Что делать ООО на УСН, если покупатель требует счёт-фактуру с НДС

Покупатель хочет вычет. Но платить за него не обязаны вы

С 2025 года все упрощенцы формально стали плательщиками НДС, и именно здесь многие запутались. Если доход ООО за 2025 год не превысил 20 млн руб., в 2026 году оно автоматически освобождено от обязанностей по исчислению и уплате НДС. Никакого заявления в инспекцию подавать не нужно. И, что особенно важно для переговоров, отказаться от такого освобождения по своему желанию нельзя. Это не льгота, которую можно включить ради одного большого клиента, а обязательный режим до превышения порога.

Поэтому фраза закупщика «нам нужен счёт-фактура с НДС» означает не «у вас есть обязанность», а «мы хотим принять налог к вычету». Это понятное желание. Но его нельзя удовлетворить без последствий для продавца. Освобождённое ООО не обязано выставлять счёт-фактуру и не предъявляет НДС сверх цены. Ему достаточно передать покупателю нормальную первичку: акт, накладную или УПД со статусом 2.

Я вижу одну и ту же ошибку: руководитель воспринимает просьбу контрагента как требование закона, а бухгалтерия потом ищет способ сделать НДС «понарошку». Такого способа нет. Либо НДС не предъявляется, и покупатель не заявляет вычет. Либо налог выделяется в счёте-фактуре, и для продавца это уже настоящий НДС к уплате. В этой точке лучше не спорить статьями НК РФ, а спокойно назвать вещи своими именами: мы продаём без НДС, потому что освобождены; если для вас принципиален вычет, давайте заново обсудим экономику сделки.

• Проверьте доходы ООО за 2025 год по правилам УСН, а не только поступления на расчётный счёт.
• Не подавайте уведомление об освобождении: для УСН оно автоматическое.
• Выясните у покупателя, нужен ли именно вычет или ему просто нужен комплект закрывающих документов.
• Не обещайте счёт-фактуру до проверки статуса и цены договора.

Почему счёт-фактура с выделенным НДС — не безобидная уступка

Счёт-фактура служит основанием для вычета предъявленного налога. Если освобождённый упрощенец всё-таки выпишет её с НДС, подпункт 1 пункта 5 статьи 173 НК РФ обязывает его исчислить и уплатить в бюджет сумму, указанную в документе. Не имеет значения, что вы не обязаны были выставлять счёт-фактуру и что покупатель очень просил. Налоговая не будет выяснять, кто кому сильнее давил в переписке.

Самое неприятное здесь — отсутствие обычного вычета входного НДС. Пока ООО освобождено, входной налог по приобретениям включается в стоимость товаров, работ, услуг или в расходы по правилам УСН; принять его к вычету нельзя. Поэтому разовая «услуга» покупателю обычно оплачивается из вашей же цены. А затем к ней добавляется обязанность представить декларацию по НДС за квартал, в котором был выставлен счёт-фактура.

Не путайте это со ставкой 0%. Ноль процентов — это облагаемая НДС операция с отдельными основаниями и подтверждающими документами. Освобождение по статье 145 НК РФ — другое. В документах по освобождённой реализации НДС не выделяют; на первичных документах ставят «Без налога (НДС)». Ставку «0%» в счёте или УПД ради привычного шаблона покупателя я бы не допускала: это не косметика, а неверная квалификация операции.

• Не указывайте «в том числе НДС 22%» в счёте, договоре, акте или УПД.
• Не используйте ставку 0% вместо отметки «Без налога (НДС)».
• Если счёт-фактура с налогом уже отправлен, сразу проверьте с покупателем возможность исправления документа до того, как он заявит вычет.
• Не рассчитывайте на входной НДС как на компенсацию суммы, выделенной в счёте-фактуре: при освобождении такого права нет.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и договор от покупателя

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» получило за 2025 год доход 18,4 млн руб. Значит, в 2026 году общество освобождено от НДС. В феврале оно продаёт оборудование компании на общей системе. Цена, о которой договорились по телефону, — 1 220 000 руб. Покупатель присылает свой шаблон договора: «Цена включает НДС 22%, продавец предоставляет счёт-фактуру». Менеджер считает, что это обычная формальность, и соглашается.

Если «Ромашка» выпишет счёт-фактуру на 1 220 000 руб. с НДС 22%, в бюджет придётся перечислить 220 000 руб. Расчёт простой: 1 220 000 × 22 / 122. Выручка без налога останется 1 000 000 руб. Для покупателя это ожидаемый входной НДС. Для «Ромашки» — налог, который не был учтён при согласовании цены, без права уменьшить его на входной НДС по закупкам. Нельзя потом убедительно сказать инспектору: «Мы ведь освобождены». Как раз из-за выделенного налога возникает обязанность его уплатить.

Я бы исправила договор до подписания. Формулировка может быть такой: «Цена составляет 1 220 000 руб. НДС не облагается в связи с освобождением продавца от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС на основании статьи 145 НК РФ». Вместо счёта-фактуры передаётся УПД со статусом 2 либо накладная и акт. Если покупатель отвечает, что без вычета сделка ему невыгодна, это не повод выдумывать НДС. Это повод обсудить другую цену или честно отказаться от сделки.

Чем заканчивается правильный вариант? Покупатель либо принимает поставку без вычета, либо стороны по-новому считают коммерческие условия. «Ромашка» не получает внезапные 220 000 руб. к уплате и не начинает сдавать декларацию по НДС из-за обещания менеджера. Именно до подписи договора, а не перед сдачей отчётности, решается большая часть таких историй.

