ООО арендует помещение у физлица: кто платит НДФЛ и какие документы нужны

Ольга Семёнова· ·Аренда и расчёты с физическими лицами·~7 мин чтения
ООО арендует помещение у физлица: кто платит НДФЛ и какие документы нужны — иллюстрация

Договор уже подписали, собственнику отправили всю арендную плату, а про НДФЛ вспомнили при подготовке 6-НДФЛ. Это одна из самых повторяющихся ошибок в аренде. Я, Ольга Семёнова, советую решать её до первого платежа: определить статус арендодателя и объекта, настроить удержание налога и не верить чеку самозанятого там, где он ничего не меняет.

Арендная плата физлицу — это доход, с которого ООО удерживает НДФЛ

Если помещение ООО сдаёт обычный гражданин, не выступающий в сделке как ИП, компания становится налоговым агентом по НДФЛ. То есть сама исчисляет налог, удерживает его из выплаты и перечисляет в бюджет. Это не выбор сторон и не вопрос договорённости с собственником. Его обещание «я потом подам 3-НДФЛ» для ООО ничего не меняет.

На практике ошибка начинается с безобидной формулировки: «аренда — 100 000 рублей, перечислять собственнику». Если это сумма по договору до НДФЛ, на счёт собственника уйдёт меньше: компания удержит налог из 100 000 рублей. Если же стороны хотят, чтобы физлицо получало именно 100 000 рублей на руки, валовую сумму надо рассчитать отдельно. Платить НДФЛ за счёт средств ООО нельзя: налоговый агент удерживает его именно из дохода физлица.

Для налогового резидента доход от аренды относится к основной налоговой базе. В 2026 году применяются ставки 13% с дохода до 2,4 млн рублей с начала года, 15% — с части от 2,4 млн до 5 млн, 18% — от 5 млн до 20 млн, 20% — от 20 млн до 50 млн и 22% — с превышения 50 млн рублей. Ставку определяют нарастающим итогом по доходам, которые выплачивает именно ваша компания; не нужно пытаться угадать все заработки арендодателя у других источников.

Страховые взносы с обычной аренды недвижимости не начисляют. Не смешивайте передачу помещения во временное пользование с оплатой работ или услуг по гражданско-правовому договору. Это разные выплаты, хотя в папке бухгалтера они и лежат рядом.

Моя позиция проста: в договоре лучше прямо написать, что арендная плата указана до удержания НДФЛ, который арендатор удерживает в предусмотренных законом случаях. Так меньше шансов, что первый платёж станет конфликтом.

Самозанятый с чеком: почему для офиса это не работает

Самая дорогая иллюзия выглядит так: собственник зарегистрирован как самозанятый, присылает чек из «Моего налога», а ООО перестаёт удерживать НДФЛ. Для сдачи квартиры или другого жилого помещения юридическому лицу такая схема возможна. Для офиса, склада, магазина, гаража или иного нежилого помещения — нет.

Доход от передачи прав на недвижимость не признаётся объектом НПД; исключение закон делает только для аренды или найма жилых помещений. Поэтому чек НПД за аренду нежилого помещения не отменяет обязанность ООО как налогового агента. Называть склад «помещением для хранения» вместо склада бесполезно: важен юридический статус объекта, а не фантазия в назначении платежа.

Я советую до подписания договора запросить свежую выписку ЕГРН. Она нужна не для того, чтобы бухгалтер изображал Росреестр, а чтобы понимать, что именно компания арендует и у кого. Квартира, переведённая в нежилой фонд, — уже не объект для НПД-аренды. И наоборот, использование жилой квартиры под офис не делает её автоматически нежилой, но добавляет риск по правилам использования жилого помещения. Такие истории не стоит оформлять на автопилоте.

Не помогает и искусственно разделить один платёж на «аренду» и «услуги самозанятого». Отдельные реальные услуги допустимы, но должны быть самостоятельными: с понятным результатом, ценой и документами. Если за красивым названием скрыта та же плата за квадратные метры, налоговая это увидит быстрее, чем хотелось бы.

Чек самозанятого за аренду офиса — не защита ООО. Он может создать у компании ложное чувство порядка, а обязанность удержать НДФЛ останется.
ООО арендует помещение у физлица: кто платит НДФЛ и какие документы нужны — схема действий
Схема: ООО арендует помещение у физлица: кто платит НДФЛ и какие документы нужны

Разберём на примере: ООО «Ромашка» платит за офис 120 000 рублей

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» арендует офис у физлица-резидента без статуса ИП. В договоре с 1 января 2026 года закреплена плата 120 000 рублей в месяц. Руководитель предлагает переводить всю сумму, потому что собственник «сам разберётся с налогом». Это как раз тот момент, когда бухгалтеру нужно возразить.

