Удалённый сотрудник уехал за границу: НДФЛ, взносы и валюта выплаты

Ольга Семёнова· ·НДФЛ и расчёты с персоналом·~7 мин чтения
Удалённый сотрудник уехал за границу: НДФЛ, взносы и валюта выплаты — иллюстрация

Сотрудник сначала «перезимует», потом продлит жильё, а бухгалтерия узнаёт об этом, когда на календаре уже май. Я в таких случаях не начинаю со ставки НДФЛ. Сначала отделяю три вещи: где человек реально работает, остался ли он налоговым резидентом и какой у него валютный статус. Они меняются в разное время и по разным правилам. Разберу, что делать ООО в 2026 году — без мифов про обязательные 30% и зарплату в евро.

Сначала зафиксируйте отъезд. Не для кадровой красоты, а для расчёта

Самая частая ошибка — считать, что отъезд автоматически меняет всё: НДФЛ, взносы, валюту и договор. Нет. Налоговое резидентство определяется по 183 календарным дням пребывания в России в течение 12 следующих подряд месяцев. Место выполнения работы определяется фактически и условиями договора. Валютное резидентство живёт по Федеральному закону № 173-ФЗ и вообще не обязано совпадать с налоговым. Три разных вопроса, три папки документов.

Я бы не принимала сообщение в рабочем чате «я теперь из Грузии» за основание для расчёта. Нужны заявление работника с датой отъезда и страной работы, дополнительное соглашение о дистанционном формате, порядок связи и обязанность сообщать о смене страны. Если в договоре до сих пор указан офис в Москве, а человек девять месяцев работает в другой стране, проблема уже не только у бухгалтера.

С 2024 года вознаграждение дистанционного работника, который трудится за пределами России по договору с российской организацией, прямо отнесено к доходам от источников в РФ. Это важное изменение. Российское ООО остаётся налоговым агентом; исчезнуть из 6-НДФЛ только потому, что сотрудник смотрит на море из другой страны, не получится.

Если сотрудник за рубежом подписывает договоры, руководит продажами или представляет ООО перед клиентами, сразу поставьте вопрос об иностранном постоянном представительстве. На практике этот риск может быть серьёзнее, чем разница в НДФЛ.

НДФЛ: в 2026 году место работы важнее привычного страха перед 30%

Для дистанционной работы за рубежом по трудовому договору с российским ООО доход признаётся российским источником. Поэтому ООО исчисляет и удерживает НДФЛ как налоговый агент. Статус налогового резидента всё равно надо контролировать: он важен для других доходов физлица, вычетов и иностранного налогообложения. Но для самой такой зарплаты резкая смена ставки при потере резидентства обычно не нужна.

В 2026 году и для резидента, и для нерезидента-дистанционщика действует пятиступенчатая шкала: 13% с дохода до 2,4 млн руб. за год, 15% — с части от 2,4 до 5 млн руб., 18% — от 5 до 20 млн руб., 20% — от 20 до 50 млн руб. и 22% — с превышения 50 млн руб. Норма о нерезиденте находится в пункте 3.1 статьи 224 НК РФ; она распространяется на дистанционных работников, перечисленных в пункте 3 статьи 224. Именно поэтому механическое удержание 30% — ошибка.

Это не отменяет годовую сверку. Бухгалтеру полезно иметь календарь пребывания в РФ и подтверждения от работника, но не надо превращать его в следователя пограничной службы. В трудовом договоре можно установить обязанность сообщать об отъезде и изменении страны. Если данных нет, фиксируйте запросы. А иностранный налог в стране проживания работника проверяйте отдельно: российский НДФЛ не освобождает компанию и работника от местных правил.

Старая памятка про «нерезидент = 30%» в этой ситуации опаснее, чем отсутствие памятки. Для удалённой работы за рубежом она устарела.
Удалённый сотрудник уехал за границу: НДФЛ, взносы и валюта выплаты — схема действий
Схема: Удалённый сотрудник уехал за границу: НДФЛ, взносы и валюта выплаты

Разберём на примере ООО «Ромашка»: где бухгалтер переплатил налог

Допустим, ООО «Ромашка» платит менеджеру 300 000 руб. в месяц. С января по август 2026 года сотрудник работал в России, с 1 сентября — из Сербии. В ноябре бухгалтер увидел, что работник уже не укладывается в 183 дня, и удержал 30%: 90 000 руб. с ноябрьской зарплаты. Логика понятна, но результат неверный.

За январь—август доход составил 2 400 000 руб. Налог с этой суммы — 312 000 руб. Сентябрьская выплата уже попадает в следующий диапазон: с 300 000 руб. нужно удержать 15%, то есть 45 000 руб. То же правило действует в октябре и ноябре, пока годовой доход не достигнет 5 млн руб. Утрата статуса налогового резидента не превращает эту зарплату в доход со ставкой 30%, поскольку работник выполняет дистанционную работу по договору с российским ООО.

