление под привычным кодом «учебный отпуск».

• Уточните уровень программы: общее, среднее профессиональное, высшее образование.
• Проверьте форму обучения: для оплаты сессии в вузе и колледже нужна заочная или очно-заочная форма.
• Сверьте государственную аккредитацию именно программы.
• Выясните, получает ли работник этот уровень впервые.
• Проверьте, является ли ООО основным местом работы.

Какие документы запросить и чего не стоит выдумывать

Обязательный рабочий комплект очень небольшой: заявление работника и справка-вызов. Форму справки-вызова утвердил Минобрнауки приказом № 1368. В ней должны быть данные работодателя, период освобождения, курс, форма обучения, вид аттестации и сведения об аккредитации. Это не формальность для папки: по этим строкам кадровик определяет, есть ли обязанность и сколько дней оплачивать.

Заявление лучше получить до начала отпуска. Работник указывает, что просит предоставить дополнительный оплачиваемый учебный отпуск, и приводит даты из справки. После этого ООО издаёт приказ в своей форме: унифицированный бланк не обязателен. В приказе я рекомендую прямо назвать основание — статью ТК РФ, справку-вызов с номером и период. Через полгода это избавляет от гадания, почему в табеле стояло отсутствие.

Копию диплома имеет смысл запросить, если вы проверяете, не получает ли сотрудник второе образование того же уровня. Удобнее сделать это при первом обращении за учебным отпуском и сохранить в личном деле. Но требование представить ведомость, справку об отсутствии академической задолженности или чек об оплате обучения — лишнее. Успешное освоение программы закон связывает с выдачей справки-вызова образовательной организацией, а не с экзаменом, который проводит работодатель.

После сессии работник обычно приносит отрывную часть справки-подтверждения. Я советую её получить и подшить, однако не ставить оплату отпуска в зависимость от этой части. На дату начала отпуска основанием служит справка-вызов. Если потом выяснится, что работник не участвовал в сессии, это отдельный вопрос дисциплины и доказательств; автоматически удерживать уже выплаченный средний заработок нельзя.

• Заявление работника.
• Оригинал справки-вызова по форме из приказа № 1368.
• Приказ о дополнительном учебном отпуске.
• При необходимости — копия диплома или письменное пояснение о ранее полученном образовании.
• После окончания отпуска — отрывная часть справки-подтверждения.

Сколько дней оплачивать: курс и цель важнее слова «сессия»

Закон устанавливает максимумы в календарных днях за учебный год, а не выдаёт работнику безусловный пакет дней. Для заочника или очно-заочника, получающего высшее образование, промежуточная аттестация на первом и втором курсах оплачивается в пределах 40 календарных дней в учебном году, на последующих курсах — 50 дней. Государственная итоговая аттестация — до 4 месяцев. Для среднего профессионального образования пределы составляют 30 и 40 календарных дней, а итоговая аттестация — до 2 месяцев.

Нужно сравнить не только число дней, но и цель из справки. Вступительные испытания и некоторые периоды у очников ТК РФ относит к неоплачиваемым гарантиям. Поэтому я не советую бухгалтеру оплачивать любой документ, где написано «сессия». Сначала откройте нужную часть статьи 173 или 174 ТК РФ: там видно, какой период действительно оплачивается.

Разберём на примере. ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» получило справку-вызов на 45 календарных дней. Менеджер учится на третьем курсе аккредитованной заочной программы бакалавриата; это его первое высшее образование и основное место работы. Цель — промежуточная аттестация. Лимит для последующих курсов — 50 дней, поэтому все 45 дней оформляют как дополнительный оплачиваемый учебный отпуск.

Средний дневной заработок менеджера составил 2 400 рублей. ООО начисляет 108 000 рублей среднего заработка: 45 дней × 2 400 рублей. Ошибкой было бы выдать 28 дней ежегодного отпуска, а оставшиеся 17 — без сохранения зарплаты. Учебный отпуск — самостоятельная гарантия. Ежегодный отпуск можно присоединить к нему только по соглашению сторон, а не потому, что так удобнее составить график.

• Высшее образование: до 40 дней на 1–2 курсах, до 50 дней на последующих; до 4 месяцев на государственную итоговую аттестацию.
• Среднее профессиональное образование: до 30 дней на 1–2 курсах, до 40 дней на последующих; до 2 месяцев на итоговую аттестацию.
• Основное общее образование: 9 календарных дней на государственную итоговую аттестацию.
• Среднее общее образование: 22 календарных дня на государственную итоговую аттестацию.

Расчёт и налоги: здесь нельзя действовать «как с обычной зарплатой»

За оплачиваемый учебный отпуск сохраняется средний заработок. Рассчитывают его по статье 139 ТК РФ и Положению № 922: берут выплаты расчётного периода, исключают предусмотренные правилами периоды и определяют средний дневной заработок. Это тот же фундамент, что при расчёте ежегодных отпускных, но основание отсутствия в приказе и табеле другое.