За январь ООО исчисляет НДФЛ по ставке 13%: 15 600 рублей. Арендодателю перечисляют 104 400 рублей, а 15 600 рублей учитывают как удержанный налог и перечисляют в установленный срок. За год доход от «Ромашки» составит 1 440 000 рублей, поэтому в рамках этой выплаты ставка не поднимется выше 13%. В 6-НДФЛ попадут и арендный доход, и удержанный НДФЛ.

Предположим, в марте бухгалтер по ошибке перевёл физлицу все 120 000 рублей. При апрельской выплате компания может удержать 31 200 рублей: НДФЛ за март и за апрель. Ограничение важно: удержание не может превышать 50% выплачиваемого дохода. Здесь оно соблюдается. Если следующих денежных выплат не будет либо удержать налог до конца года невозможно, ООО сообщает о неудержанной сумме в налоговый орган и самому физлицу не позднее 25 февраля следующего года.

Для УСН «доходы минус расходы» арендная плата учитывается в расходах при соблюдении обычных условий признания расходов и после оплаты. Удержанный НДФЛ не образует второй расход: это часть тех же 120 000 рублей, которую ООО не отдало арендодателю, а перечислило как налог.

Если арендодатель настаивает на фиксированной сумме «чистыми», сначала пересчитайте сумму до удержания и письменно согласуйте её. Переписывать экономику сделки после платежа всегда хуже.

Сроки НДФЛ и отчётность: аренду удобно платить по календарю, а не по настроению

Срок зависит от даты выплаты аренды. НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого же месяца. По налогу, удержанному с 23-го числа по последнее число месяца, срок — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для удержаний с 23 по 31 декабря действует отдельный срок: последний рабочий день календарного года.

До перечисления налога ООО направляет уведомление об исчисленных суммах. По удержаниям с 1-го по 22-е число оно подаётся не позднее 25-го числа текущего месяца; по удержаниям с 23-го по последнее число — не позднее 3-го числа следующего. По декабрьским удержаниям с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года. Если срок попал на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день.

Расчёт 6-НДФЛ подают за I квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 25-го числа следующего месяца; годовой — не позднее 25 февраля следующего года. В годовой расчёт включается справка о доходах арендодателя. Отсутствие у него трудового договора здесь не имеет значения: для 6-НДФЛ важна выплата дохода и исполнение обязанностей налогового агента.

Штраф по статье 123 НК РФ составляет 20% от суммы, которую ООО должно было удержать или перечислить. Я не люблю пугать штрафами ради драматургии. Но регулярная аренда превращает одну ошибку в серию, поэтому ставьте платёж, уведомление и перечисление НДФЛ одной связкой в календаре.

Не выбирайте 25-е число только потому, что оно кажется удобным. Выплата 22-го и 23-го числа попадает в разные налоговые периоды и требует разного календаря действий.

Документы: соберите доказательства, а не папку ради папки

Минимальный рабочий комплект начинается с договора аренды. В нём должны быть индивидуально определены объект, его адрес, площадь либо кадастровый номер, размер и периодичность платы, порядок оплаты, срок аренды, порядок передачи и возврата. Для недвижимости сроком от года договор обычно требует государственной регистрации; это уже юридический вопрос сделки, который нельзя маскировать хорошей бухгалтерией.

До первого платежа получите данные арендодателя для учёта и 6-НДФЛ: Ф. И. О., ИНН, паспортные данные, адрес и реквизиты для оплаты. Запросите выписку ЕГРН или иной документ, подтверждающий право распоряжаться объектом. Если действует представитель, понадобится надлежащая доверенность. Если собственников несколько — договор и выплаты должны отражать долю каждого, а НДФЛ рассчитывают по каждому получателю отдельно.

Передачу помещения фиксируйте актом приёма-передачи: дата, состояние объекта, ключи, показания счётчиков, имущество внутри. При возврате оформите такой же акт. Ежемесячный акт по фиксированной аренде не является обязательным ритуалом: договор, акт передачи и платёжные документы обычно достаточны. А вот при переменной части, коммунальных компенсациях или перерасчётах нужна расшифровка — иначе спор появится даже без проверки.

Разберём второй пример. ООО «Вектор» арендует склад за 80 000 рублей и по договору компенсирует электричество по счётчику. Компания переводит собственнику ещё 18 000 рублей, не получая показания и документы. Так нельзя оставлять. Если это фиксированная доплата, она выглядит как часть арендного дохода и облагается НДФЛ. Если возмещаются фактические переменные расходы, соберите показания, расчёт и подтверждающие документы; в этой ситуации компенсация расходов, зависящих от фактического потребления арендатором, не образует доход физлица. Условия должны быть понятны из договора, а цифры — из документов.

Ежемесячный акт не нужен ради галочки. Но расчёт коммунальных платежей без показаний, формулы и первички — почти гарантированный источник вопросов.