Как оформить документы без НДС и не дать закупщику повода вернуться с отказом

Я предпочитаю не превращать этот разговор в лекцию по НДС. Достаточно заранее направить контрагенту короткое письмо: ООО применяет УСН и освобождено от обязанностей по исчислению и уплате НДС по статье 145 НК РФ; счёт-фактура с НДС не выставляется; для закрытия будут переданы УПД со статусом 2, акт либо накладная. Чаще всего выясняется, что бухгалтерии покупателя нужна не счёт-фактура, а документ, который можно провести в учёте.

В договоре зафиксируйте окончательную цену и статус продавца. Уберите универсальное «в том числе НДС», если оно осталось в шаблоне. В счёте, акте, накладной или УПД не выделяйте налог отдельной строкой и используйте отметку «Без налога (НДС)». УПД со статусом 2 удобен именно потому, что это первичный документ, а не счёт-фактура: он подтверждает отгрузку, но не обещает покупателю вычет, которого нет.

Отдельно поговорите с отделом продаж. Они не обязаны знать тонкости статьи 173, но должны знать одну стоп-фразу: «Счёт-фактуру с НДС согласовывает бухгалтерия до подписания договора». Я не драматизирую. Одна такая настройка снимает большую часть случайных обязательств. В малом бизнесе налоговые решения слишком часто принимаются в чате с клиентом — между «добрый день» и «сейчас пришлём договор».

• Добавьте в шаблон договора условие об освобождении по статье 145 НК РФ.
• Используйте УПД со статусом 2 или обычную первичку, а не счёт-фактуру.
• Поставьте в шаблонах первички отметку «Без налога (НДС)».
• Согласуйте с менеджерами правило: обещание НДС — только после проверки бухгалтерией.

Когда ситуация меняется: порог превышен и освобождение утрачено

Освобождение не выдаётся на весь год безусловно. В 2026 году ООО теряет его, если доходы с начала года превышают 20 млн руб.; обязанности плательщика НДС возникают с первого числа следующего месяца. Доходы для порога определяют по пункту 1 статьи 346.15 НК РФ: это доходы от реализации и внереализационные доходы без уменьшения на расходы. Поэтому на УСН 15% нельзя утешать себя тем, что чистая прибыль невелика.

Разберём на втором примере. ООО «Вектор» в 2026 году было освобождено от НДС. К концу июля его доходы составили 19,6 млн руб., а в августе поступило ещё 1,3 млн руб. Порог превышен в августе, значит, с 1 сентября общество начинает исчислять НДС. Августовскую поставку задним числом облагать не нужно. Но сентябрьские и последующие договоры уже нельзя закрывать привычным «Без НДС». Если договор на 3 660 000 руб. был подписан раньше и в нём написано «в том числе НДС 22%», налог внутри цены составит 660 000 руб. (3 660 000 × 22 / 122), если стороны не изменят цену.

После утраты освобождения ООО выбирает ставку в порядке статьи 164 НК РФ: общую 22% с правом на вычеты при выполнении условий НК РФ либо специальную ставку 5% или 7% без вычетов — если выполняются условия для её применения. Но это уже другая ситуация. Пока общество освобождено, добровольно стать плательщиком НДС ради счёта-фактуры нельзя. Поэтому я советую близким к порогу компаниям контролировать доходы ежемесячно и включать в долгие договоры условие о пересмотре цены при появлении НДС.

С 1 января 2026 года основная ставка НДС выросла с 20% до 22%. Старые договорные шаблоны и калькуляторы нередко продолжают жить прошлой жизнью. Проверьте их сейчас, даже если вы освобождены: превышение порога обычно случается не в тот день, когда у бухгалтера есть свободное время на настройку учёта.

• Сверяйте доходы для порога не реже одного раза в месяц.
• При превышении в текущем месяце планируйте НДС с первого числа следующего месяца.
• Проверьте долгосрочные договоры на условие о цене после появления НДС.
• До начала облагаемых отгрузок настройте учёт, ЭДО, книгу продаж и контроль сроков декларации.

Мой алгоритм, если покупатель упёрся в счёт-фактуру

Сначала я проверяю статус ООО и сумму доходов. Затем задаю покупателю один вопрос: ему нужен документ о поставке или право на вычет? Это экономит несколько кругов бесполезной переписки. Если нужен документ — отправляем УПД со статусом 2, акт или накладную. Если нужен вычет — объясняем, что в период освобождения счёт-фактура с НДС означает для продавца реальный налог, а не техническую правку формы.

Дальше остаётся нормальная коммерческая развилка. Можно сохранить цену и работать без НДС. Можно согласовать новую цену, если покупатель оценивает отсутствие вычета как свой расход. Можно не заключать договор, если для обеих сторон экономика не складывается. А вот вариант «выставим НДС один раз, потом разберёмся» я считаю самым дорогим: у него нет ни налоговой чистоты, ни управленческой логики.

На что можно не тратить силы? На попытку доказать, что покупатель не имеет права просить счёт-фактуру. Просить он может. На письма в инспекцию о добровольном отказе от автоматического освобождения тоже можно не тратить время: для УСН такой отказ не предусмотрен. Сконцентрируйтесь на договорной цене, первичке и контроле доходов. Это три вещи, которые действительно защищают вашу компанию.

• Подтвердить освобождение и проверить доходы.
• Письменно сообщить покупателю статус по статье 145 НК РФ.
• Согласовать цену без НДС и комплект первичных документов.
• При приближении к 20 млн руб. заранее подготовиться к НДС со следующего месяца.

Частые вопросы