Что должна сделать «Ромашка»: оформить допсоглашение с датой работы из Сербии, пересчитать удержание, зачесть излишне удержанные 45 000 руб. в счёт будущего НДФЛ либо вернуть их по заявлению работника по статье 231 НК РФ. В расчёте 6-НДФЛ надо показать правильные суммы. Отдельно директору стоит проверить, не ведёт ли менеджер за рубежом переговоры и не заключает ли сделки от имени общества. Вот это уже отдельный иностранный риск, который НДФЛ не лечит.

В этом примере отъезд не отменил российский НДФЛ. Он лишь потребовал правильно квалифицировать доход и перестать применять к нему общую ставку для нерезидента.

Страховые взносы: не выключайте их одним кликом

У российского гражданина, работающего по трудовому договору с российским ООО, сам факт работы из другой страны обычно не прекращает российское обязательное страхование. Выплаты в рамках трудовых отношений образуют базу по взносам. Поэтому я не советую отключать начисления только из-за билета в одну сторону: по обычному тарифу взносы составляют 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх неё. В 2026 году предельная база — 2 979 000 руб. на человека нарастающим итогом с начала года.

Взносы на травматизм идут отдельной строкой по тарифу, который установлен обществу исходя из класса профессионального риска. Удалённая работа не делает этот вид страхования декоративным. При этом работа за рубежом осложняет охрану труда и расследование несчастного случая. Минтруд давно высказывает консервативную позицию: трудовые договоры о дистанционной работе с лицами за пределами РФ заключать не следует, поскольку российский работодатель не может полноценно обеспечить требования охраны труда. Прямого территориального запрета в главе 49.1 ТК РФ нет, но отмахиваться от позиции ведомства я бы не стала.

С иностранным гражданином нельзя пользоваться универсальным ответом. Объект по статье 420 НК РФ возникает по выплатам лицам, подлежащим соответствующему обязательному социальному страхованию. Здесь надо проверить гражданство, миграционный статус в РФ, вид страхования и есть ли у ООО обособленное подразделение за рубежом. Исключение для выплат иностранцам по трудовым договорам для работы в зарубежном подразделении прямо предусмотрено пунктом 5 статьи 420 НК РФ, но обычный удалёнщик без такого подразделения — не то же самое.

Нерезидент по НДФЛ не означает «незастрахованное лицо» для взносов. Это разные тесты, и смешивать их бухгалтерии особенно дорого.

Валюта выплаты: рублёвый оклад — не пережиток, а безопасная конструкция

Зарплата по российскому трудовому договору выплачивается в рублях — так прямо требует статья 131 ТК РФ. Поэтому условие «оклад 2 000 евро по курсу на день выплаты» я считаю плохой идеей. Оно создаёт плавающий размер зарплаты, путаницу в расчётных листках и лишние вопросы, почему начисленный оклад каждый месяц другой.

Самый спокойный путь — закрепить рублёвый оклад и выплачивать его на российский счёт работника. Если сотрудник просит переводить деньги на иностранный счёт, не обещайте это до проверки. Для валютного резидента расчёт российского ООО с его зарубежным счётом может подпасть под запрет валютных операций между резидентами: специальных исключений для обычного удалёнщика немного, и исключение для зарплаты сотрудников зарубежного филиала не равно удалённой работе из квартиры.

Если работник стал валютным нерезидентом, картина может измениться, но трудовой оклад всё равно остаётся рублёвым. Возможность конкретного перевода зависит от статуса физлица, валютного законодательства, требований банка и страны получателя. Я бы запрашивала у банка порядок и перечень документов до выплаты, а не после зависшего платежа. Конвертацию средств работник при необходимости может делать уже со своих денег; это не повод записывать валютный оклад в трудовой договор.

Фраза «переведём в евро, как ему удобно» не заменяет правовую схему. В валютных расчётах сначала проверка, потом платёж.

Разбор ООО «Вектор»: как разделить НДФЛ, взносы и банковский перевод

ООО «Вектор» платит разработчику — гражданину России — 180 000 руб. в месяц. С июня он работает из Испании и просит перечислять ему эквивалент 2 000 евро на зарубежную карту. Директор соглашается устно. За июнь—август в платёжках появляются разные рублёвые суммы из-за курса, а бухгалтер не понимает, какая из них является зарплатой для НДФЛ и взносов.

Правильное решение выглядит прозаично. «Вектор» подписывает допсоглашение о дистанционной работе из Испании и оставляет оклад 180 000 руб. За три месяца начисленная зарплата составляет 540 000 руб. Именно эта сумма формирует базу по НДФЛ и взносам, а не число евро в банковской выписке. С российского гражданина по трудовому договору общество продолжает начислять страховые взносы; изменение страны работы само по себе их не отменяет.

