Как кофейне на УСН с НДС 5% разделить напитки и перепродажу

Ольга Семёнова· ·УСН и НДС для малого бизнеса·~7 мин чтения
Как кофейне на УСН с НДС 5% разделить напитки и перепродажу — иллюстрация

В одной смене вы пробиваете капучино, воду в бутылке и батончик. В кассе это три строки, а в учёте у многих почему-то одна каша. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу, как ИП на УСН с НДС 5% развести собственные напитки и покупные товары без второй кассы, лишних актов и неприятных сюрпризов в расходах.

Не ищите две ставки: для кофе и перепродажи она обычно одна

Первый вопрос, который я слышу от владельцев кофеен: «На сваренный кофе ставить 5%, а на бутылочную воду — другую ставку?» Нет. Если ИП на УСН выбрал специальную ставку НДС 5%, она применяется к его облагаемым операциям в целом. Готовый напиток, батончик и пачка зерна для дома не превращаются в разные режимы НДС только потому, что у них разная судьба на баре.

Я считаю, что искать ставку в различии ассортимента — пустая трата времени. Разделение нужно для другого: кассовой номенклатуры, документов поставщика, контроля остатков и момента признания расходов на УСН «доходы минус расходы». Именно там смешение сырья и товара создаёт реальную проблему.

В 2026 году освобождение от НДС для УСН связано с доходом: если доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей, оно действует автоматически, пока доход 2026 года не превысит тот же порог. После превышения НДС исчисляют с первого числа следующего месяца. При выборе 5% важно следить и за доходными границами специальной ставки: в 2026 году при превышении 272,5 млн рублей применяется 7%.

Обычно специальные ставки нужно применять 12 последовательных кварталов. Но для тех, кто впервые начал применять 5% или 7% с 2026 года, законодатель сделал исключение: отказаться от них и перейти на общую ставку 22% с вычетами можно в течение первых четырёх последовательных кварталов. Это не причина менять решение каждый месяц, но хороший повод честно просчитать экономику до того, как касса будет настроена.

НДС 5% считают с облагаемой выручки кофейни. Напитки и перепродажу разделяют в товарном и налоговом учёте, а не ради поиска «своей» ставки для каждой полки.

Граница простая: ингредиент становится напитком, готовая вещь остаётся товаром

Рабочее правило такое. Если покупка участвует в приготовлении позиции меню, это сырьё или материал: зерно, молоко, сироп, чай, стаканы, крышки. Если покупку продают гостю как самостоятельную готовую вещь, это товар для перепродажи: газировка, фабричный десерт, батончик, упаковка зерна. Открыть бутылку перед подачей или положить снэк на блюдце не делает товар собственной продукцией — магии тут нет.

Пограничные случаи лучше решить заранее и записать в коротком внутреннем правиле. Закрытая бутылка воды — товар. Та же вода, налитая в стакан и вошедшая в лимонад по рецептуре, — сырьё. Готовый сэндвич от поставщика, который только разогрели, безопаснее вести как товар, если вы не собираете его из ингредиентов и не рассчитываете собственную рецептуру. А сэндвич, собранный на точке, — уже собственная продукция.

ИП не обязан вести бухгалтерский учёт по правилам, обязательным для ООО. Но я не советую понимать это как право не вести учёт вообще. Нужна простая цепочка: документ поставщика, поступление в программе, карточка номенклатуры, рецепт для собственного меню, отчёт о продажах и списание сырья. Она отвечает на главный вопрос: откуда взялся продукт и почему он исчез из остатка.

Рецептура не должна быть диссертацией о двадцати миллилитрах молока. Достаточно нормы основных ингредиентов и выхода напитка. Но если фактический расход постоянно заметно отличается от карты, меняйте карту. Инвентаризация в конце года не должна быть способом легализовать то, что весь год не учитывали.

ИП не обязан строить учёт как пищевой комбинат. Но без понятных остатков и рецептур нельзя уверенно подтвердить ни расход, ни реальность движения товара.
Как кофейне на УСН с НДС 5% разделить напитки и перепродажу — схема действий
Схема: Как кофейне на УСН с НДС 5% разделить напитки и перепродажу

Разберём на примере ИП Соколова: одна касса, но разные моменты расхода

Допустим, ИП Соколов в 2026 году применяет УСН «доходы минус расходы» и НДС 5%. За январь кофейня получила от покупателей 1 260 000 рублей, включая НДС: 900 000 рублей за приготовленные напитки и 360 000 рублей за бутылочную воду, батончики и пачки зерна. Для УСН это одна выручка, но НДС в её состав не включается. Поэтому доход в КУДиР — 1 200 000 рублей, а не 1 260 000 рублей.

