УСН с автоосвобождением: нужно ли вести книгу продаж, если нет счетов-фактур

Пустую книгу я не завожу — у неё нет обязательной работы

Бухгалтерская тревога здесь понятна: продажи есть, деньги поступают, а один из знакомых регистров отсутствует. Хочется хотя бы сформировать пустую книгу и сохранить рядом с квартальной отчётностью. Я считаю это лишней работой. При действующем автоосвобождении у упрощенца нет самой обязанности вести книгу продаж. Поэтому отсутствие регистра не нужно оправдывать отсутствием движения за квартал: обычная реализация может идти каждый день.

Основание вполне предметное. Абзац второй пункта 5 статьи 168 НК РФ освобождает такого упрощенца от составления счетов-фактур при реализации. Пункт 1 методических рекомендаций ФНС на 2026 год одновременно говорит об отсутствии обязанности вести книги продаж и покупок, а также представлять декларацию по НДС. Минфин в письме от 13.11.2024 № 03-07-11/111805 отдельно подтвердил вывод для освобождённого ИП, который не выставляет счета-фактуры с налогом и не является налоговым агентом.

В рабочих обсуждениях я постоянно разделяю два вопроса: почему компания не начисляет НДС и какие документы она выдаёт. Начинать нужно с первого. Само по себе отсутствие счетов-фактур ничего не доказывает: их могли просто забыть оформить. А подтверждённое автоосвобождение объясняет сразу и документы, и регистры, и отсутствие обычной НДС-декларации. На этом основании я спокойно закрываю вопрос с пустой книгой, пока условия работы не изменились.

Откуда взялось «счета-фактуры без НДС всё равно нужны»

Обычно за этим советом стоит обычное освобождение на общей системе. Для него первый абзац пункта 5 статьи 168 действительно предусматривает счета-фактуры без выделенного налога. Но следующий абзац устанавливает отдельное правило для освобождённой УСН: счета-фактуры не составляются. Если прочитать только начало пункта, получится убедительный ответ совсем на другую ситуацию. Именно на такой подмене бухгалтеры часто спотыкаются.

С книгой продаж история похожая. В пункте 3 правил из приложения № 5 к постановлению Правительства № 1137 есть упоминание освобождённых налогоплательщиков. Однако отсылка там конкретная: абзац первый пункта 1 статьи 145 и статья 145.1 НК РФ. Автоматическое освобождение упрощенцев расположено в других абзацах статьи 145. Отсылку уточнили постановлением от 29.10.2024 № 1448; правило о несоставлении счетов-фактур для освобождённой УСН ввёл закон от 29.10.2024 № 362-ФЗ с начала 2025 года.

Поэтому советы периода подготовки реформы я проверяю по дате и редакции нормы. Требование «всем упрощенцам завести книгу» из старой памятки не становится действующим оттого, что памятка до сих пор находится поиском. Здесь нет двух равноценных подходов на 2026 год. И выражение «мы вообще не плательщики НДС» тоже пора поправить: с 1 января 2025 года упрощенцы признаются налогоплательщиками НДС, а автоосвобождение снимает соответствующие обязанности при соблюдении условий.

Разберём ООО «Тёплый дом»: выручка есть, книги продаж нет

Допустим, ООО «Тёплый дом» на УСН обслуживает помещения российских организаций. Все суммы и компании в разборах ниже условные. Доход общества за 2025 год, определённый для освобождения, составил 8,4 млн рублей. В первом квартале 2026 года оно оказало и получило оплату за услуги на 2,1 млн рублей. Налоговых агентских операций и посредничества нет, счета-фактуры с НДС покупателям не выставлялись. Директор просит бухгалтера «на всякий случай» завести книгу продаж.

Сначала я проверяю освобождение: 8,4 млн рублей за предыдущий год меньше действующего порога 20 млн, а доход текущего года его пока не превысил. Затем смотрю документы по услугам. Общество оформляет акты без выделения НДС; добавлять к каждому акту счёт-фактуру с отметкой «Без НДС» не нужно. Оказание услуг юридическим лицам само по себе этого правила не меняет. Их бухгалтерия может попросить документ, но просьба покупателя не создаёт нашу налоговую обязанность.

Ошибка в этой ситуации — пытаться перенести акты в книгу продаж только потому, что иначе реализация якобы останется без учёта. Я оставляю акты в обычном документообороте, проверяю признание доходов и отражаю 2,1 млн рублей в КУДиР. В рабочем расчёте фиксирую доход прошлого года и накопленный доход текущего. Такой расчёт помогает следить за освобождением; отдельной утверждённой формы справки для этого закон не требует.

