Увольнение по сокращению в малом ООО: мой календарь, выплаты и ЕФС-1

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт, увольнение и отчётность в СФР·~7 мин чтения
Увольнение по сокращению в малом ООО: мой календарь, выплаты и ЕФС-1 — иллюстрация

В сокращении штата ошибка редко живёт одна. Поставили неверную дату в уведомлении — пришлось сдвигать увольнение. Не предложили свободную должность — получили риск восстановления. Забыли ЕФС-1 на следующий рабочий день — добавили к трудовому спору проблему с отчётностью. Я, Семёнова Ольга Владимировна, 12 лет веду бухгалтерию и кадровые процессы малого бизнеса и считаю сокращение не «кадровой формальностью», а проектом с жёстким календарём. Ниже — последовательность, которой я бы руководствовалась в небольшом ООО, и два расчёта, на которых обычно всё становится понятно.

Сначала проверьте, что сокращаете именно должность, а не человека

Я начинаю не с бланка уведомления, а с вопроса, который работодатели часто считают неприятной придиркой: должность действительно исчезает из штатного расписания или вы хотите заменить конкретного сотрудника кем-то «удобнее»? Если после увольнения ООО вводит ту же позицию с почти тем же функционалом и берёт нового человека, слово «сокращение» в приказе не спасает. В споре смотрят на содержание, а не на красоту кадрового документа.

Нужны решение уполномоченного органа ООО или приказ директора об изменении структуры, новое штатное расписание либо изменение к нему и понятная дата, с которой должность исключается. В малом бизнесе директор нередко говорит: «У нас и так всем понятно, зачем бумага?» Затем становится не так понятно инспектору или суду. Бумага здесь — не бюрократический спорт, а доказательство причины увольнения.

До выбора конкретного работника проверьте преимущественное право остаться на работе по статье 179 ТК РФ. Сначала сравнивают производительность труда и квалификацию сотрудников на сопоставимых позициях. При равенстве работают дополнительные критерии из закона, коллективного договора и локальных актов. Я не советую решать это фразой руководителя «этот слабее». Сделайте служебное сравнение: образование, допуски, результаты, дисциплинарные взыскания, показатели, которые можно подтвердить. Субъективность — плохой сосед сокращения.

Моё правило: если вы не готовы через полгода спокойно объяснить на документах, почему исчезла должность и почему выбран именно этот сотрудник, уведомление вручать рано.

Календарь: какую дату считать первой и кого уведомлять

За два месяца до увольнения вручите работнику персональное письменное предупреждение под подпись. Это минимальный срок по статье 180 ТК РФ. Отсчёт безопаснее вести так, чтобы между датой вручения и датой увольнения прошло не менее двух календарных месяцев. Если подпись получить не удаётся, фиксируйте отказ актом с свидетелями либо используйте способ доставки, который позволит подтвердить вручение. «Отправили в мессенджер» для такой истории — слишком хрупкая конструкция.

В тот же период уведомляют службу занятости. По статье 53 Закона № 565-ФЗ сведения о решении сократить численность или штат и возможном расторжении трудовых договоров направляют не позднее чем за два месяца до начала мероприятий, а при массовом увольнении — не позднее чем за три месяца. У малого ООО нет льготы только потому, что оно маленькое. Критерии массовости определяют региональные акты и отраслевые соглашения, поэтому здесь нельзя честно назвать одну цифру на всю Россию: сверяйте свой регион.

Если в ООО есть выборный профсоюзный орган, его тоже предупреждают письменно: не позднее чем за два месяца, при массовом увольнении — за три месяца. Это отдельная обязанность статьи 82 ТК РФ. Её часто забывают, потому что в маленьких компаниях профсоюз — редкость. Но если он есть, «мы же предупредили сотрудника» не заменяет уведомление профсоюза.

Весь двухмесячный срок продолжайте предлагать появляющиеся вакансии. Не один раз вместе с уведомлением, а до дня увольнения включительно. Предложение должно быть персональным и конкретным: название должности, условия и срок ответа. Работодатель обязан предлагать подходящую работу в данной местности; вакансии в другой местности — если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями или трудовым договором.

Не путайте уведомление службы занятости с уведомлением работника. Это два самостоятельных действия, и одно не лечит пропуск другого.
Увольнение по сокращению в малом ООО: мой календарь, выплаты и ЕФС-1 — схема действий
Схема: Увольнение по сокращению в малом ООО: мой календарь, выплаты и ЕФС-1

Разберём на примере ООО «Ромашка»: одна дата, которая сдвинула всё

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» решило убрать должность менеджера по закупкам. Работнице Анне предупреждение под подпись вручили 31 марта 2026 года, а приказ об увольнении заранее поставили на 30 мая. Руководителю казалось, что это «два месяца, почти день в день». Нет: срок предупреждения получился короче двух календарных месяцев. Безопасная дата увольнения в такой конструкции — 31 мая, а если это нерабочий день, нужно заранее выстроить оформление по правилам ТК РФ, а не угадывать по календарю.

