Ликвидация ИП с сотрудниками: как уволить людей и закрыть расчёты

Не начинайте с Р26001: сначала определите даты увольнения

Если у ИП есть работники, я советую начинать не с заявления о закрытии, а с таблицы по людям. В ней нужны: условие договора о сроке предупреждения, остаток отпуска, больничные, дата последней выплаты и дата кадрового события для ЕФС-1. Звучит скучно, зато именно на этой таблице обычно заканчивается паника. Закрытие статуса ИП не прекращает трудовые долги: бывший предприниматель отвечает по ним как обычное физическое лицо.

Для увольнения используется пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ — прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем. Не стоит автоматически уговаривать всех на соглашение сторон. Оно годится, когда сотрудник действительно согласен и условия понятны. Но если причина ровно в закрытии бизнеса, я предпочитаю назвать её прямо. Так меньше пространства для спора о том, кто кого и к чему принудил.

Главная особенность ИП — не пытайтесь механически переносить правила о ликвидации ООО. Для работодателя-физлица сроки предупреждения, случаи и размеры выходного пособия и иных компенсаций определяются трудовым договором. Это часть 2 статьи 307 ТК РФ. Значит, договоры надо прочитать, а не вспомнить примерно. Если там установлен месяц предупреждения и пособие в размере среднего заработка, это обязательство предпринимателя.

Увольнение по этому основанию возможно и во время больничного, и во время отпуска, в том числе для беременной работницы: прекращение деятельности ИП — исключение из общих запретов статьи 261 ТК РФ. Но я бы не воспринимала это как разрешение действовать грубо. Законность основания не заменяет правильные уведомления, расчёт и документы.

• Откройте каждый трудовой договор и допсоглашение.
• Зафиксируйте договорный срок предупреждения отдельно по каждому человеку.
• Проверьте отпуска, больничные, премии, удержания и исполнительные листы.
• Назначайте дату подачи Р26001 только после того, как понятен график увольнений.

Кого предупредить и в какие сроки

Работнику вручите письменное уведомление в срок, который указан в его трудовом договоре. Подпись на экземпляре работодателя — лучший способ доказать вручение. Если человек отказывается расписываться, составьте акт; если не приходит или не отвечает, направьте письмо с описью вложения. Устное «мы же обсуждали» в трудовом споре весит примерно как прошлогодний чек из кармана.

О прекращении деятельности ИП и возможном расторжении трудовых договоров нужно сообщить службе занятости через платформу «Работа в России». У ИП срок короче, чем у организации: не позднее чем за две недели до начала соответствующих мероприятий. Это прямо установлено частью 4 статьи 53 Закона № 565-ФЗ. Путаница с двумя месяцами очень распространена, потому что такой срок действительно действует для работодателя-организации, но не для ИП.

Если увольняется работник, состоящий или обязанный состоять на воинском учёте, работодателю нужно передать сведения в военкомат в течение пяти дней со дня изменения данных. Закрытие ИП не отменяет эту обязанность. На практике о ней вспоминают последней — уже когда всё остальное сдано и хочется выключить компьютер навсегда.

Отдельно уведомлять СФР о самом решении закрыть ИП не требуется. Но СФР должен получить кадровое мероприятие «Увольнение» в подразделе 1.1 ЕФС-1. Это не формальность для папки: по этим сведениям фиксируется окончание трудовой деятельности человека.

• Работнику — персональное письменное уведомление по сроку из договора.
• Службе занятости — сведения через «Работу в России» не позднее чем за две недели.
• Военкомату — сведения об увольнении военнообязанного работника в пятидневный срок.
• СФР — подраздел 1.1 ЕФС-1 по каждому увольнению.

День увольнения: что выплатить и почему нельзя ждать закрытия

В последний день работы выплатите зарплату по дату увольнения, компенсацию за все неиспользованные дни отпуска и выплаты, предусмотренные договором. Так требуют статьи 127 и 140 ТК РФ. Если сотрудник в этот день не работал, деньги нужно выдать не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. Спорить о части суммы можно; держать всю сумму «до выяснения» нельзя — бесспорную часть работник должен получить вовремя.

Компенсацию отпуска не считайте на глаз. Средний заработок определяется по статье 139 ТК РФ и Положению № 922. При полностью отработанном расчётном периоде берутся 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты, и среднее число календарных дней в месяце — 29,3. Если были больничные, отпуск без содержания или сотрудника недавно приняли, расчёт меняется. Это как раз та мелочь, из-за которой потом появляется недоплата в несколько тысяч и совершенно ненужный конфликт.

Разберём на примере. ИП Соколов закрывает магазин, у него один менеджер с окладом 60 000 рублей. В договоре записано: предупредить за 30 календарных дней и выплатить при прекращении деятельности пособие в размере одного среднего месячного заработка. На дату увольнения начислена зарплата 40 000 рублей, осталось 14 дней отпуска, а средний дневной заработок по расчёту — 2 000 рублей. Соколов начисляет 40 000 рублей зарплаты, 28 000 рублей компенсации отпуска и 60 000 рублей пособия: всего 128 000 рублей до удержаний.

Самая частая неверная реплика в таком примере: «Сначала снимусь с учёта, потом переведу». Нет. Удержание НДФЛ и начисление взносов зависят от конкретной выплаты, а не от даты, когда вам выдали лист записи ЕГРИП. Выходное пособие, кроме компенсации неиспользованного отпуска, не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёх средних месячных заработков; для районов Крайнего Севера и приравненных местностей — шести. В примере пособие равно одному среднему заработку, поэтому лимит не превышен.

• Зарплата — по последний рабочий день.
• Компенсация — за весь неиспользованный отпуск.
• Пособие — если его предусматривает трудовой договор.
• Расчётный листок и документы о трудовой деятельности — выдать в предусмотренном порядке.
• НДФЛ и взносы — рассчитать по правилам для конкретных выплат.

