Списание просроченных продуктов: акт, налоги и когда ФНС не примет расход

Ольга Семёнова· ·Товары и склад·~16 мин чтения
Семёнова Ольга Владимировна — основатель РФ-БУХ, бухгалтер с опытом более 15 летОпубликовано:

Просроченные продукты списывают актом комиссии, но налоговый результат зависит от режима. На УСН «доходы» списание на налог не влияет, на «доходах минус расходах» стоимость партии остаётся спорной, а на ОСНО её можно защитить как прочий расход. НДС по закону обычно восстанавливать не нужно, хотя позиции Минфина и судов расходятся. Ниже порядок действий, таблицы по режимам и учебный расчёт.

Что делать с просроченными продуктами в первую очередь

Первое, что я прошу сделать нового клиента, когда он признаётся в просрочке, это не садиться за акт, а убрать товар с полок. Пищевые продукты, срок годности которых истёк, не могут находиться в обороте: это прямо следует из пункта 2 статьи 3 Закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов». Такая продукция признаётся некачественной и подлежит изъятию, уничтожению или утилизации. Пока партия лежит на витрине или в общей зоне склада, у вас не списание, а риск продажи, и налоги тут вторичны.

Дальше работает простой порядок. Партию переносят в отдельное место с понятной пометкой «не для реализации», в товарной программе блокируют продажу, а на кассе проверяют, что штрихкоды и маркировка просроченных позиций не пробиваются. Расходы на хранение, перевозку, утилизацию и уничтожение оплачивает владелец товара, а если уничтожение идёт по предписанию надзорного органа, владелец ещё и представляет ему документ, подтверждающий уничтожение, это следует из пунктов 4 и 5 статьи 25 того же закона. Поэтому для продуктов я выбираю исполнителя с договором и документами, а не контейнер за магазином. Дешёвая «утилизация» без бумаг потом обходится дороже всего.

Если у вас несколько точек, склад и кассы, держать эту дисциплину в голове владельцу тяжело. В таких случаях ведение бухгалтерии для ИП и ООО берёт на себя сверку остатков со сроками, акты и налоговую позицию, а владелец занимается закупками. Но порядок начинается на складе, и бухгалтер тут не волшебник: без вашей честной описи любая бумага останется бумагой.

Порядок действий: Что делать с просроченными продуктами в первую очередь — схема
Порядок действий: Что делать с просроченными продуктами в первую очередь. Открыть схему в полном размере

Как оформить акт списания просроченных продуктов

Единой обязательной формы акта нет. Организации и предприниматели вправе применять собственные формы, если в них есть обязательные реквизиты из статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: наименование документа, дата, наименование хозяйствующего субъекта, содержание факта, измерители в натуральном и денежном выражении, должности и подписи ответственных лиц. Бланки ТОРГ-15 (акт о порче, бое, ломе) и ТОРГ-16 (акт о списании товаров) остаются удобной основой, и я рекомендую ими пользоваться, но как шаблоном, а не как заклинанием.

Решение о списании принимает не бухгалтер, а руководитель по итогам работы комиссии. В акте должно быть видно, что именно списано и почему: наименование, партия, количество, срок годности, причина непригодности, стоимость по учёту. Инвентаризацию мы проводим не только раз в год: случаи и сроки её проведения определяет руководитель, а для коротких сроков годности я ставлю регулярную проверку раз в неделю или в две. Как собрать доказательства именно утилизации, я подробно описала в статье про утилизацию и налоговый расход, здесь повторять не буду, а сосредоточусь на налогах.

Что должно лежать в папке по списанию, в сжатом виде: | Документ | Зачем он нужен | |---|---| | Приказ о проведении инвентаризации | Показывает, что проверка была плановой и по решению руководителя | | Опись или акт комиссии | Фиксирует партию, количество, срок годности и причину непригодности | | Акт списания (ТОРГ-16 или своя форма) | Решение руководителя и стоимость списанного | | Договор и акт приёма-передачи на утилизацию | Подтверждает, что товар выбыл окончательно | | Фото партии до вывоза | Связывает документы с реальным товаром |

Если вы торгуете маркированными продуктами, например молочной продукцией, выбытие товара нужно отразить и в системе маркировки. Порядок зависит от товарной группы, поэтому уточняйте его до списания, а не после, иначе товарный контур разойдётся с учётным.