ИП, нерезидент и финальная проверка перед первой оплатой

Если собственник зарегистрирован как ИП и сдаёт помещение в рамках предпринимательской деятельности, ООО не удерживает НДФЛ: предприниматель сам платит налоги по своему режиму. Но одного устного «я ИП» недостаточно. Проверьте сведения ЕГРИП, укажите статус ИП и его реквизиты в договоре и платёжных документах. Когда договор заключён с гражданином, а статус вспоминают после выплаты, я бы сначала исправила документы, а уже затем перечисляла деньги.

Нерезидент — не повод механически поставить 13%. Налоговый статус не равен гражданству: россиянин может быть нерезидентом, иностранный гражданин — резидентом. Доход от аренды российской недвижимости относится к доходам от источников в России, но ставка и особенности расчёта требуют отдельной проверки по статье 224 НК РФ. В спорной ситуации безопаснее запросить данные о статусе и не применять шаблонную ставку.

Мой порядок перед первой оплатой такой: проверить, кто указан арендодателем — физлицо или ИП; взять выписку ЕГРН и определить статус помещения; зафиксировать, что цена включает НДФЛ или рассчитана «на руки»; подготовить расчёт удержания; поставить в календарь уведомление, платёж и 6-НДФЛ. Всё. Остальное можно достроить по мере надобности.

Если деньги уже уходили без удержания, не ждите декабря. Пересчитайте выплаты, удержите недостающий налог из ближайших доходов в пределах 50% выплаты, подайте корректировки уведомлений и 6-НДФЛ при необходимости. Чем раньше обнаружена ошибка, тем проще она исправляется.

Если это нежилое помещение, а в договоре перед вами не ИП, я считаю правильным удержать НДФЛ. Экономить на очевидной обязанности налогового агента ради удобства собственника — плохая сделка.

Как это было у моего клиента: офис арендовали, а НДФЛ забыли удержать

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный свет» — небольшую компанию, которая занимается поставкой света и электрики. Руководитель честно сказал: офис снимают у физлица уже третий месяц, платят по 85 000 рублей в месяц на карту собственника, договор есть, но бухгалтерии раньше фактически не было. Он считал, что раз арендодатель сам получает деньги, то и налоги должен решать сам.

Первое, что я проверила, — статус собственника, договор и сами платежи. ИП он не был, чек самозанятого не выдавал, а помещение по договору использовалось именно как офис. Значит, для ООО это доход обычного физлица, с которого компания выступает налоговым агентом и должна удерживать НДФЛ. Самозанятость тут тоже не стала бы решением: сдача нежилого помещения под офис не относится к доходам, которые можно облагать налогом на профессиональный доход.

Мы связались с арендодателем и спокойно объяснили ситуацию до очередной выплаты. Затем оформили дополнительное соглашение: арендная плата 85 000 рублей указана до удержания НДФЛ. За следующий месяц ООО перечислило собственнику 73 950 рублей, удержало 11 050 рублей НДФЛ по ставке 13% и перечислило налог в бюджет в установленный срок. По уже выплаченным суммам я предупредила директора, что удержать налог задним числом из денег, которых у компании нет, не получится — пришлось согласовать с собственником возврат части средств в счёт налога.

Заодно мы привели в порядок папку по аренде: подписали понятный договор, акт приёма-передачи помещения, дополнительное соглашение о сумме и удержании НДФЛ, сохранили реквизиты собственника и платёжные поручения. Я поставила выплату аренды в календарь, чтобы заранее считать сумму к перечислению физлицу и сумму налога, а не вспоминать о ней в последний день.

В итоге компания продолжила аренду без конфликта с собственником, а директор наконец увидел реальную стоимость офиса для бизнеса. Мы включили выплаты в расчёт 6-НДФЛ и подготовили сведения о доходах физлица. Главное — ошибку заметили до того, как она накопилась за год.

Если перечислять физлицу всю сумму аренды без проверки его статуса, НДФЛ всё равно может остаться обязанностью ООО — только уже за счёт компании.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ, если собственник обещает сам подать 3-НДФЛ?

Да. При выплате аренды физлицу без статуса ИП обязанность налогового агента лежит на ООО и не зависит от обещания собственника.

Можно ли платить по чеку самозанятого за аренду офиса?

Нет. Аренда нежилого помещения не облагается НПД. ООО должно удерживать НДФЛ как при выплате обычному физлицу.

Нужен ли ежемесячный акт по аренде?

При фиксированной плате обычно нет: достаточно договора, акта передачи и платёжных документов. Для переменной аренды и коммунальных расчётов нужна расшифровка сумм.

Что делать, если НДФЛ не удерживали несколько месяцев?

Срочно пересчитать выплаты, удержать налог из ближайших доходов физлица в пределах 50% выплаты и при необходимости скорректировать уведомления и 6-НДФЛ. Если удержать налог невозможно, сообщите об этом в срок по статье 226 НК РФ.

На что опираемся