Покупатель просит УПД с НДС: что делать ООО на УСН с освобождением

Не начинайте с бланка УПД — сначала проверьте, что освобождение ещё действует

С 2025 года фраза «мы на УСН, поэтому НДС не касается» больше не работает. Налогоплательщики на УСН признаются плательщиками НДС, однако при небольших доходах автоматически освобождаются от обязанностей по его исчислению и уплате. В 2026 году граница — доходы не более 20 млн руб. за 2025 год. Уведомление в инспекцию для освобождения подавать не нужно. Но это не означает, что про НДС можно забыть до следующего января.

Если доходы с начала 2026 года превысили 20 млн руб., освобождение прекращается с первого числа следующего месяца. Поэтому на отгрузку в сентябре и на отгрузку в октябре у одной компании могут быть разные правила. Именно здесь регулярно спотыкаются: бухгалтер смотрит на прошлогодний доход, менеджер обещает цену «без НДС», а лимит уже пройден. Потом все ищут, кто должен доплатить налог. Обычно — сама компания.

Проверяйте статус до выставления счёта и перед крупной отгрузкой. Для порога важны доходы по правилам главы 26.2 НК РФ: доходы от реализации и внереализационные доходы, а не просто поступления по банковской выписке и не бухгалтерская выручка из отчёта о финансовых результатах. Отдельно исключите ситуации налогового агента и импорта: освобождение УСН не отменяет НДС по ним.

Моя позиция простая: пока статус не проверен, продажа не должна обещать покупателю ни ставку, ни «входной НДС». Это не излишняя осторожность. Это нормальная защита цены сделки.

• До отгрузки подтвердите, что доход за 2025 год не превысил 20 млн руб.
• Ежемесячно считайте доходы 2026 года по правилам статьи 346.15 НК РФ.
• Зафиксируйте дату возможной утраты освобождения: она наступает с 1-го числа следующего месяца.
• Проверьте, не относится ли операция к импорту или обязанностям налогового агента.

Правильный ответ покупателю: УПД дадим, счёт-фактуру с НДС — нет

Покупателю часто действительно нужен УПД. Не потому, что он обязательно рассчитывает на вычет, а потому, что так настроен ЭДО, внутреннее согласование или учётная политика. С этим я не спорю: УПД можно и нужно дать. Но для освобождённого от НДС продавца это должен быть УПД со статусом «2» — только передаточный документ. Он подтверждает отгрузку, передачу результата работ или оказание услуги. Счётом-фактурой он не является.

В графах ставки и суммы НДС ставьте «без НДС». Не «0 %», не прочерк в надежде, что программа покупателя догадается сама, и не выделенную сумму налога «для удобства». Нулевая ставка — это ставка НДС для облагаемой операции с отдельными основаниями и подтверждением. Освобождение — другая история. Пометка «без НДС» честно показывает, что покупателю не предъявлен налог.

В договоре и счёте используйте ту же логику. Например: «Стоимость товара составляет 600 000 руб., НДС не облагается в связи с освобождением продавца от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС». Не обязательно копировать в договор всю статью НК РФ. Важно, чтобы цена была определена, а стороны одинаково понимали: никакой налог сверх неё не появится и внутри неё не спрятан.

Если закупщик настаивает на статусе «1», я бы не соглашалась. Такой УПД одновременно выполняет функции счёта-фактуры и передаточного документа. Для компании с освобождением это не нужная сервисная опция, а путь к ошибочно предъявленному НДС. Дайте статус «2», а при необходимости приложите спецификацию, транспортную накладную, акт или счёт. Для подтверждения расходов покупателя этого обычно достаточно.

• УПД: статус «2».
• В налоговых графах: «без НДС».
• В договоре, счёте и УПД: единая формулировка цены.
• Не подписывайте бланк покупателя, если в нём уже выделен НДС.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» решило «не спорить»

Допустим, ООО «Ромашка» применяет УСН «доходы минус расходы». Доходы компании за 2025 год — 13,4 млн руб., поэтому в январе 2026 года она освобождена от обязанностей по НДС. ООО «Вектор» покупает партию мебели за 600 000 руб. и присылает свой шаблон: УПД со статусом «1», в таблице уже стоит НДС 22 %. Закупщик объясняет это привычной фразой: «Нам нужен вычет».

Бухгалтер «Ромашки» не меняет цену сделки, а разбирает 600 000 руб. на 491 803,28 руб. стоимости и 108 196,72 руб. НДС. На первый взгляд покупатель не пострадал: платит те же 600 000 руб. Но продавец выдал документ с выделенной суммой налога. Для освобождённого лица это не безобидная техническая ошибка: сумма из такого счёта-фактуры подлежит уплате в бюджет по пункту 5 статьи 173 НК РФ. Она уже сидит внутри согласованной цены — значит, уменьшает деньги, остающиеся у продавца.

Правильное оформление выглядело бы иначе: УПД со статусом «2», стоимость 600 000 руб., в соответствующих графах — «без НДС». ООО «Вектор» получает полноценный первичный документ для учёта покупки, но не получает входной НДС. И это правильно. Вычет — не приложение к настойчивости закупщика; он возникает лишь при реальном предъявлении налога законным продавцом.

Если ошибочный документ уже отправлен, исправлять нужно немедленно, пока он не разошёлся по учёту и отчётности. Согласуйте с покупателем корректный документ и оформите исправление первичного учётного документа по правилам Закона № 402-ФЗ. Но честно предупрежу: простая замена файла не всегда снимает последствие по статье 173 НК РФ. Если документ уже принят как счёт-фактура или попал в книгу продаж и декларацию, оцените период, обязанность по декларации и уплате отдельно. Здесь лучше не играть в «всё же всем было понятно».