Списание просроченных продуктов: акт, налоги и когда ФНС не примет расход — схема действий
Схема: Списание просроченных продуктов: акт, налоги и когда ФНС не примет расход. Открыть схему в полном размере

Нужно ли восстанавливать НДС при списании просрочки

Начну с того, что чаще всего путают. Пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит перечень случаев, когда принятый к вычету НДС нужно восстановить. Порча и истечение срока годности в этом перечне прямо не названы. На этом основании суды неоднократно поддерживали налогоплательщиков: ещё Высший Арбитражный Суд в решении от 19.05.2011 № 3943/11 указал, что перечень случаев восстановления в пункте 3 статьи 170 закрытый и такого основания в кодексе нет. Минфин же в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997 придерживается противоположной позиции: списанные в связи с невозможностью использования ценности выбывают не в рамках реализации, и налог, принятый к вычету, нужно восстановить.

Для вас это означает честный выбор с риском, а не готовый ответ. Закон на стороне тех, кто не восстанавливает, но инспекция может потребовать обратного и дойти до суда. Прежде чем спорить, проверьте, был ли вычет вообще. Ответ зависит от вашего режима: | Режим | Был ли вычет по этим товарам | Что с НДС при списании | |---|---|---| | УСН и освобождение от НДС (доходы за 2025 год до 20 млн ₽) | Нет, вы не плательщик | Восстанавливать нечего, налог поставщика сидит в цене | | УСН с НДС 5 % или 7 % | Нет, вычет при пониженных ставках не применяется | Восстанавливать нечего | | УСН с общими ставками НДС (22 %, для части продуктов 10 %) и ОСНО | Да, вычет мог быть заявлен | Действует спорный вопрос по п. 3 ст. 170 НК РФ |

Напомню цифры, потому что они меняют режим у многих магазинов. С 2026 года общая ставка НДС составляет 22 %, а порог освобождения от НДС для упрощенцев снижен с 60 до 20 млн рублей дохода (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Пониженные ставки 5 % и 7 % доступны при доходах до 272,5 и 490,5 млн рублей соответственно. Если ваш доход за 2026 год превысит 20 млн, НДС начнётся с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения. Летом 2026 года поправками в статью 145 НК РФ порог 20 млн рублей сохранили и на 2027–2029 годы, а снижение до 15 и 10 млн перенесли на 2030 и 2031 годы. Для маленького магазина у дома это ровно тот случай, когда списание лучше сверять с остатками на дату превышения.

Что делаю я. Я не восстанавливаю НДС «на всякий случай» и не отказываюсь от вычета ради спокойствия, а фиксирую позицию в учётной политике и собираю такой комплект документов, чтобы в споре опираться на норму закона, а не на удачу. Клиенту я проговариваю риск: инспекция может начислить налог, пени и штраф. Решение принимаем вместе, и оно записано, а не живёт в чьей-то памяти.

Цифры и сроки: Нужно ли восстанавливать НДС при списании просрочки — схема
Цифры и сроки: Нужно ли восстанавливать НДС при списании просрочки. Открыть схему в полном размере
Схема налоговых последствий списания просроченных продуктов по режимам
Налоговый эффект зависит от режима, а доказательства нужны при любом.

УСН: можно ли учесть стоимость просроченных продуктов в расходах

На УСН «доходы» вопроса о расходе нет вовсе: налог считается с выручки, а убыток от просрочки базу не уменьшает. Здесь списание нужно для учёта и порядка, чтобы остатки в программе сходились с полками, но налоговая экономия равна нулю. Я говорю это сразу, потому что владельцы ждут от акта чудес, а он не меняет сумму налога по этому режиму.