ЕФС-1 и расчёты: где чаще всего остаётся хвост

Подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «Увольнение» подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, которым оформлено прекращение трудовых отношений. СФР подтверждает этот срок и для новой формы ЕФС-1, действующей с 2026 года. Я предпочитаю отправлять сведения в день приказа: это не требование, а нормальная страховка от истории «завтра не работал интернет». Квитанцию о приёме сохраните.

С расчётом по страховым взносам действует специальное правило. ИП, который прекращает деятельность до конца расчётного периода, должен представить РСВ за период с начала года по день его подачи включительно до дня подачи заявления о прекращении деятельности в регистрирующий орган. Разницу между начисленными по этому РСВ взносами и уже уплаченными суммами нужно заплатить в течение 15 календарных дней после подачи РСВ. Основание — пункт 15 статьи 431 НК РФ.

А вот с персонифицированными сведениями некоторые программы и статьи в интернете создают лишнюю мистику. Отдельного специального срока «не позднее дня подачи РСВ» для них НК РФ не устанавливает. Обычный срок — не позднее 25-го числа следующего месяца за месяцем выплат. Но оставлять эту форму после прекращения статуса я не советую: подготовьте и сдайте её в общем сроке, а лучше включите в финальный контрольный список вместе с РСВ.

Для 6-НДФЛ тоже не нужно изобретать несуществующий специальный срок закрытия. Отчётность налогового агента сдаётся в общие сроки статьи 230 НК РФ. Сначала проверьте, какие периоды уже закрыты, какие выплаты произведены при увольнении и по каким из них нужно направить уведомление об исчисленных суммах НДФЛ. Статус «бывший ИП» не стирает обязанность отчитаться за время, когда вы были работодателем.

• ЕФС-1, подраздел 1.1 — не позднее следующего рабочего дня после приказа.
• РСВ — до подачи Р26001; доплату по РСВ — в течение 15 календарных дней после подачи расчёта.
• Персонифицированные сведения — по обычному сроку, не позднее 25-го числа следующего месяца.
• 6-НДФЛ и уведомления по НДФЛ — по общим срокам НК РФ, с учётом финальных выплат.

Ситуация, где одна дата увольнения ломает весь план

Типичная ситуация: ИП «Тёплый дом» хочет закрыться 30 июня, у него три работника. Предприниматель вручает уведомления 1 июня и планирует всех уволить 15 июня. В двух договорах срок предупреждения — 14 календарных дней, а в третьем — месяц. У третьего работника ещё 21 день неиспользованного отпуска, а с 12 июня открыт больничный. Желание закончить пораньше понятно, но математика документов от него не меняется.

Правильное решение здесь не героическое. Для первых двух работников дата 15 июня возможна при корректном оформлении. По третьему сотруднику нужно выдержать договорный срок либо договариваться о прекращении по соглашению сторон на действительно приемлемых для обеих сторон условиях. На дату увольнения — отдельно посчитать зарплату, компенсацию 21 дня отпуска, больничный и возможную договорную компенсацию. Затем подать отдельные кадровые сведения ЕФС-1 по фактическим датам увольнения.

Что было бы ошибкой? Уволить третьего человека 15 июня по причине, что «ИП уже решил закрыться», а разницу в деньгах пообещать после регистрации. Решение закрыть бизнес не отменяет обязательство соблюдать условие собственного трудового договора. И больничный не повод вычеркнуть человека из расчёта. Я бы заложила несколько лишних дней в план закрытия, чем потом объясняла, почему законная дата оказалась неудобной.

Если сотрудник спорит с суммой, выплатите то, о чём спора нет. Не удерживайте документы и не просите сначала подписать «претензий не имею». Подпись, полученная под давлением, не делает расчёт верным. А закрытый статус ИП не делает спор несуществующим.

• Ведите отдельный график по каждому работнику.
• Не сокращайте срок из договора односторонне.
• Не откладывайте деньги до регистрации прекращения ИП.
• По больничным и пособиям заранее сверяйте сведения, направленные в СФР.

Последовательность, которой я бы придерживалась

Мой порядок такой: сначала проверить договоры и выплаты, затем вручить уведомления и отправить сведения в службу занятости, после этого оформить увольнения и рассчитаться с людьми. Параллельно — кадровые сведения ЕФС-1. Когда проведены последние начисления, формируется РСВ и проверяются обычные ближайшие сроки для персонифицированных сведений, 6-НДФЛ и уведомлений по НДФЛ. И только потом — заявление Р26001.

Не нужно превращать этот список в бесконечную подготовку. Закрыть расчётный счёт, снять кассу с учёта и проверить налоги по своему режиму тоже важно, но они не должны заслонить главное: зарплату, отпускные, договорные пособия и кадровую отчётность. В трудовой части приоритет очевиден — сначала расчёт с людьми, затем удобство предпринимателя.

Если срок уже пропущен, не ждите «подходящего момента». Восстановите фактические даты, выплатите долг, подайте сведения и зафиксируйте, что именно исправлено. Задним числом создавать удобную картинку — плохая стратегия. Прозрачно исправленная ошибка почти всегда лучше, чем красивая бумажная версия, которая не совпадает с деньгами и перепиской.

• Составить реестр работников и обязательств.
• Уведомить работников, службу занятости и при необходимости военкомат.
• Оформить увольнения, выплатить расчёт, выдать документы.
• Подать ЕФС-1 и подготовить финальный РСВ.
• Проконтролировать сроки персонифицированных сведений, 6-НДФЛ и уведомлений по НДФЛ.
• Подать Р26001 после представления РСВ.

Частые вопросы