Одновременно компания предложила Анне одну вакансию кладовщика 31 марта. 20 апреля освободилась вакансия оператора 1С с меньшей зарплатой, для которой у Анны была квалификация, но ей её не показали: «Она же уже отказалась от кладовщика». Это типичная ошибка. Отказ от одной работы не означает отказ от всех будущих вакансий. Правильное действие — отдельное письменное предложение оператора с фиксацией ответа.

Что я бы сделала в этой ситуации: отменила бы ошибочно назначенную дату, вручила уточнённое уведомление только при необходимости, закрепила дату увольнения не ранее 31 мая, оформила второе предложение вакансии и сверила сведения, отправленные в службу занятости. Если же работница письменно согласна уйти раньше, у ООО есть иной путь — досрочное увольнение по части третьей статьи 180 ТК РФ. Но это не сокращение двухмесячного срока «по устной договорённости»: требуется именно письменное согласие и дополнительная компенсация за оставшееся время предупреждения.

Досрочное увольнение — не экономия на двух месяцах. Оно добавляет работодателю компенсацию, рассчитанную пропорционально времени, оставшемуся до окончания предупреждения.

Что выплатить в день увольнения и как не ошибиться в расчёте

В последний день работы выплатите зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Полный расчёт именно в день увольнения требует статья 140 ТК РФ. Если работник в этот день не работал, деньги платят не позднее следующего дня после его требования о расчёте. Я советую не откладывать: спор о том, написал ли человек требование, — совершенно ненужный способ усложнить себе жизнь.

Средний заработок считайте по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ № 540. Для выходного пособия важен не оклад, а фактические выплаты за расчётный период и установленный порядок вычисления. Не берите сумму «примерно как месячный оклад», если она не совпадает с рассчитанным средним. Это как раз тот случай, когда экономия получаса бухгалтера легко становится недоплатой.

За второй месяц трудоустройства бывший работник может получить средний месячный заработок за дни, когда не был трудоустроен; за третий — лишь в исключительном случае, если служба занятости приняла решение, а работник обратился туда в течение 14 рабочих дней после увольнения. Срок обращения к работодателю за этими суммами — 15 рабочих дней после окончания соответственно второго или третьего месяца со дня увольнения. Работодатель платит в течение 15 календарных дней после обращения. Закон также позволяет сразу заменить выплаты за второй и третий месяцы единовременной компенсацией в размере двух средних месячных заработков. Этот вариант я рассматриваю, когда компании важна определённость бюджета и нет спора с работником; выбирать его автоматически для всех не нужно.

По НДФЛ и страховым взносам не облагается совокупность установленных законом компенсационных выплат при увольнении в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, а для работников Крайнего Севера и приравненных местностей — шестикратного. Компенсация неиспользованного отпуска в этот лимит не входит и облагается в общем порядке. Если компания по договорённости платит больше обязательного, сначала сложите выходное пособие, выплаты на период трудоустройства и иные связанные с увольнением компенсации: лимит общий, не отдельный для каждой выплаты.

Не удерживайте НДФЛ с обязательного выходного пособия «на всякий случай». Но и не обещайте сотруднику, что любая дополнительная выплата будет необлагаемой: сначала проверьте общий лимит.

Разберём расчёт на примере ООО «Тёплый дом»

ООО «Тёплый дом» сокращает бухгалтера. По расчёту среднего заработка для целей статьи 178 ТК РФ её средний месячный заработок составил 82 000 рублей. Последний рабочий день — 30 июня. За июнь ей начислены 29 000 рублей за отработанные дни, компенсация 12 неиспользованных дней отпуска — 38 400 рублей и выходное пособие — 82 000 рублей. В день увольнения компания должна начислить 149 400 рублей до удержаний, но налоговый режим у этих трёх частей разный.

Компенсация отпуска 38 400 рублей облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная выплата. Выходное пособие 82 000 рублей укладывается в необлагаемый лимит: три средних месячных заработка составляют 246 000 рублей. Если работница не трудоустроится и представит документы для выплаты за второй месяц, ещё 82 000 рублей также останутся внутри общего лимита. Даже возможная выплата за третий месяц доведёт сумму компенсаций ровно до 246 000 рублей. Это не магия и не особая льгота малому бизнесу — просто предел статьи 217 НК РФ и статьи 422 НК РФ.

Предположим, директор дополнительно обещал 100 000 рублей «за спокойное расставание», а условие закрепили в соглашении. Тогда совокупность компенсационных выплат становится 346 000 рублей: 82 000 + 82 000 + 82 000 + 100 000. Превышение над лимитом — 100 000 рублей; именно его нужно обложить НДФЛ и страховыми взносами. Самая частая ошибка здесь — смотреть на каждую платёжку отдельно и считать, что раз каждая меньше трёх средних заработков, налогов нет. Лимит один на всю совокупность.

Цифры в примере показывают логику. Сам средний заработок не назначают приказом директора: его рассчитывают по выплатам и времени конкретного работника.