Другое дело УСН «доходы минус расходы». До 2026 года перечень расходов был закрытым, и Минфин отвечал, что потери от порчи учитываются только в пределах норм естественной убыли, а всё сверх норм базу не уменьшает. Например, в письме от 07.08.2020 № 03-11-06/2/69377 он применил это к потерям от порчи продуктов в общепите. С 1 января 2026 года перечень дополнен подпунктом 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ): упрощенцы вправе учитывать иные расходы, определяемые в порядке главы 25 кодекса. Значит, расход должен отвечать условиям пункта 1 статьи 252 НК РФ: быть обоснованным, документально подтверждённым и направленным на получение дохода, и не попадать в перечень статьи 270 НК РФ.

Теперь о том, почему радоваться рано. Для товаров, купленных для перепродажи, действует отдельное правило из подпункта 2 пункта 2 статьи 346.17: их стоимость учитывается по мере реализации. Просроченная партия не продана и уже не будет продана, и вот в этом месте начинается спор. Одни рассуждают, что товар выбыл по закону и расход не связан с реализацией. Другие, и инспекция чаще всего среди них, возражают, что товар не продан, значит, для расхода нет основания. Прямого письма Минфина именно про списание просрочки на УСН «доходы минус расходы» с 2026 года мне в проверенных источниках не встретилось, поэтому я говорю клиентам прямо: позиция защищаемая, но не гарантированная.

Мой порядок для УСН «доходы минус расходы» такой. Включаю стоимость списанной просрочки в расходы только при полном комплекте: опись, акт, документ об утилизации, фото, подтверждение, что товар купили для торговли и оплатили. Сумму выделяю отдельной строкой в расчёте, чтобы при уточнении можно было быстро её убрать. Если документов нет или они сомнительные, не включаю и не обсуждаю. Лучше переплатить 15 % с одной партии, чем получить доначисление, пени и штраф.

Чем помогаем здесь: наши бухгалтеры считают налоговый эффект списания по вашему режиму, готовят акт, расчёт и обоснование, а решение об учёте закрепляют письменно. Первая консультация бесплатная, а ведение учёта и отчётности для ИП и ООО у нас стоит от 3 000 ₽ в месяц.

На УСН «доходы минус расходы» с 2026 года у стоимости просрочки появилась законная лазейка в подпункте 45, но не гарантия. Включать партию в расходы можно только вместе с полной папкой документов и с пониманием, что инспекция может возразить.

ОСНО и налог на прибыль: как списывают просрочку организации и ИП на общем режиме

На общей системе картина спокойнее. Стоимость товаров с истёкшим сроком годности и расходы на их утилизацию организации учитывают в прочих расходах по налогу на прибыль, это следует из подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Минфин последний раз напомнил об этом в письме от 17.11.2025 № 03-03-06/1/110883: организации обязаны утилизировать продукты питания и другие товары, у которых закончился срок годности, поэтому такие затраты связаны с деятельностью. Ключевое условие то же, что и всегда: списание и утилизация выполнены по закону и подтверждены документами.

Не путайте просрочку с естественной убылью. Подпункт 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ разрешает учитывать потери от недостачи и порчи при хранении и транспортировке только в пределах норм естественной убыли, а нормы утверждаются в порядке, определённом постановлением Правительства от 12.11.2002 № 814. Истёкший срок годности к естественной убыли не относится: товар не испарился и не усох, он просто не был продан. Если вы записали просрочку в «убыль», вы выбрали неверное основание и дали проверяющему повод всё перепроверить.

Подробные риски расчёта для малого ООО я разбираю в статье про налог на прибыль и где налоговая снимает расходы. Предприниматель на общем режиме применяет те же правила через профессиональный вычет по налогу на доходы физических лиц. Практический вывод общий: чем лучше документально закрыта утилизация, тем меньше шансов, что расход снимут при камеральной или выездной проверке.

Когда ФНС не примет расход: признаки слабой папки

Налоговая не спорит с самим фактом порчи, она спорит с доказательствами. По моей практике инспекции цепляются к одним и тем же слабым местам, и все они лечатся заранее. Если у вас в папке есть хотя бы три пункта из списка ниже, расход под угрозой, независимо от режима.

Отдельно скажу про время. Перед годовой инвентаризацией владельцы разбирают склад и пытаются списать остатки одним днём в декабре. Такая массовая «чистка» выглядит подозрительно: комиссия, срок годности и вывоз за один день плохо согласуются между собой. Я советую разнести проверки по месяцам и закрепить регулярность в приказе. Порядок подготовки склада к инвентаризации я описывала в статье про инвентаризацию перед годовой отчётностью.