Выплатить средний заработок нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На практике справка-вызов нередко приходит в бухгалтерию почти одновременно с первым днём сессии. Переносить из-за этого учебный отпуск нельзя. Правильнее сразу оформить отсутствие на подтверждённые даты, рассчитать выплату и перечислить её максимально быстро, понимая, что просрочка создаёт риск компенсации за задержку.

Средний заработок за учебный отпуск — облагаемый доход работника. ООО удерживает НДФЛ при выплате и начисляет страховые взносы, включая взносы на травматизм. Для налога на прибыль обязательные выплаты относятся к расходам на оплату труда. На УСН с объектом «доходы минус расходы» их можно учесть как расходы на оплату труда с учётом общих требований главы 26.2 НК РФ. У ООО на УСН «доходы» расход не уменьшит единый налог — тут нет повода искать хитрый проводочный манёвр.

Типичная ситуация: ООО «Вектор» на общей системе оплатило 20 календарных дней сессии совместителю. Средний дневной заработок — 3 100 рублей, начисление — 62 000 рублей. Сотрудник действительно получает первое высшее образование, но в «Векторе» работает по совместительству. Обязанности платить по статьям 173–177 ТК РФ нет. Если компания хотела поддержать человека, выплату можно оформить как добровольную гарантию при наличии понятного внутреннего основания. Но если цель была только выполнить закон, правильным решением был бы отпуск без сохранения зарплаты по соглашению с работником. Проверка места работы до начисления сберегла бы бухгалтерии исправления и лишние вопросы.

• Рассчитайте средний заработок по статье 139 ТК РФ и Положению № 922.
• Выплатите его не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
• Удержите НДФЛ при выплате и начислите страховые взносы.
• Проверьте отражение выплаты в 6-НДФЛ и РСВ по правилам для действующей формы отчётности.
• Отделяйте обязательную гарантию от добровольной выплаты совместителю.

Где ООО чаще всего спотыкается — и что я считаю правильным

Первая ошибка — просить директора «согласовать» сессию. Когда условия ТК РФ соблюдены, это не просьба работника об одолжении. Работодатель обязан предоставить гарантию и не вправе перенести её на спокойный месяц. Производственная необходимость неприятна, но закон не предусматривает её как основание для отказа.

Вторая ошибка — считать платное обучение личным делом сотрудника, а потому отказывать в отпуске. Источник оплаты обучения сам по себе ничего не решает. Смотрим на уровень, форму, аккредитацию, успешность и место работы. Обратная ситуация тоже важна: если ООО направляет уже дипломированного сотрудника получать второе образование, гарантии можно предусмотреть в трудовом или ученическом договоре. Сделать это нужно до сессии, а не задним числом, когда справка уже лежит на столе.

Третья ошибка — не вести счёт использованным дням. Работник может принести несколько справок-вызовов в одном учебном году. Вторая справка не означает, что лимит начинается заново. Я советую завести простой реестр: учебный год, программа, курс, основание, период и использованные календарные дни. Для маленького ООО достаточно таблицы, а не дорогой кадровой системы.

К рискам надо относиться трезво. Отсутствие приказа само по себе не делает оплачиваемый учебный отпуск незаконным, если основание есть, но на проверке и в споре ООО будет трудно объяснить табель и расчёт. Отказ при очевидном праве либо задержка среднего заработка, напротив, могут привести к трудовому спору, предписанию инспекции и компенсации по статье 236 ТК РФ.

• Не требуйте одобрения руководителя при подтверждённом праве.
• Не заменяйте учебный отпуск ежегодным или отпуском без содержания.
• Не делайте вывод только по тому, кто платит за обучение.
• Ведите учёт использованных дней в пределах учебного года.
• Не удерживайте выплату автоматически, если отрывная часть справки не получена.

Рабочий алгоритм на 2026 год

К 2026 году основная конструкция учебных гарантий в статьях 173–177 ТК РФ не изменилась. Не появилось и отдельной обязательной электронной формы справки-вызова: ориентируйтесь на действующую форму из приказа Минобрнауки № 1368. Если ваш кадровый шаблон до сих пор требует от работника «справку об успеваемости», его стоит поправить.

В день получения заявления кадровик сверяет справку-вызов: программу, форму обучения, курс, цель и даты. Затем проверяет уровень ранее полученного образования и основное место работы. Если документов достаточно, приказ и расчёт не откладывают до подписи директора на следующей неделе. Это как раз тот случай, когда быстрая внутренняя процедура защищает бизнес лучше долгих обсуждений.

Если справка заполнена неразборчиво, не содержит обязательных сведений или период явно выходит за установленный максимум, не гадайте. Попросите работника принести корректно оформленный документ либо уточнить вопрос в образовательной организации. Но не превращайте уточнение в завуалированный отказ: когда право подтверждено, дни из справки надо предоставить.

• Принять заявление и справку-вызов.
• Проверить уровень, форму, аккредитацию, успешное обучение и основное место работы.
• Сверить цель и период с лимитом нужной статьи ТК РФ.
• Издать приказ, рассчитать средний заработок и выплатить его в срок.
• Получить подтверждающую часть справки и сохранить комплект документов.

Частые вопросы