Последний день: документы, ЕФС-1 и мой короткий контрольный лист

Основание в приказе и трудовой книжке либо сведениях о трудовой деятельности должно звучать точно: пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ — сокращение численности или штата работников организации. В день прекращения договора выдайте трудовую книжку, если она ведётся на бумаге, или сведения о трудовой деятельности, а также иные обязательные документы. Формулировка «по сокращению» без ссылки на норму — не та мелочь, которую стоит оставлять как есть.

В СФР подайте титульный лист и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ» не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о прекращении трудового договора. Обратите внимание на привязку именно к дате приказа, а не к удобной дате выплаты или к концу месяца. Для увольнения 30 июня по приказу от 30 июня предельный срок — следующий рабочий день. У ООО с численностью до 10 застрахованных лиц включительно возможна бумажная подача, с 11 и более — электронная; я всё же предпочитаю электронный маршрут и сохраняю квитанцию о приёме.

С 1 июля 2026 года СФР перешёл на новый электронный формат ЕФС-1. Это не отменило срок для увольнения, но означает, что перед отправкой стоит проверить обновление кадровой программы и форматно-логический контроль. В подразделе 1.1 укажите дату увольнения и код причины увольнения, соответствующий пункту 2 части первой статьи 81 ТК РФ, по действующему классификатору из порядка заполнения формы.

Мой финальный чек-лист прост: должность исключена из будущего штатного расписания; выбор работника обоснован; два месяца выдержаны; вакансии предлагались до последнего дня; служба занятости и, при наличии, профсоюз уведомлены; расчёт выдан; ЕФС-1 принята СФР. Если на любой строке ответ «наверное», сокращение ещё не готово.

Увольнение и подача ЕФС-1 могут случиться в одном календарном месяце, но это не повод ждать ежемесячной отчётной даты: для события «УВОЛЬНЕНИЕ» действует следующий рабочий день.

Как это было у моего клиента: сокращали менеджера в ООО «Северный вкус»

ООО «Северный вкус» — небольшая компания по поставке продуктов в кафе. Мы взяли её на обслуживание в январе, и директор сразу сказал: заказов стало меньше, нужно убрать должность менеджера по работе с клиентами. Он уже собирался написать сотруднице, что её последний день — 31 марта, хотя уведомление планировал вручить только в начале февраля.

Первое, что я проверила, — действительно ли из штатного расписания исчезает сама должность, а не увольняют конкретного человека. У менеджера не было коллег на такой же позиции, поэтому мы утвердили новое штатное расписание с 1 апреля, издали приказ о сокращении и 31 января вручили сотруднице персональное уведомление. Дату увольнения поставили 1 апреля: так два месяца прошли полностью, без игры в «почти успели».

За эти два месяца мы не забыли про вакансии. В компании была свободна ставка оператора заказов с меньшей зарплатой, и я подготовила письменное предложение. Сотрудница отказалась, поставила подпись и дату. Это небольшой документ, но именно он часто спасает работодателя от вопроса: «А другую работу мне предлагали?»

Ко дню увольнения я рассчитала всё отдельно. Средний дневной заработок сотрудницы составил 2 976,19 рубля, а средний месячный заработок за 21 рабочий день — 62 500 рублей. К нему добавили зарплату за отработанную часть апреля — 12 380,95 рубля и компенсацию за 8 неиспользованных дней отпуска — 23 809,52 рубля. В день увольнения перечислили 98 690,47 рубля после обязательных удержаний по тем суммам, где они применяются, а выходное пособие рассчитали и показали отдельной строкой.

Мы оформили приказ об увольнении, выдали расчётный листок и нужные кадровые документы, а сведения о прекращении трудового договора направили в ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Позже сотрудница принесла подтверждение, что не трудоустроилась, — директор обратился вовремя, и мы проверили, положена ли выплата за следующий период. В итоге расстались спокойно: без просрочки, без переделки документов и без претензий со стороны бывшей сотрудницы.

Сокращение начинается не с приказа об увольнении, а с проверки должности, даты уведомления и свободных вакансий.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли вручить уведомление о сокращении ровно за два месяца до увольнения?

Да, если между вручением и увольнением есть полный минимальный срок из двух календарных месяцев. Не сокращайте его на один день ради удобной даты приказа: безопаснее назначить дату с запасом.

Нужно ли малому ООО уведомлять службу занятости о сокращении одного работника?

Да. Размер бизнеса сам по себе не освобождает от сведений по статье 53 Закона № 565-ФЗ. При обычном сокращении срок — не позднее чем за два месяца до начала мероприятий.

Можно ли уволить раньше двух месяцев?

Можно только с письменного согласия работника и с дополнительной компенсацией в размере среднего заработка пропорционально оставшемуся до окончания предупреждения времени.

Нужно ли предлагать вакансию, если она оплачивается ниже?

Да, если это нижестоящая или нижеоплачиваемая работа, которую сотрудник может выполнять с учётом состояния здоровья. Вакансии предлагают не разово, а до дня увольнения включительно.

Когда сдавать ЕФС-1 при увольнении по сокращению?

Титульный лист и подраздел 1.1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ» представляют не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о прекращении трудового договора.

На что опираемся