За январь Соколов оплатил и получил зерно, молоко, сиропы и стаканы на 220 000 рублей без входного НДС. Ещё на 180 000 рублей он купил воду и батончики для витрины. Типичная ошибка — списать все 400 000 рублей в расход по дате оплаты. Сырьё и материалы можно учесть после оплаты и получения при соблюдении общих условий для расходов УСН. Но покупные товары признают по мере реализации.

Предположим, из товара на 180 000 рублей в январе продали единицы с покупной стоимостью 120 000 рублей. Именно 120 000 рублей попадает в расход января. Остаток 60 000 рублей останется в товаре до продажи. Если в закупочной цене есть входной НДС, при ставке 5% он не принимается к вычету, а учитывается в стоимости покупки и признаётся по тому же правилу: у товара — по мере реализации.

НДС с январской выручки 1 260 000 рублей, если цены были установлены «с НДС», составит 60 000 рублей: 1 260 000 × 5 / 105. Не прибавляйте к этой сумме ещё 5% задним числом — налог уже сидит в цене. После разделения Соколов не покупает вторую кассу: он вводит две группы номенклатуры, рецептуры и ежемесячную сверку продаж покупного товара с остатком.

Выберите способ оценки товаров при реализации и закрепите его в учётной политике для УСН. Важнее не «самый хитрый» способ, а последовательность: нельзя менять логику списания, когда так удобнее для квартального налога.

Касса и первичка: не прячьте проблему в кнопку «кофейня»

Одна онлайн-касса для напитков и перепродажи законна. Проблема начинается, когда из чека нельзя понять, что продано. Закон о ККТ требует указывать наименование предмета расчёта, количество, цену, стоимость, ставку НДС и сумму НДС. Кнопка «кофе и прочее» выглядит удобно только до первой сверки остатков. Потом она становится археологическим слоем, который никто не хочет раскапывать.

В кассе должны быть ясные позиции: «Капучино 300 мл», «Вода минеральная 0,5 л», «Батончик». В товарной программе эти позиции привязываются к разным группам учёта. Не обязательно выводить в чек рецепт напитка; покупателю достаточно понятного названия продаваемой позиции. Рецептура остаётся внутренним документом, который объясняет списание ингредиентов.

Документы поставщика я советую проверять сразу: на зерно и молоко — как на сырьё, на воду и снэки — как на товары для перепродажи. Счёт-фактура или УПД с выделенным входным НДС всё равно важны, хотя вычет при 5% не заявляется: они подтверждают состав и стоимость покупки. Выписка банка сама по себе не расскажет, что именно вы купили.

Отдельная зона риска — маркированный ассортимент. Требования к разрешительному режиму на кассе не зависят от того, что у вас УСН и ставка НДС 5%. Если вводите новую товарную группу, проверьте её правила маркировки и настройку кассы, а не пробивайте всё универсальной кнопкой. Для собственной чашки кофе это обычно неактуально, а для покупного товара может стать очень актуально.

УПД от поставщика и кассовый чек покупателю решают разные задачи. Один не заменяет другой, и выгрузка из банка не заменяет первичку.

Второй разбор: товар может стать сырьём — это надо зафиксировать

Посмотрим на типичную ситуацию у ИП Кузнецова. Он купил 300 бутылок лимонада по 100 рублей без входного НДС — всего на 30 000 рублей. Двести бутылок кофейня продаёт закрытыми по 210 рублей. Ещё сто бармен использует для фирменного пунша. В программе вся партия осталась в папке «товары для перепродажи», а списания делали из кассового отчёта «на всякий случай».

Правильная последовательность проще, чем кажется. Сто бутылок надо документированно переместить из товара в сырьё по покупной стоимости 10 000 рублей. Двести бутылок остаются товарами: при продаже их стоимость 20 000 рублей признаётся в расходах как стоимость реализованных покупных товаров. Продажа пунша — не реализация бутылок, а продажа собственной продукции; лимонад в его составе уже учитывается как сырьё.

Почему это не придирка к названию папки? Потому что у товара и сырья разный момент признания расхода и разные доказательства. Через два месяца инвентаризация покажет остаток, а программа — совсем другую картину. Объяснение «лимонад весь был товаром, но часть ушла в рецепты» без перемещения выглядит неубедительно и для владельца, и для инспектора.

Я не призываю оформлять отдельный акт на каждую бутылку. Можно составлять сводный документ передачи в производство за смену или за месяц — в зависимости от оборота. Но он должен быть сделан в нормальном рабочем ритме, а не изготовлен задним числом, когда уже пришло требование.

Когда купленный продукт меняет роль, это нормально. Ненормально не зафиксировать момент, в который он перестал быть товаром для витрины и стал ингредиентом.