Квартал заканчивается без книги продаж и без нулевой декларации по НДС. При этом реализация подтверждена, доход учтён, основание освобождения проверено. Полученные от собственных поставщиков счета-фактуры с НДС общество сохраняет вместе с документами по приобретениям: их наличие не требует завести книгу покупок или продаж. Вот что я хочу видеть в учёте. Пустой файл с красивым названием к этой картине ничего не добавляет.

ООО «Вектор»: когда книгу пора включать в работу

Лимит я ставлю в список контроля раньше любого регламентного отчёта. Для освобождения с начала 2026 года доход за 2025 год должен быть не более 20 млн рублей; внутри 2026 года контролируем превышение тех же 20 млн. Исторические 60 млн рублей относятся к освобождению в 2025 году. И ещё обновление: закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ перенёс дальнейшее снижение порога. На дату статьи лимит 20 млн сохранён для применения освобождения в 2026–2029 годах. Ранний график из зимних памяток уже устарел.

Допустим, ООО «Вектор» на УСН продаёт обычные товары российским покупателям-организациям. Доход за 2025 год — 18 млн рублей, поэтому начало 2026 года проходит с автоосвобождением. К концу июня накопленный доход составил 19,7 млн. В июле общество получает ещё 300 тысяч рублей оплаты, учитываемой в доходах: получается ровно 20 млн. Бухгалтер собирается начислять НДС уже с этой продажи. Я бы остановила расчёт: равенство лимиту ещё не означает его превышения.

Затем в августе поступают ещё 50 тысяч рублей учитываемого дохода. Накопленная сумма становится 20,05 млн рублей. Теперь превышение есть, и по пункту 5 статьи 145 обязанности налогоплательщика НДС возникают с 1 сентября. В нашем примере все оплаты до этой даты относятся к уже завершённым поставкам; переходящих авансов нет. Бухгалтер фиксирует месяц превышения, определяет применимую ставку, согласует оформление цен и настраивает НДС-учёт для сентябрьских операций. По облагаемым продажам понадобятся счета-фактуры и книга продаж.

Результат исправления: июльские и августовские реализации не облагают задним числом только из-за превышения, а сентябрьские уже проводят по новым правилам. Самая неприятная ошибка здесь — продолжать смотреть на старый порог 60 млн и обнаружить пропущенный НДС после закрытия квартала. Поэтому в расчёт я включаю все доходы, которые предписывает учитывать статья 145. Доходы от необлагаемой НДС реализации тоже учитываются: это отдельно разъяснил Минфин в письме от 05.05.2025 № 03-07-07/44847. У ИП с несколькими спецрежимами дополнительно проверяю правила суммирования доходов.

Три похожие ситуации, в которых я проверяю документы отдельно

Первую ловушку создаёт розница. Если освобождение уже утрачено, а компания продаёт облагаемые НДС товары физическим лицам, отсутствие выданных покупателям счетов-фактур книгу продаж не отменяет. В пункте 14 рекомендаций ФНС на 2026 год предусмотрена регистрация сводного документа, например бухгалтерской справки за месяц или квартал. Поэтому фразу «счетов-фактур нет — книга не нужна» я никогда не оставляю в инструкции без условия об освобождении самого продавца.

Вторая ситуация — обязанности налогового агента. Автоосвобождение их не снимает. Если операция подпадает под статью 161 НК РФ, нужно отдельно определить агентский НДС, документы, записи в книге продаж и отчётность. Я проверяю это по договору и обстоятельствам сделки. Надпись «УСН» в карточке организации мало помогает, когда обязанность возникла из конкретной покупки или аренды.

Третья — коммерческое посредничество, которое регулярно путают с налоговым агентированием. Освобождённому посреднику, действующему от своего имени, при выставлении или получении счетов-фактур в интересах другого лица может понадобиться журнал их учёта по пункту 3.1 статьи 169. Перевыставленные документы по операциям принципала не становятся автоматически продажами самого посредника. Если такой посредник не является налоговым агентом, электронный журнал представляют по пункту 5.2 статьи 174 не позднее 20-го числа месяца после квартала, с учётом переноса нерабочих дней.

Есть и другие причины не смешивать все случаи без начисленного налога. Ниже я оставляю короткие ориентиры: они нужны, чтобы вовремя отделить обычное автоосвобождение от самостоятельной обязанности. Полную проверку импорта или отраслевой льготы я делаю отдельно, по документам. Попытка решить их судьбу одним флажком «Без НДС» обычно и создаёт путаницу.