Дальше компания не отправляет деньги на иностранный счёт «на пробу». Она получает от работника сведения о валютном статусе и согласует с банком допустимый маршрут. Если перевод нельзя провести в выбранном виде, это не бухгалтерская трагедия: зарплату выплачивают в рублях на разрешённый счёт. По НДФЛ бухгалтер ведёт обычный годовой расчёт; когда доход превысит 2,4 млн руб., начинает действовать следующий диапазон шкалы. Так три разные задачи не смешиваются в одну ошибку.

Не пытайтесь решить кадровый, налоговый и валютный вопросы одной валютной платёжкой. У каждого из них свой документ и свой контроль.

Что я бы сделала за первую неделю после сообщения об отъезде

Не нужно немедленно переделывать весь учёт. Сначала соберите факты и поставьте дату контроля. Работник должен подтвердить страну и дату начала работы оттуда; директор — решить, допускает ли он такую локацию для конкретной должности; бухгалтер — настроить контроль НДФЛ и взносов. После этого можно спокойно проверить банк и иностранные риски.

Самое неприятное в таких историях — не пересчитать 45 000 руб. НДФЛ. Самое неприятное — через год увидеть, что сотрудник управлял бизнесом из-за рубежа, зарплату переводили непонятным способом, а в папке есть лишь эмодзи с пальцем вверх. Поэтому сначала документы и факты, потом ставка. На мелочи вроде смены часового пояса можно не тратить неделю; на полномочия работника и платёжный маршрут — стоит.

Чем дольше человек работает из-за рубежа, тем меньше это похоже на временную бытовую договорённость и тем больше — на отдельную юридическую модель работы.

Как это было у моего клиента: дизайнер уехал, а НДФЛ остался в России

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный свет» — небольшую студию дизайна. В середине марта директор сообщил, что ведущий дизайнер с окладом 180 000 рублей переехал в Сербию ещё 3 марта и продолжает работать из-за границы. Зарплату за март ему уже собирались перечислить на прежнюю российскую карту, а бухгалтер хотела сразу пересчитать налог по ставке 30%, потому что сотрудник «стал нерезидентом».

Первое, что я проверила, — не количество дней на глаз, а документы и фактическую дату изменения места работы. В трудовом договоре было указано, что работа дистанционная, но адрес выполнения работы не менялся. Мы запросили у сотрудника письменное уведомление об отъезде, сделали дополнительное соглашение: с 3 марта он работает дистанционно из Сербии, оклад остаётся рублёвым, а выплаты идут на его счёт в российском банке. Отдельно зафиксировали, что сотрудник сообщает об изменении страны и реквизитов заранее.

Дальше разложили налоги по разным полкам. Я объяснила директору: для дистанционной работы на российскую компанию сам факт нахождения за рубежом не означает автоматические 30%. По доходу за 2026 год НДФЛ с такой зарплаты удерживаем по ставкам, которые применяются к дистанционным работникам, а не включаем «аварийный» режим только из-за отъезда. С мартовской выплаты 180 000 рублей мы удержали 23 400 рублей НДФЛ по ставке 13% и перечислили сотруднику 156 600 рублей.

Со взносами ситуация была другой: их никто не отменял. Зарплату за март включили в базу по страховым взносам в обычном порядке, отразили в учёте и подготовили отчётность без попытки убрать сотрудника из РСВ одним движением. Я также предупредила клиента, что вопрос с местным статусом и налогами самого сотрудника в Сербии — отдельная история, и ему лучше получить консультацию в стране проживания.

В итоге зарплату за март выплатили 28 марта без задержки, допсоглашение и уведомление подшили в кадровые документы, а директор получил понятную схему на следующие месяцы. Банк не пришлось убеждать в странной валютной конструкции: рублёвый оклад и перевод на российский счёт были прозрачны и для расчёта, и для платёжного поручения.

Не меняйте ставку НДФЛ и не отменяйте взносы только из-за сообщения «я уехал»: сначала зафиксируйте дату, место работы и условия договора.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать 30% НДФЛ после потери сотрудником налогового резидентства?

Нет, не автоматически. Доход дистанционного работника за рубежом по договору с российским ООО — доход от источника в РФ. Для нерезидента-дистанционщика в 2026 году применяется шкала пункта 3.1 статьи 224 НК РФ, а не общая ставка 30%.

Нужно ли начислять взносы на гражданина России, работающего за границей?

Как правило, да: отъезд сам по себе не прекращает трудовые отношения и обязательное страхование. Для иностранного гражданина нужен отдельный анализ его статуса и вида страхования.

Можно ли установить зарплату в евро?

Нет: по российскому трудовому договору зарплата выплачивается в рублях. Перевод средств на иностранный счёт дополнительно проверяют по валютному статусу работника и правилам банка.

Достаточно ли сообщения работника в мессенджере?

Нет. Нужны письменное уведомление и дополнительное соглашение, в котором зафиксированы дистанционный формат, страна работы, дата и порядок взаимодействия.

На что опираемся