Открытый перечень расходов на УСН: что изменилось с 2026 года

Ольга Семёнова· ·УСН «доходы минус расходы»: КУДиР, расходы и налоговые риски·~6 мин чтения
Открытый перечень расходов на УСН: что изменилось с 2026 года — иллюстрация

С 2026 года вопрос «есть ли этот расход в закрытом списке?» наконец перестал быть главным. Но я, Семёнова Ольга Владимировна, сразу охлажу энтузиазм: платёж с расчётного счёта не стал волшебной кнопкой уменьшения налога. За 12 лет практики я видела, как хорошие по сути расходы разваливались из-за одного назначения платежа или потерянного акта. Объясню, что изменилось, какие траты теперь можно защищать и как собрать доказательства до того, как КУДиР превратится в лотерею.

Открытый перечень — это не разрешение списать всё подряд

С 1 января 2026 года в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ появился подпункт 45: при объекте «доходы минус расходы» можно учитывать иные расходы, определяемые в порядке главы 25 НК РФ. Прежний закрытый перечень перестал быть стеной. Если расход не был буквально назван в статье 346.16, это больше не означает автоматический отказ.

Я считаю изменение здравым. Малый бизнес давно покупает не только бумагу, товар и аренду. Он платит за подбор персонала, консультации, профессиональные сервисы, маркетинг, компенсацию сотруднику за личный телефон в работе. Раньше бухгалтеру приходилось искать для такой траты подходящую полку в перечне. Теперь нужно честно ответить на более важный вопрос: это реальная затрата для получения дохода или личная покупка, которую хочется провести через бизнес?

Открытый перечень не отменил фильтры. Пункт 2 статьи 346.16 отсылает к критериям статьи 252 НК РФ: расход должен быть обоснованным и документально подтверждённым. А статья 270 НК РФ содержит расходы, которые для налога на прибыль не учитываются. Поэтому новый подпункт не делает налоговым расходом дивиденды, личный отдых директора, штрафы перед бюджетом или траты без деловой цели.

Я бы не пыталась в 2026 году «догнать» всё, что раньше не ставили в расходы. Сначала возьмите повторяющиеся и понятные затраты. Чем необычнее покупка для вашей деятельности, тем яснее должна быть её деловая история. Инспектор не обязан догадываться, как курс, сервис или оборудование помогли вам заработать.

Моя рабочая формула проста: открытый перечень расширил круг допустимых расходов, но не снизил стандарт доказывания. Иногда он, наоборот, стал выше: теперь важнее показать содержание сделки, а не просто назвать пункт статьи.

Почему банковской выписки недостаточно

На УСН действует кассовый метод: расходы признаются после фактической оплаты. Это установлено пунктом 2 статьи 346.17 НК РФ. Но выписка банка отвечает только на один вопрос: деньги ушли. Для налогового учёта нужны ответы ещё минимум на два: за что заплатили и почему это относится к предпринимательской деятельности.

В реальной работе спотыкаются именно здесь. Компания переводит деньги исполнителю с назначением «оплата услуг», а договора нет. ИП оплачивает доступ к сервису личной картой, но не сохраняет оферту и чек. Директор покупает ноутбук, а потом присылает бухгалтеру фотографию коробки. Такие расходы могут быть абсолютно деловыми, но первичка не складывается в доказательство.

Для большинства обычных покупок не нужен театральный реквизит из десяти служебных записок. УПД, договор и платёж обычно решают вопрос. Но по нестандартной покупке я советую сделать короткое внутреннее обоснование: что приобретено, кто использует, для какого проекта, договора или процесса. Это не заменяет первичные документы, зато связывает их в понятную цепочку.

Первичный учётный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона № 402-ФЗ. Поэтому красивый скриншот личного кабинета полезен как дополнение, но не всегда заменяет акт, УПД, кассовый чек или документ, который поставщик оформил по правилам делового оборота.

Не подменяйте документы выпиской банка. Она доказывает оплату, но почти никогда не доказывает экономическую оправданность расхода.
Открытый перечень расходов на УСН: что изменилось с 2026 года — схема действий
Схема: Открытый перечень расходов на УСН: что изменилось с 2026 года

Кассовый метод сохранился: дата платежа важна, но есть исключения

После 2026 года статья 346.17 НК РФ никуда не делась. Общая логика прежняя: расход признаётся после прекращения обязательства перед продавцом, непосредственно связанного с поставкой, работой, услугой или передачей права. Поэтому предоплата без понятной сделки — слабая позиция. Сначала убедитесь, что вы можете показать, какое именно обязательство погашено.