Если проверка уже пришла и расход снят, не спешите соглашаться с актом. Возражения на акт налоговой проверки нужно подавать в срок, с копиями всей цепочки документов и с обоснованием по статье 252 НК РФ; как это делается на практике, я показываю в материале про возражения на акт налоговой проверки. Чем аккуратнее папка, тем короче спор.

Акт без подтверждения утилизации инспектор читает как «товар исчез, а где он?». Закрывайте цепочку полностью: факт просрочки, решение руководителя, вывоз или уничтожение.
Памятка: Когда ФНС не примет расход: признаки слабой папки — схема
Памятка: Когда ФНС не примет расход: признаки слабой папки. Открыть схему в полном размере

Учебный пример: ИП Захарченко (магазин у дома) и просрочка на 62 400 рублей

Это учебный пример: ИП Захарченко (магазин у дома) применяет УСН «доходы минус расходы» со ставкой 15 %, доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей, поэтому НДС он не платит и вычетов не заявлял. В середине октября при плановой проверке сроков он нашёл просрочку по закупочной стоимости: молочная продукция на 41 300 ₽, соки на 12 700 ₽ и консервы на 8 400 ₽. Всего 41 300 + 12 700 + 8 400 = 62 400 ₽. Цены с НДС поставщика, он входит в стоимость.

Предприниматель выделил просрочку, заблокировал продажу и нашёл условие договора: соки на 12 700 ₽ поставщик принимает обратно, поэтому их не списывали. На утилизацию пошла партия на 62 400 − 12 700 = 49 700 ₽, её передали исполнителю по договору с актом приёма-передачи и актом уничтожения, фото приложили к описи. Налоговый эффект при включении 49 700 ₽ в расходы составляет 49 700 × 15 % = 7 455 ₽ экономии. Восстанавливать НДС не пришлось: вычета не было.

Что рискует Захарченко, если инспекция снимет эти расходы: доначисление 7 455 ₽, штраф 20 % от неуплаты (7 455 × 20 % = 1 491 ₽) и пени за период. Поэтому он включил сумму отдельной строкой, подготовил обоснование по подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16 и статье 252 НК РФ и записал решение в учётную политику. Если бы документов об утилизации не было, мы бы рекомендовали эту сумму в расходы не включать.

Экономия 7 455 ₽ реальна только при полном комплекте документов. Без утилизации и описи те же 49 700 ₽ превращаются в риск доплаты около 9 000 ₽ вместе со штрафом, без учёта пеней.

Учебный пример: компания, обстоятельства и исходные суммы условные.

Частые вопросы

Нужен ли акт, чтобы списать просроченные продукты?

Да, но одного акта мало. Нужны решение руководителя, опись или акт комиссии с партией и сроком годности и документ об утилизации или уничтожении. Форма может быть своя, если есть реквизиты из статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании просрочки?

Если вычета не было (УСН без НДС или с НДС 5 % и 7 %), восстанавливать нечего. В остальных случаях в пункте 3 статьи 170 НК РФ порча прямо не названа, суды часто поддерживают налогоплательщиков, но Минфин требует восстановить налог, поэтому риск спора остаётся.

Можно ли учесть просрочку в расходах на УСН «доходы минус расходы»?

С 2026 года можно ссылаться на подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ и правила главы 25, но стоимость непроданного товара остаётся спорной. Включайте её только с полным комплектом документов и оценкой риска.

Влияет ли списание просрочки на УСН «доходы»?

Нет. Налог считается с полученных доходов, расходы базу не уменьшают. Списание нужно для порядка в учёте и для сверки остатков, но не для налога.

Можно ли выбросить просроченные продукты самим?

Для пищевой продукции безопаснее передать товар исполнителю с договором и актами. Закон требует изъять такие продукты из оборота и утилизировать или уничтожить, расходы на это несёт владелец товара, а для налогового расхода нужен документ, подтверждающий уничтожение.

На что опираемся