«Но нашему покупателю нужен вычет»: где заканчивается ваша обязанность

Я понимаю коммерческий аргумент. Покупатель на общей системе сравнивает вашу цену с предложением поставщика, у которого есть НДС к вычету. Он вправе просить скидку, выбирать другого контрагента, обсуждать экономику сделки. Но просить освобождённое ООО нарисовать ему входной НДС — это уже не переговоры о цене. Это предложение перенести его налоговую модель на ваш баланс.

Иногда предлагают компромисс: поставить «0 %», оставить графы пустыми или оформить УПД со статусом «1», но написать где-нибудь внизу «НДС не уплачивается». Я не советую ни один из этих вариантов. Нулевая ставка не равна освобождению. Пустые графы порождают лишние вопросы. Статус «1» создаёт документ со счёт-фактурной функцией там, где она не нужна. Чем меньше двусмысленности, тем спокойнее и у вас, и у контрагента.

Объяснение покупателю можно дать одной фразой: «УПД предоставим, он подтвердит поставку и расходы; НДС в цене не предъявляется, поэтому к вычету его нет». Это нормальная деловая коммуникация, а не отказ дать документы. Если клиенту критичен именно входной НДС, обсудите цену без НДС или признайте, что условия сделки не совпадают. Иногда это честнее, чем продать с красивой цифрой и потом заплатить её государству из своей маржи.

Не путайте также счёт, УПД и счёт-фактуру. Счёт на оплату не является обязательным первичным документом. УПД со статусом «2» закрывает передачу. Счёт-фактура служит НДС-целям. Когда вам пишут «пришлите счёт-фактуру для бухгалтерии», уточните, что именно бухгалтерии нужно. Очень часто достаточно УПД и договора.

• Подтверждение поставки — да: УПД, договор, спецификация, накладная, акт.
• Вычет НДС без предъявленного налога — нет.
• Переговоры о цене возможны, подмена статуса продавца — нет.
• Один понятный комплект документов лучше трёх противоречащих друг другу бланков.

Второй пример: когда привычка писать «без НДС» уже становится ошибкой

ООО «Тёплый дом» в начале 2026 года освобождено от НДС: его доход за 2025 год составил 18 млн руб. В сентябре компания заключает несколько крупных договоров, а доходы с начала года по данным регистра УСН достигают 20,4 млн руб. Менеджер использует старый шаблон и обещает всем октябрьским покупателям цену «без НДС». Бухгалтер узнаёт о превышении, когда закрывает месяц. Типичная история: никто не сделал ничего экзотического, просто доходный регистр и отдел продаж жили отдельно.

Превышение лимита в сентябре означает, что освобождение действует для сентябрьских операций, а с 1 октября компания должна исчислять НДС. Теперь нельзя механически продолжать ставить «без НДС». ООО выбирает режим ставок, который допустим для него: общеустановленные ставки, включая основную 22 %, с вычетами при выполнении условий, либо специальные ставки 5 % или 7 % без вычетов входного НДС — если выполнены условия статьи 164 НК РФ. Выбор влияет и на цену, и на документы, и на учёт.

Что делать «Тёплому дому» на практике: определить дату смены статуса, до отгрузки пересогласовать цену по договорам, где это возможно, обновить шаблон УПД и письменно предупредить продажи. Если договор говорит «600 000 руб., в том числе НДС», налог придётся выделять из этой суммы; если «600 000 руб. плюс НДС», покупатель заплатит больше. Вот почему я всегда прошу не писать эту фразу по инерции — она заранее определяет, чья маржа пострадает.

Вывод не в том, чтобы бояться роста. Наоборот, рост надо нормально сопровождать. Достаточно назначить ответственного за ежемесячный контроль доходов и не выпускать счёт без короткой проверки статуса. Это намного полезнее, чем в декабре разбирать десятки документов задним числом.

Мой рабочий порядок для ООО: что важно, а на чём не надо зацикливаться

Я бы настроила процесс в таком порядке. Первое — расчёт права на освобождение. Второе — единый шаблон УПД со статусом «2» и отметкой «без НДС». Третье — договорная формулировка цены. Четвёртое — запрет продажам принимать от покупателя документы с уже заполненным НДС без согласования с бухгалтерией. Это четыре простых контроля, которые закрывают почти все бытовые ошибки.

Не нужно, однако, делать из каждой отгрузки юридический проект. Не требуется посылать покупателю длинное обоснование НК РФ или прикладывать к УПД расчёт доходов компании. Покупателю нужен понятный первичный документ, вам — документ, который соответствует реальному статусу. Излишняя бумага не заменит корректную строку «без НДС».

Если ошибка обнаружена, не ждите требования из инспекции и не прячьте её в следующем периоде. Зафиксируйте, какой документ ушёл, был ли он подписан, принят покупателем и отражён в ЭДО; затем определите способ исправления и отдельно проверьте последствия по НДС. Чем раньше это сделать, тем больше вариантов у компании. После сдачи декларации и заявления покупателя о вычете разговор уже заметно дороже и неприятнее.

И главное: не берите на себя обязанность, которой у вас нет, из желания быть удобным поставщиком. Удобство — это вовремя отгрузить, корректно оформить и ответить на вопрос бухгалтера покупателя. Платить НДС за чужой вычет в этот список точно не входит.

• Проверить статус НДС перед продажей.
• Выдать УПД со статусом «2» и отметкой «без НДС».
• Синхронизировать цену в договоре, счёте и УПД.
• Проверять бланки покупателя до подписания.
• При ошибке сразу оценить исправление документа, декларацию и уплату НДС.

Частые вопросы