• Облагаемый ввоз из ЕАЭС или третьих стран: освобождение не отменяет ввозной НДС, но его уплата сама по себе не требует книги продаж по собственной реализации.
• Только обычные внутренние операции, освобождённые по статье 149, при отсутствии освобождения по статье 145: по таким реализациям книга продаж не нужна, если нет иных оснований для записей; декларация с разделом 7 сохраняется.
• Нулевая ставка НДС: это налогообложение по специальной ставке, и соответствующие реализации отражают в книге продаж. С автоосвобождением её отождествлять нельзя.

«Выставьте один счёт-фактуру с НДС» — здесь мой ответ меняется

Просьба покупателя часто звучит безобидно: документ нужен ему для учёта, у вас всего одна сделка. Но освобождённому продавцу счёт-фактура с выделенным НДС создаёт вполне определённые последствия. Подпункт 1 пункта 5 статьи 173 НК РФ требует уплатить указанную сумму. Появляется и декларация. Я бы до согласования такого документа объяснила руководителю именно эти последствия, особенно если покупателю уже обещали прежнюю итоговую цену.

По общему правилу декларацию нужно представить электронно не позднее 25-го числа месяца после квартала, а выделенный налог уплатить полностью не позднее 28-го числа этого месяца. Это пункты 4 и 5 статьи 174; обычного распределения этой суммы на три месяца здесь нет. Если крайняя дата нерабочая, действует перенос по пункту 7 статьи 6.1 НК РФ. Входной НДС освобождённого продавца к вычету от такого счёта-фактуры не появляется: освободиться от обязательного освобождения отдельным документом нельзя.

А вот с регистрацией этого документа в книге продаж есть реальное расхождение. Страница ФНС «НДС при УСН» прямо говорит об обязанности вести книгу. Готовое решение КонсультантПлюс за 2026 год указывает, что такой счёт-фактуру регистрировать не нужно. Налог и декларацию требуют оба источника; пункт 14 рекомендаций ФНС отдельно вопрос регистрации не разрешает. Я не называю это бесспорным освобождением от книги: для практической работы считаю разумным учитывать опубликованную позицию ФНС и регистрировать документ, проверив правильность его отражения в декларации.

При этом нельзя дважды начислить одну сумму из-за неудачной настройки учёта. Сначала определяем налоговую обязанность и состав декларации, затем проверяем, как их отработала программа. Набор автоматически заполненных разделов сам по себе не решает правовой вопрос о книге. Для исходной ситуации статьи этот спор ничего не меняет: пока счетов-фактур с выделенным НДС нет и остальные условия соблюдены, заводить книгу заранее я не предлагаю.

Что я оставляю в рабочем контроле бухгалтера

Вместо ежеквартального сохранения пустого регистра я выстраиваю короткую проверку. Она должна отвечать на вопрос, сохранилось ли основание работать без обычного НДС. Особенно внимательно смотрю поступления, которые легко выпадают из привычной выручки, и изменения договоров. Когда доход приблизился к порогу, ждать квартального закрытия уже неудобно: месяц начала новых обязанностей можно пропустить. Частоту контроля я подбираю под движение денег конкретной компании.

В учётной программе проверяю настройку освобождения и шаблоны выдаваемых документов. Если система предлагает сформировать книгу, сначала выясняю, какие операции она туда собирается включить. Иногда бухгалтер начинает исправлять вполне нормальный учёт ради исчезновения предупреждения. Я предпочитаю найти его причину: ошибочный документ, неверную настройку или действительно возникшую обязанность. Слепое отключение проверки столь же бесполезно, как слепое создание регистра.

Если инспекция запросит книгу за период освобождения, я отвечу по существу: укажу основание освобождения, отсутствие соответствующей обязанности и обстоятельства операций. Создавать задним числом пустую книгу для такого ответа не требуется. Внутренний расчёт дохода и сохранённые документы помогут объяснить позицию. Мой приоритет здесь простой: бухгалтер должен уметь показать, почему книги нет, и вовремя заметить момент, когда она уже нужна.

• Сверить доход предыдущего года с условиями освобождения.
• Проверить накопленный доход текущего года и месяц возможного превышения.
• Убедиться, что покупателям не выданы счета-фактуры с выделенным НДС, в том числе через ЭДО.
• Отдельно проверить налоговое агентирование, посредничество и облагаемый импорт.
• Продолжать вести КУДиР и оформлять первичные документы.

Частые вопросы