Для товаров, купленных для перепродажи, правило строже: расходы признают по мере реализации таких товаров. Оплатить поставщику товар в январе и списать его целиком в январскую КУДиР нельзя, если продажи начались позднее. Зато затраты, непосредственно связанные с реализацией товаров, например хранение, обслуживание и транспортировка, учитываются после фактической оплаты — это прямо сказано в подпункте 2 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ.

Отдельная история — основные средства и нематериальные активы. Для них нужны не только оплата, но и ввод в эксплуатацию; расходы учитываются в особом порядке, установленном пунктом 3 статьи 346.16 НК РФ. Не стоит называть новый стеллаж, станок или оборудование «услугой» ради быстрого списания. Налоговая увидит договор, смету и характеристики раньше, чем вам хотелось бы.

С длящимися услугами я не советую играть в угадайку. Читайте условия договора и просите у поставщика нормальные закрывающие документы. Статья 346.17 задаёт кассовый метод, а статья 252 требует документального подтверждения. Если из документов невозможно понять период и содержание доступа к сервису, спор возникает не из-за даты оплаты, а из-за того, что расход плохо идентифицирован.

Самая частая ошибка в КУДиР — не «не тот вид расхода», а неверная дата. Оплатили сегодня, а условия для признания выполнились позже.

Разбор: ООО «Тёплый дом» и ремонт, который нельзя списать одним движением

Допустим, ООО «Тёплый дом» на УСН с объектом «доходы минус расходы» продаёт отопительное оборудование. В январе 2026 года компания перечислила подрядчику 420 000 рублей за работы на арендованном складе. В смете вперемешку указаны замена освещения, ремонт покрытия пола и поставка с монтажом новых стеллажей. Директор видит платёж и просит сразу включить всю сумму в расходы.

Так делать я бы не стала. Сначала нужно разделить содержание сделки. Ремонтные работы и создание самостоятельного объекта — не одно и то же, даже если подрядчик выставил единый счёт. По договору аренды и смете видно, что склад нужен для хранения товара: деловая цель есть. После оплаты и оформления акта на 300 000 рублей ремонтную часть можно анализировать как обоснованный расход. А 120 000 рублей за стеллажи нельзя прятать внутри ремонта, если они образуют отдельное основное средство.

Дальше нужен нормальный документооборот: отдельная строка либо отдельный акт на стеллажи, документ о принятии к учёту и вводе в эксплуатацию. Их стоимость учитывается по правилам для основных средств, а не в день перевода подрядчику. Если всё списать как обычный ремонт в январе, риск не в том, что ремонт «запрещён». Риск в преждевременном и неверно квалифицированном расходе.

Такие смешанные счета я вижу регулярно. Их не нужно бояться, нужно расщеплять. Один платёж вполне может содержать несколько расходов с разными условиями признания. Бухгалтерия не обязана подстраивать реальность под удобную строку КУДиР.

Граница между ремонтом и улучшением объекта иногда действительно мутная. При существенной сумме зафиксируйте квалификацию в документах и учётной политике до записи в КУДиР, а не после требования инспекции.

Разбор: ИП Соколов, курс за 64 000 рублей и честная проверка деловой цели

Типичная ситуация: ИП Соколов продаёт товары для дома через маркетплейс и работает на УСН «доходы минус расходы». В апреле 2026 года он оплатил 64 000 рублей за онлайн-курс по настройке рекламного кабинета этой площадки. Есть чек, оферта, программа курса и доступ к урокам. В старом перечне такой расход часто пытались насильно отнести к обучению или консультациям. Теперь вопрос поставлен правильнее: соответствует ли он статье 252 НК РФ?

В этой версии — рабочая позиция есть. Курс связан с текущей деятельностью, а не с абстрактным саморазвитием. Я бы сохранила программу, чек, оферту, подтверждение доступа и добавила краткую служебную записку: ИП размещает товары на этой площадке, курс нужен для ведения рекламных кампаний. Не потому, что записка магически создаёт расход, а потому, что через год название продукта может ничего не объяснить.

Поменяем одну деталь. Курс называется «Финансовая свобода», внутри — психология, личные инвестиции и мотивация. Предприниматель может искренне считать, что после него лучше управляет магазином. Но для налогового расхода такая связь слишком расплывчата. Я бы эти 64 000 рублей в КУДиР не ставила. Спорить за расход, который вы сами не можете объяснить за минуту, — плохая экономия.

Открытый перечень как раз помогает не прятать реальные затраты бизнеса за формулировками. Но он не создан для того, чтобы личные покупки превращались в деловые после удачно составленной служебной записки.

Если деловая связь держится только на вашем устном объяснении, документальная база уже слабая. Добавьте доказательства до отражения расхода, а не после получения требования.