Что я настроила бы за первую рабочую неделю

Не начинайте с попытки идеально восстановить прошлый год. Сначала приведите в порядок сегодняшний день. Выгрузите все позиции из кассы и отметьте напротив каждой: собственная продукция, товар для перепродажи или услуга. В кофейне обычно нужны первые две группы; «услуга» не должна быть корзиной для всего, что не хочется классифицировать.

Дальше нарисуйте короткую карту движения: поставщик — поступление — склад или бар — касса — отчёт о продаже — списание. На ней почти сразу видно слабое место. Чаще всего это не отсутствие сложной учётной политики, а безликие кассовые наименования, отсутствие рецептур и непонятная судьба ингредиента, который иногда продают, а иногда добавляют в напиток.

Раз в месяц сделайте контроль до подготовки декларации. Выручка кассы без НДС должна сходиться с доходом УСН; НДС из продаж — с данными декларации; реализованные товары — не превышать доступный остаток; сырьё — списываться по рецептурам или документированным фактическим нормам. Это скучно, но намного спокойнее, чем объяснять расхождения после проверки.

На чём можно не тратить силы: не высчитывайте себестоимость каждого эспрессо до копейки ежедневно. На чём экономить нельзя: на кассовой номенклатуре, первичке поставщиков и остатках покупного товара. Именно эти три вещи держат весь учёт кофейни.

Хороший учёт маленькой кофейни отвечает на четыре вопроса: что продали, что использовали для приготовления, что осталось и когда расход можно учесть при УСН.

Как это было у моего клиента: кофейня с кофе и витриной «всё в одном чеке»

Мы взяли на обслуживание ИП «Зёрна и булочки» в середине апреля. У владельца была небольшая кофейня: бариста готовили капучино и раф, а рядом на витрине лежали бутылочные лимонады, шоколад и пачки кофе. На УСН с НДС 5% он перешёл с начала года, касса пробивала всё одной группой «кофейня», а в учёте закупки почти целиком списывали как расходы на продажу.

Первое, что я проверила, — отчёты кассы, накладные поставщиков и то, как списывали молоко, зерно и готовые товары. За март выручка составила 486 000 рублей: из неё 391 000 рублей пришлись на приготовленные напитки, а 95 000 рублей — на товары в упаковке. При этом в списании были и 70 пачек шоколада, из которых фактически продали только 41. Если оставить всё как есть, остатки товара на витрине теряются, а по документам невозможно нормально объяснить, что именно было продано и что осталось.

Мы разделили номенклатуру в кассе на две понятные группы: «Напитки собственного приготовления» и «Товары для перепродажи». Это не про две ставки НДС — ставка осталась 5%, — а про порядок в учёте. Для напитков утвердили технологические карты: например, на капучино 300 мл — 18 г зерна, 220 мл молока и стакан с крышкой. Для шоколада, бутылочных лимонадов и пачек кофе завели количественный учёт по накладным.

Дальше сделали инвентаризацию на 30 апреля и оформили её актом: сверили 126 позиций на витрине и складе. На основании кассового отчёта и технологических карт я подготовила ежемесячный акт списания ингредиентов на приготовление напитков, а по перепродаже — отчёт о движении товаров и контроль остатков. На настройку кассы, номенклатуры и первых документов ушло пять рабочих дней.

В мае владелец уже видел в отчёте не просто общую выручку в 512 400 рублей, а отдельно продажи напитков и отдельно продажи товара. Заодно мы нашли 29 бутылок лимонада, которые раньше «исчезали» в общем списании, и перестали закупать их сверх реальной потребности. Я предупредила клиента: если пачку кофе вскрывают и используют для эспрессо, она в этот момент перестаёт быть товаром для перепродажи и должна попадать в документы как сырьё — это решение нужно фиксировать сразу, а не восстанавливать задним числом.

Одна касса — не проблема. Проблема начинается, когда по ней нельзя отделить ингредиенты напитка от непроданного товара на витрине.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужны ли ИП две онлайн-кассы — для кофе и для покупных товаров?

Нет. Достаточно одной кассы с корректными наименованиями позиций и ставкой НДС. Разделение нужно сделать в номенклатуре и товарном учёте.

Можно ли списать покупную воду в расход УСН сразу после оплаты?

Если вода предназначена для перепродажи — нет: покупную стоимость учитывают по мере реализации. Если воду документированно передали в приготовление напитков, применяются правила материальных расходов.

Нужен ли разный НДС на авторский кофе и покупной батончик?

При выбранной специальной ставке 5% обе облагаемые продажи обычно облагаются по этой ставке. Разделение нужно для учёта, а не для выбора ставки.

Можно ли принять к вычету входной НДС по закупкам при ставке 5%?

Нет. При ставках УСН 5% и 7% входной НДС к вычету не принимают. Для УСН «доходы минус расходы» он учитывается в стоимости соответствующей покупки по правилам НК РФ.

На что опираемся