Что я бы настроила в бизнесе прямо сейчас

Начинать нужно не с ревизии всех старых чеков, а с новых нетипичных платежей. Товар, аренда, банковская комиссия и обычная доставка обычно уже встроены в процесс. Проблемы создают новые подрядчики, разовые консультации, сервисы, маркетинг, обучение, ремонт и покупки директора с личной карты. Проверять их надо до оплаты — тогда ещё можно изменить расплывчатый предмет договора или запросить УПД.

Я бы ввела короткий маршрут согласования. Инициатор платежа присылает бухгалтеру счёт или ссылку на договор и одной фразой объясняет цель. Бухгалтер отмечает обязательные документы, проверяет порядок признания и возвращается к расходу после оплаты. Это занимает минуты. Попытка восстановить смысл платежа следующей весной обычно упирается в закрытый личный кабинет, ушедшего сотрудника или контрагента, который уже не отвечает.

Не драматизируйте риск. У добросовестного малого бизнеса открытый перечень — это возможность учитывать реальные расходы, а не новая бюрократия. Но не надо превращать 2026 год в соревнование по максимальному уменьшению базы. Сначала наладьте документы по спорным операциям, потом расширяйте практику.

Если расход уже попал в КУДиР, а документы слабые, восстановите договор, акт, УПД или подтверждение услуги. Если это невозможно и деловая цель неочевидна, разумнее обсудить корректировку до подачи декларации. Это не поражение, а обычная бухгалтерская гигиена.

На поиск буквального совпадения со старым перечнем время больше тратить не нужно. На документы, деловую цель и дату признания — нужно всегда.

Как это было у моего клиента: расходы на «развитие» пришлось разложить по документам

В начале февраля мы взяли на обслуживание ООО «Городская кухня» — небольшую компанию с доставкой готовых обедов на УСН «доходы минус расходы». Руководитель был уверен, что после изменения правил с 2026 года сможет учесть все траты на развитие: 186 000 рублей за обновление сайта, 92 000 рублей за обучение управляющего и 148 000 рублей за ремонт зоны выдачи заказов.

Первое, что я проверила, — не банковскую выписку, а основание каждого платежа. По сайту в назначении значилось просто «маркетинговые услуги», а договора и технического задания у клиента не было. По обучению нашёлся только чек от онлайн-платформы: без программы курса, без приказа о направлении сотрудника и без понятной связи с его работой. Ремонт вообще оплатили одним переводом частному мастеру без акта и без расшифровки материалов и работ.

Мы начали собирать картину по шагам. С подрядчиком по сайту оформили договор, акт и техническое задание: в нём зафиксировали каталог блюд, приём заказов и интеграцию с доставкой. По курсу сделали приказ, приложили программу обучения по управлению ресторанным производством и подтверждение, что управляющий действительно работает в компании. По ремонту я предупредила сразу: 148 000 рублей нельзя просто поставить в расходы одной строкой — отделили текущие работы от улучшений, запросили акт и смету у исполнителя.

Отдельно сверили даты. Сайт оплатили 28 января, но акт подписали 12 февраля, поэтому в КУДиР расход поставили после выполнения работ, а не в день списания денег. Обучение оплатили и прошли в феврале — его учли после того, как получили подтверждающие документы. По ремонту в расходы за первый квартал вошли только документально подтверждённые текущие работы на 61 500 рублей; остальное оставили до уточнения характера работ и оформления бумаг.

В итоге к концу квартала у клиента была не пачка выписок, а понятная папка по каждому расходу и аккуратная КУДиР. Руководитель сначала расстроился, что нельзя списать всё сразу, но потом сказал важную вещь: теперь он сам видит, за что платит и какой документ должен попросить до оплаты. Именно так открытый перечень начинает работать на бизнес, а не превращается в лишний риск.

Если расход выглядит полезным, но его нельзя объяснить документами и деловой целью, в КУДиР ему пока не место.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли с 2026 года учесть на УСН любой оплаченный расход?

Нет. Нужны обоснованность и документальное подтверждение по статье 252 НК РФ, отсутствие применимого запрета из статьи 270 НК РФ и соблюдение правил кассового метода из статьи 346.17 НК РФ.

Когда списывать оплаченный товар, купленный для перепродажи?

По мере реализации товара. Это специальное правило подпункта 2 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ; одной оплаты поставщику недостаточно.

Нужен ли акт для оплаты онлайн-сервиса?

Универсального требования именно об акте нет, но документы должны подтверждать предмет, оплату и получение услуги или доступа. На практике лучше сохранить оферту, счёт или чек, условия подписки и подтверждение доступа.

Можно ли применить открытый перечень к расходам 2025 года?

Нет. Подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ введён с 1 января 2026 года. Старые налоговые периоды оценивают по редакции НК РФ, действовавшей в соответствующем периоде.

На что опираемся